"Отраслевая система научно-технической информации в области документоведения и архивного дела. Доклад о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и производства, применимых в области документоведения и архивного дела. Порядок подготовки и представления. ОСТ 55-7.4-84"

Документ по состоянию на август 2014 г.


Утвержден

Приказом Главного

архивного управления
при Совете Министров СССР
от 26 июля 1984 г. N 229


Срок введения установлен
с 1 января 1985 года

Введен впервые


Утвержден и введен в действие Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 N 229.

Согласован: Главархив СССР, ВИНИТИ, ВНТИЦентр.

Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 N 229 срок введения установлен с 01.01.1985.


Отраслевой стандарт устанавливает порядок подготовки и представления ежегодных докладов о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и производства, применимых в области документоведения и архивного дела (далее - доклада), требования к отбору материалов, изложению, оформлению, представлению сведений об их использовании.


1. Общие положения

1.1. Определение и назначение доклада - по ГОСТ 7.38-82 (п. 1.1 - 1.2).

1.2. Отнесение достижений в области науки, техники и производства (далее - достижений) к наиболее важным - по ГОСТ 7.38-82 (п. 1.4).

1.3. Критериями оценки важности достижения являются новизна, прогрессивность и эффективность его внедрения.

1.4. Подготовка и представление доклада и использование содержащихся в нем предложений включает стадии:

- подготовки материалов для включения в доклад;

- обобщения материалов, представленных для включения в доклад;

- сбора и обобщения сведений об использовании в отрасли материалов доклада.

1.5. Подготовка доклада осуществляется на основе технического задания, утверждаемого Главархивом СССР и направляемого ответственному исполнителю - Отраслевому центру НТИ по документоведению и архивному делу (ОЦНТИ Главархива СССР).

1.6. Работы по подготовке доклада включаются как самостоятельная тема в план научно-исследовательских работ головного разработчика (ОЦНТИ Главархива СССР) и планы всех соразработчиков.


2. Подготовка материалов для включения в доклад

2.1. ОЦНТИ Главархива СССР в соответствии с техническим заданием:

- привлекает в качестве соразработчиков учреждения отрасли, осуществляющие научно-исследовательскую работу по проблемам документоведения и архивного дела, с учетом профиля данного учреждения;

- определяет для каждого соразработчика конкретное задание (с учетом проблематики проводимых им научно-исследовательских работ);

- составляет сводный тематический план подготовки доклада с указанием проблем, ответственных исполнителей по анализу и отбору научно-технических достижений применительно к этим проблемам и срока представления материалов. Сводный план согласовывается с отделом научно-исследовательской и методической работы Главархива СССР.

2.2. Подразделение учреждений отрасли, участвующих в подготовке доклада, в соответствии с техническим заданием и тематическим планом осуществляет в течение года отбор из всей текущей информации сведений о достижениях за этот год (и за предыдущие, если они не была включены ранее в доклад). При этом особое внимание следует уделять изучению источников, содержащих сведения о ведущихся и законченных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (отчетов по НИР и ОКР, нормативных и научно-методических документов, материалов научно-технической информации, научной литературы).

2.3. Запросы на материалы, необходимые для подготовки доклада, направляются в СИФ служб НТИ архивных учреждений с пометкой "Для подготовки ежегодного доклада". Такие запросы службы НТИ должны выполнять вне очереди.

Поиск необходимых данных проводится и в других отраслевых или всесоюзных справочно-информационных фондах при содействии служб НТИ отрасли.

2.4. На основании предварительно выявленных специалистами научного подразделения материалов осуществляется отбор сведений о достижениях, которые могут быть использованы в отрасли.

2.5. Отобранные сведения оформляются в виде самостоятельного раздела или подраздела ежегодного доклада. Объем материала определяется характером, значимостью и актуальностью достижений, отобранных для включения в доклад.

