"Правила работы государственных районных и городских архивов"

Документ утратил силу

Документ по состоянию на август 2014 г.


Одобрены коллегией
Главархива РСФСР
1 июля 1988 года,
Приказ Главархива РСФСР
от 5 июля 1988 г. N 58


Одобрены комиссией
Главархива СССР по проблемам
научно-исследовательской
и методической работы


ВВЕДЕНИЕ

Учреждения Государственной архивной службы СССР, многочисленным звеном которой являются государственные районные, городские архивы, выполняют важную общественно-политическую функцию - осуществляют комплектование, государственный учет, хранение и использование документов Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР), образованного ленинским декретом от 1 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР".

ГАФ СССР представляет совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение. Документы ГАФ СССР являются общим достоянием всего народа, в них отражены многовековая история нашей Родины, победа Великой Октябрьской социалистической революции, многогранный опыт советского народа в построении первого в мире социалистического государства, развитие советского общества.

Государственные районные, городские архивы с переменным составом документов <*> временно хранят документы ГАФ СССР, образовавшиеся в деятельности районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, предприятий, учреждений, организаций районного и городского подчинения, кооперативных и общественных организаций <**>, осуществляют межотраслевое руководство архивным делом на территории района, города, несут ответственность за состояние архивного дела, его дальнейшее развитие.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "государственные районные, городские архивы" употребляется слово "районный архив" или "архив".

<**> В дальнейшем вместо слов "предприятий, учреждений, организаций, кооперативных и общественных организаций" употребляется, как правило, слово "учреждение".


Районный архив состоит при исполнительном комитете районного, городского Совета народных депутатов <*>. В своей деятельности архив подчиняется как районному, городскому Совету народных депутатов и его исполнительному комитету, так и архивному управлению при Совете Министров автономной республики, архивному отделу (управлению) крайисполкома, облисполкома <**>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "исполнительный комитет районного, городского Совета народных депутатов" употребляется слово "райисполком".

<**> В дальнейшем вместо слов "архивное управление при Совете Министров автономной республики, архивный отдел (управление) крайисполкома, облисполкома" употребляются слова "архивный орган".


В своей деятельности районный архив руководствуется законодательством СССР и РСФСР, постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР и Совета Министров РСФСР, Совета Министров автономной республики, решениями краевого, областного, районного, городского Совета народных депутатов, решениями и распоряжениями его исполнительного комитета, Положением о ГАФ СССР, приказами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР (Главархива СССР), Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР (Главархива РСФСР), архивного органа.

Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, утвержденным райисполкомом по согласованию с архивным органом.

Основные задачи районного архива:

обеспечение сохранности и учет документов Государственного архивного фонда СССР, хранящихся в районном архиве, комплектование архива и использование документов;

организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы в районный архив.

Возглавляет районный архив заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности райисполкомом по согласованию с архивным органом <*>. Заведующий несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

--------------------------------

<*> В отдельных районах и городах архив возглавляет заведующий архивным отделом райгорисполкома.


Архив работает в контакте с управлениями (отделами) райисполкома, широко привлекает к своей работе общественность.

Обновление всех сфер жизни, углубление и нарастание перестройки в советском обществе обуславливает возрастание требований и к государственной архивной службе в городах и районах, где сосредоточена большая часть трудовых коллективов предприятий и организаций промышленности и агропромышленного комплекса, учреждений социально-культурной сферы, претворяющих в жизнь политику партии и правительства. Районные архивы призваны обеспечить сохранность и пополнение ГАФ СССР документами, отражающими реальную картину революционных преобразований, ведущейся перестройки, процессов социального, экономического, культурного развития в районах, селах и городах, усилить влияние на состояние ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве учреждений, планомерно и целенаправленно развивать информационную деятельность, использование документов в политико-массовой работе, патриотическом воспитании трудящихся. Выполнению этих задач должны способствовать "Основные правила работы государственных районных, городских архивов".

В основу Правил работы государственных районных, городских архивов положены требования Положения о Государственном архивном фонде СССР, Закона РСФСР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". Они базируются на "Основных правилах работы государственных архивов СССР" (Главархив СССР, 1984 г.), "Основных правилах работы ведомственных архивов" (Главархив СССР, 1986 г.), что обеспечивает преемственность в работе этих архивов, в них обобщен опыт лучших районных архивов республики.