2.6. Подготовленные научным подразделением учреждения отрасли тематические разделы (подразделы) для доклада, с выверенными источниками, напечатанные по установленной форме (Приложение 1), подписанные сотрудниками, ответственными за их подготовку, и руководителем подразделения, в установленные сроки с сопроводительным письмом за подписью руководителя учреждения направляются в 2-х экземплярах:

архивными учреждениями союзных республик - в РСНТИ;

ЦГА СССР, подразделениями ВНИИДАД, НИЦТД СССР и РСНТИ - в ОЦНТИ Главархива СССР.

В случае, если тематический раздел (подраздел) не полностью отвечает установленным требованиям, ОЦНТИ Главархива СССР возвращает его на доработку.


3. Требования к содержанию и построению тематических разделов (подразделов), представляемых для включения в доклад

3.1. Содержание тематического раздела (подраздела) строится на:

- анализе отобранных источников (п. 2.2);

- четкой формулировке сущности конкретных достижений;

- достаточно полной характеристике показателей (п. 1.3), необходимых для принятия решений об использовании отобранных достижений в отрасли.

3.2. Описание каждого достижения должно включать формулировку сущности, характеристику (технико-экономические данные) достижения с цифровой ссылкой на источник информации и предложения о путях его использования. Полный список источников, пронумерованных в алфавитном порядке, прилагается к разделу (подразделу) доклада. Библиографическое описание источника должно отвечать требованиям ГОСТ 7.1-76, ГОСТ 7.12-77.

При оформлении иллюстративного материала, формул, таблиц следует руководствоваться ГОСТ 7.32-81.

3.3. Основное содержание тематического раздела (подраздела) доклада должно представляться в виде формализованных описаний наиболее важных научно-технических достижений.

3.4. Формализованное описание строится по следующей схеме:

1) Решаемая проблема.

2) Сущность достижения. Основные показатели: обоснование к использованию. Ссылка на источники.

3) Предложения по использованию в отрасли (с их сквозной нумерацией).

Примеры формализованного описания достижений, отнесенных к определенным разделам доклада, с алфавитным перечнем использованных источников приведены в Приложении 1.


4. Обобщение материалов, представленных для включения в доклад

4.1. На стадии обобщения материалов, представленных для включения в доклад, отрабатывается:

- общая концепция доклада;

- единство тематического содержания и его направленности;

- соподчиненность и соотношение объемов разделов (подразделов);

- рабочая структура доклада;

- введение;

- сводный перечень источников;

- перечень составителей доклада;

- первая редакция доклада;

- сквозная нумерация предложений по использованию достижений.

4.2. При отработке общей концепции и единства тематического содержания и направленности доклада ОЦНТИ Главархива СССР совместно с кураторами научных направлений отрасли осуществляют:

- анализ, экспертную оценку и окончательный отбор достижений;

- уточнение перспективных направлений и возникающих тенденций в решении актуальных проблем документоведения и архивного дела;

- проверку соответствия содержания представленных разделов (подразделов) установленным требованиям (пп. 3.1 - 3.4);

- выборочную проверку источников, обобщение всего материала, общую компановку доклада и его научное апробирование;

- окончательную редакцию текста доклада.

4.3. Оформление доклада - по ГОСТ 7.38-82. На титульном листе к докладу указывается, за какой год в нем обобщены достижения (Приложение 2).

4.4. Окончательно оформленный доклад (1-й экз.) в установленные сроки представляется в Главархив СССР для решения вопроса о его рассылке по утвержденному списку.


5. Сбор и обобщение сведений об использовании в отрасли предложений доклада

5.1. Учреждения отрасли, которым направляется доклад, представляют в централизованном порядке сведения об использовании предложений доклада при планировании, в ходе исследований и разработок, а также в процессе проведения научно-методических и практических работ.

5.2. Архивные учреждения союзных республик направляют сведения об использовании предложений доклада республиканским органам научно-технической информации (РСНТИ) для обобщения и последующего направления в ОЦНТИ Главархива СССР.