В новых Правилах полно отражены и конкретно раскрываются основные направления деятельности, функции районных архивов, значительное расширение которых предусмотрено Примерным положением о государственном районном, городском архиве (Главархив РСФСР, 1988 г.). Более подробно, с позиций повышенных требований, возрастания общественно-политической роли архивов изложены вопросы классификации и обеспечения сохранности документов, развития научно-справочного аппарата, комплектования и экспертизы ценности документов, организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организации использования документов. Направления и формы работы с учреждениями, использования документов районного архива в более широком объеме раскрываются впервые. В последние годы многие районные архивы стали активно комплектоваться документами личного происхождения и фотодокументами, порядок работы с ними освещен в соответствующих разделах Правил.

В Правилах восемь разделов.

Первый раздел посвящен классификации документов. Более подробно в нем раскрыты вопросы классификации документов в пределах государственного архива и архивного фонда, необходимые в практической работе районного архива.

Во второй раздел вынесены вопросы реализации основной задачи архивов - обеспечения сохранности документов. Проблема рассматривается в комплексе взаимосвязанных работ по созданию оптимальных условий хранения документов (даны требования к помещениям архива, их оборудованию, пожарной безопасности, режиму хранения документов), размещению документов в хранилище, соблюдению порядка выдачи дел, проверке наличия и состояния документов. Подробно изложен порядок розыска необнаруженных дел, а также учета состояния дел как базы для правильной организации, планирования работы по улучшению их физического состояния.

В третьем разделе даны требования к государственному учету документов. Вынесение этих вопросов в самостоятельный раздел подчеркивает значимость государственного учета как важного средства обеспечения сохранности и контроля за наличием документов, адресного поиска документов.

Вопросы создания и развития научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива отражены в четвертом разделе Правил. Обращено внимание на проведение анализа НСА, выбор наиболее рациональных форм его усовершенствования; новыми для районных архивов являются положения о создании картотек по истории государственных учреждений, по административно-территориальному делению, именных. Учитывая, что документы в архивы поступают по описям, составленным в учреждениях, и описание проводится только фондов личного происхождения, в этом разделе не излагаются принципы научно-технической обработки документов, составления описей. Основные сведения, необходимые при проведении переработки, усовершенствовании описей, даны в Приложении к шестому разделу.

В пятом разделе закрепляется порядок определения источников комплектования архива, состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив; акцентируется внимание на проведении целевой комплексной экспертизы ценности по фондам учреждений одной отрасли.

Шестой раздел раскрывает содержание и методику работы районных архивов по организационно-методическому руководству и контролю за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, отражает расширение функций районных архивов в соответствии с примерным положением, в частности, определяется порядок согласования ими номенклатур дел, описей на документы по личному составу учреждений. В специальном Приложении к разделу изложен необходимый для практической работы с учреждениями минимум требований к обеспечению сохранности документов ГАФ СССР, номенклатурам, формированию дел, подготовке документов к передаче на государственное хранение.

Седьмой раздел посвящен направлению, которое наиболее наглядно показывает общественно-политическую значимость деятельности районных архивов, - использованию документов. Развернуто излагаются основные направления использования документов: информирование партийных и советских органов, учреждений о составе и содержании документов архива и исполнение их запросов, культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа, исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в помещении архива.

В восьмом разделе отражены основные вопросы организации работы архива.

Степень детальности изложения разделов Правил различна, ряд положений, прочно утвердившихся в практике, не требовал подробного раскрытия, некоторые еще нуждаются в разработке.

В Приложениях к Правилам даны обязательные формы документов, применяемые в районных архивах, составленные с учетом государственных стандартов и необходимости унификации документов. Формы планово-отчетных документов соответствуют действующим на момент выпуска Правил.

В Правилах изложены требования, обязательные для всех государственных районных, городских архивов РСФСР с переменным составом документов, архивных отделов райгорисполкомов.

Внедрение Правил в практическую деятельность должно проводиться под руководством архивных органов, при методической помощи центральных государственных архивов автономных республик, государственных архивов краев, областей <*>, что обеспечит координацию, единые подходы в определении форм, методики работы районных и областных архивов.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "центральный государственный архив автономной республики, государственный архив края, области" употребляются слова "областной архив".


В подготовке настоящих Правил приняли участие: тт. Альбрехт Б.В., Бакалинская Г.Г., Иноземцева З.П., Казакевич К.М., Касперская С.И., Комлев В.Г., Панченко О.Н., Петросова Н.А., Савин В.А., Сесина Л.И., Соляникова В.И., Шабанова Т.Е., другие работники Главархива РСФСР. Большую помощь оказало рецензирование Правил Главархивом СССР, главархивами ряда союзных республик, архивными органами Российской Федерации.


Раздел 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основой научной организации документов ГАФ СССР является их классификация. Классификация документов ГАФ СССР осуществляется:

- в пределах ГАФ СССР в целом;

- в пределах государственного архива;

- в пределах архивного фонда.


1.1. Классификация документов в пределах архива

1.1.1. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям.

1.1.2. Учреждение или лицо, в деятельности которых образуются документы, называется фондообразователем. Весь комплекс документов, созданных фондообразователем, составляет его документальный фонд.

1.1.3. Часть документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ГАФ СССР.


Виды архивных фондов

1.1.4. Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд (ОАФ), архивная коллекция (приравнивается к архивному фонду).

1.1.5. Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

1.1.6. Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

1.1.7. Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, единство времени деятельности, местонахождения и т.д., для лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).

1.1.8. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).


Фондирование документов, определение их фондовой принадлежности, образование архивного фонда

1.1.9. Группировка документов по архивным фондам называется фондированием. Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи их в государственные архивы;

- в государственных архивах при описании документов, переработке описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

1.1.10. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов, хронологических границ документов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).

1.1.11. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение, по оттиску регистрационного штампа.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их определяется по названию учреждения, указанному в документе, подписи автора.

1.1.12. Дела, которые велись последовательно, в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены производством.

При ликвидации учреждения с передачей его функций другому учреждению законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

1.1.13. Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) составляют единый фонд.

1.1.14. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены из состава фонда и присоединены к документам тех фондов, к которым относятся, или из них могут быть образованы самостоятельные архивные фонды.

1.1.15. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если в архиве отсутствуют фонды, в состав которых они должны быть переданы.

1.1.16. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего учреждения-фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.


Образование объединенных архивных фондов

1.1.17. Объединенные архивные фонды образуются, как правило, из малообъемных фондов в тех случаях, когда это способствует упрощению учета и улучшению использования документов.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на территории района. Такому объединенному архивному фонду присваивается название, общее для всех учреждений, документы которых вошли в его состав.

Пример. Колхозы Лисичанского района;

- органа государственного управления и подчиненных ему учреждений, действовавших на территории района.

Пример. Отдел народного образования исполнительного комитета Зареченского районного Совета народных депутатов и школы Зареченского района.

1.1.18. Образование объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номера фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, перемещение дел в одно место хранилища, при необходимости пересистематизацию описей и дел.


Образование архивных коллекций

1.1.19. Архивные коллекции поступают в районный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, объединяемых по тематическому, номинальному, авторскому и другим признакам (см. п. 1.2.7).

Пример. Документы по личному составу учреждений г. Петрокрепости. Документы о Героях Советского Союза - уроженцах Октябрьского района.


Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов

1.1.20. Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются: официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и позднего документов.

1.1.21. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности учреждения и если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника и т.д.

Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.


Определение хронологических границ архивных фондов в связи с изменением административно-территориального деления

1.1.22. При изменении границ района в результате присоединения или отторжения части территории документы органов государственной власти и органов государственного управления не меняют фондовую принадлежность.

Пример. Документы Морозовского районного Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета до присоединения к территории Морозовского района территории Тацинского района и после присоединения составляют единый архивный фонд.

1.1.23. Документы органов государственной власти и государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

Пример. Документы Миллеровского сельского Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета Куйбышевского района (с 1938 г.), Матвеево-Курганского района (с 1963 г.), Куйбышевского района (с 1974 г.) составляют единый архивный фонд.

1.1.24. При изменении статуса населенного пункта документы вновь образованных органов государственной власти и органов государственного управления составляют новые архивные фонды.

Пример. В 1983 г. рабочий поселок Костомукша преобразован в город республиканского (АССР) подчинения. Документы Костомукшского поселкового Совета народных депутатов и его исполнительного комитета и Костомукшского городского Совета народных депутатов и его исполнительного комитета составляют разные архивные фонды.

1.1.25. Документы промышленных предприятий, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.


Определение хронологических границ архивных фондов в связи с реорганизацией учреждений-фондообразователей

1.1.26. Документы учреждений, временно прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разъединения или в результате войны, стихийных бедствий, а затем восстановленных с теми же функциями, являются едиными архивными фондами.

Пример. В 1978 г. Гусевский сельсовет включен в состав Слободского сельсовета, а в 1985 г. восстановлен вновь.