5.3. ЦГА СССР, научные подразделения ВНИИДАД, НИЦТД СССР направляют сведения об использовании предложений доклада непосредственно в ОЦНТИ Главархива СССР.

5.4. Сведения об использовании предложений доклада (в 2-х экземплярах) представляются в ОЦНТИ Главархива СССР по единой форме (Приложение 3).

5.5. ОЦНТИ Главархива СССР обобщает сведения, представляемые учреждениями отрасли, и составляет сводные данные об использовании предложений доклада за предшествующий год, которые направляются в Главархив СССР, ГКНТ, Госплан СССР и ВНТИЦентр.


Приложение 1


ПРИМЕРЫ ФОРМАЛИЗОВАННОГО ОПИСАНИЯ ДОСТИЖЕНИЙ, ОТНЕСЕННЫХ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ РАЗДЕЛАМ ДОКЛАДА

Достижения, применимые при решении методологических и теоретических проблем документоведения и архивного дела

----------+-------------------------------------------+--------------------
¦Решаемая ¦ Сущность достижения. Основные показатели; ¦  Предложения по   ¦
¦проблема ¦       обоснование к использованию.        ¦   использованию   ¦
¦         ¦            Ссылка на источники            ¦     в отрасли     ¦
+---------+-------------------------------------------+-------------------+
¦    1    ¦                     2                     ¦         3         ¦
+---------+-------------------------------------------+-------------------+
¦Анализ   ¦Системный анализ и построение модели       ¦1. Рекомендуется   ¦
¦архивного¦архивного дела в Чехословакии.             ¦использовать в     ¦
¦дела как ¦Разработаны структурные схемы архивного    ¦процессе системного¦
¦системы  ¦дела:                                      ¦анализа организации¦
¦         ¦организационная структура архивной         ¦и функционирования ¦
¦         ¦системы;                                   ¦государственной    ¦
¦         ¦функциональная структура архивной системы; ¦архивной службы    ¦
¦         ¦взаимосвязь архивной системы с источниками ¦СССР               ¦
¦         ¦комплектования и потребителями             ¦                   ¦
¦         ¦ретроспективной документной информации.    ¦                   ¦
¦         ¦Обосновываются принципы и пути применения  ¦                   ¦
¦         ¦системного анализа в архивоведении (141)   ¦                   ¦
----------+-------------------------------------------+--------------------

Достижения, применимые при решении проблемы документоведения

----------+-------------------------------------------+--------------------
¦    1    ¦                     2                     ¦         3         ¦
+---------+-------------------------------------------+-------------------+
¦Усовер-  ¦Разработан и внедрен технорабочий проект   ¦11. Рекомендуется  ¦
¦шенство- ¦совершенствования системы документационного¦использовать при   ¦
¦вание    ¦обслуживания в аппарате капитального       ¦разработке типовой ¦
¦процесса ¦строительства Ленгорисполкома.             ¦системы документа- ¦
¦докумен- ¦Осуществлена правовая регламентация        ¦ционного обеспе-   ¦
¦тацион-  ¦деятельности аппарата ГлавУКСа Ленгор-     ¦чения управления;  ¦
¦ного     ¦исполкома на основе системно-структурного  ¦совершенствовании  ¦
¦обеспе-  ¦анализа. Обеспечена преемственность функций¦системы            ¦
¦чения    ¦органов управления по вертикали и их       ¦делопроизводства;  ¦
¦управ-   ¦разграничения по горизонтали. Разработаны  ¦оказании           ¦
¦ления    ¦обоснованные положения о структурных       ¦методической помощи¦
¦         ¦подразделениях ГлавУКСа и должностные      ¦учреждениям в      ¦
¦         ¦инструкции сотрудников аппарата управления.¦совершенствовании  ¦
¦         ¦Технорабочий проект включает следующие     ¦делопроизводствен- ¦
¦         ¦разделы: регламентация основных управлен-  ¦ной деятельности   ¦
¦         ¦ческих функций; совершенствование системы  ¦                   ¦
¦         ¦делопроизводства; унификация организа-     ¦                   ¦
¦         ¦ционно-распорядительной документации;      ¦                   ¦
¦         ¦совершенствование копировально-множительных¦                   ¦
¦         ¦и машинописных работ; составление номен-   ¦                   ¦
¦         ¦клатур и формирование дел; рационализация  ¦                   ¦
¦         ¦справочно-информационной работы (96)       ¦                   ¦
----------+-------------------------------------------+--------------------

Достижения, применимые при разработке и совершенствовании основ научной организации труда в государственных архивах

----------+-------------------------------------------+--------------------
¦    1    ¦                     2                     ¦         3         ¦
+---------+-------------------------------------------+-------------------+
¦Усовер-  ¦Методические рекомендации по составлению   ¦21. Рекомендуется  ¦
¦шенство- ¦целевой комплексной программы повышения    ¦использовать для   ¦
¦вание    ¦эффективности использования трудовых       ¦составления целевой¦
¦организа-¦ресурсов в народнохозяйственных комплексах ¦комплексной        ¦
¦ции труда¦г. Москвы.                                 ¦программы повышения¦
¦в архивах¦Определены направления, порядок, сроки и   ¦эффективности труда¦
¦         ¦методические положения разработки целевой  ¦и использования    ¦
¦         ¦комплексной программы повышения            ¦трудовых ресурсов в¦
¦         ¦эффективности труда и использования        ¦учреждениях системы¦
¦         ¦трудовых ресурсов (72)                     ¦Главархива СССР    ¦
----------+-------------------------------------------+--------------------

Алфавитный перечень использованных источников

72. Методические и организационные положения и рекомендации по составлению целевой комплексной программы повышения эффективности труда и экономного использования рабочей силы в народном хозяйстве города Москвы на 1981 - 1985 гг. М., 1980.

96. Регламентация основных управленческих функций. Совершенствование системы документального обслуживания в аппарате Главного управления капитального строительства Ленгорисполкома. Научно-техническое ПО "Ленсистемотехника" (Отчет, 100 с.), 1981 г. ВНТИЦентр, N гос. регистрации Б948901.

141. Fiala T. Archivnictvi jako system. - Archivni casopis, <...>, 1981, N 1, s. 6 - 19.


Подписи

____________________                                   ____________________
____________________                                   ____________________
____________________                                   ____________________

Приложение 2


ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ДОКЛАДА

---------------------------------------------------------------------------
¦                       Главное архивное управление                       ¦
¦                        при Совете Министров СССР                        ¦
¦                               __________                                ¦
¦                                                                         ¦
¦             Отраслевой центр научно-технической информации              ¦
¦                  по документоведению и архивному делу                   ¦
¦      _____________________________________________________________      ¦
¦                                                                         ¦
¦                                 ДОКЛАД                                  ¦
¦        о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях         ¦
¦           науки, техники и производства, применимых в области           ¦
¦                    документоведения и архивного дела                    ¦
¦                                                                         ¦
¦                            за __________ г.                             ¦
¦                                                                         ¦
¦    Зав. ОЦНТИ Главархива СССР ___________________   ___________________ ¦
¦                                  подпись, дата          расшифровка     ¦
¦                                                                         ¦
¦                                 Москва                                  ¦
¦                                   год                                   ¦
---------------------------------------------------------------------------

Приложение 3


                                 СВЕДЕНИЯ
                   об использовании предложений доклада
                      о достижениях за __________ г.

           ____________________________________________________
                         (Наименование учреждения)

------------+-------------------------------+------------------------------
¦     N     ¦Наименование и пункт документа,¦ Конкретные виды проведенных ¦
¦предложения¦ предусматривающего реализацию ¦   работ, фактический или    ¦
¦           ¦          предложения          ¦  предполагаемый результат   ¦
+-----------+-------------------------------+-----------------------------+
¦     1     ¦               2               ¦              3              ¦
------------+-------------------------------+------------------------------