Документы Гусевского сельского Совета народных депутатов и его исполнительного комитета за период до 1978 г. и с 1985 г. составляют единый архивный фонд.

1.1.27. Документы учреждения, образованного с тем же названием, под которым существовало ликвидированное ранее учреждение, или с несколько измененным названием, составляют новый архивный фонд, если учреждение получило функции, отличные от функций ликвидированного учреждения.

Пример. Документы Дмитровского городского комитета партийно-государственного контроля (1962 - 1965 гг.) и Дмитровского городского комитета народного контроля (с 1965 г.) составляют разные архивные фонды.

1.1.28. При ликвидации учреждения с передачей всех или части его функций одному или нескольким вновь созданным учреждениям документы каждого учреждения составляют отдельные архивные фонды.

Пример. Документы Луховицкой машинно-тракторной станции (МТС) управления сельского хозяйства исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся и Луховицкой ремонтно-технической станции (РТС) управления сельского хозяйства исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся составляют разные архивные фонды.

1.1.29. Переименование учреждения или частичное изменение его названия, изменение подчиненности учреждения, его местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся коренными изменениями первоначальных функций, не является основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

Пример. Документы дорожного отдела исполнительного комитета Истринского районного Совета депутатов трудящихся до июня 1953 г., отдела дорожного и транспортного хозяйства исполнительного комитета Истринского районного Совета депутатов трудящихся с июня по ноябрь 1953 г., отдела автомобильного транспорта и шоссейных дорог исполнительного комитета Истринского районного Совета депутатов трудящихся с ноября 1953 г. составляют единый архивный фонд.

1.1.30. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности учреждения без изменения его первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе не являются основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

Примеры. 1. Документы Угличской районной центральной больницы до и после передачи ей функций Угличского райздравотдела составляют единый архивный фонд.

2. Документы Кузнецкого городского Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета за период одновременной деятельности с Кузнецким районным Советом депутатов трудящихся и его исполнительным комитетом, а также после передачи ему функций Кузнецкого районного Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета составляют единый архивный фонд.

1.1.31. Выделение из учреждения одного или нескольких новых учреждений с передачей им ряда функций первого не является основанием для разделения его документов на два или несколько архивных фондов.

1.1.32. Документы общественных организаций (научных, культурно-просветительных, спортивных и т.д.) и созданных на их базе государственных учреждений с аналогичными функциями составляют отдельные архивные фонды.

Пример. Документы Аркадакского районного Совета Союза спортивных обществ и организаций до ноября 1968 г. и с ноября 1968 г. - Аркадакского районного Комитета по делам физкультуры и спорта исполнительного комитета Аркадакского районного Совета депутатов трудящихся составляют разные архивные фонды.

1.1.33. Документы окружных избирательных комиссий по выборам в местные Советы народных депутатов и народные суды включаются в состав фондов соответствующих Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов.


1.2. Классификация документов в пределах архивного фонда

1.2.1. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

1.2.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

1.2.3. Систематизация дел проводится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею;

- в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче в государственные архивы;

- в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

1.2.4. Систематизация дел в пределах фонда складывается из двух процессов:

- разработки схемы систематизации дел фонда;

- распределения дел в соответствии со схемой систематизации.


Схема систематизации

1.2.5. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

Разработка схемы начинается с изучения истории фондообразователя. Основные деления схемы намечаются в процессе составления исторической справки о фондообразователе, когда выясняется его структура, компетенция и функции.

1.2.6. Схема систематизации архивного фонда учреждения в зависимости от признака группировки дел может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.


Признаки группировки дел

1.2.7. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или направлений деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме, родам дел, по видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются не по одному, а по нескольким признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

1.2.8. При систематизации дел в фондах учреждений районного и городского подчинения, как правило, применяется хронологически-структурная (функциональная) схема систематизации, при которой дела группируются в фонде вначале по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям (функциям) учреждения.

1.2.9. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации дел коллекций. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

1.2.10. Документы по личному составу, как правило, выделяются в самостоятельную группу, систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись. Приказы по личному составу, лицевые счета рабочих и служащих, личные дела и карточки рабочих и служащих и т.п. систематизируются по номинальному признаку, а внутри номинальной группы - по хронологии (приказы) и алфавиту фамилий (не только по первой букве, но и по второй, третьей и т.д.).

1.2.11. При систематизации дел фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки. Чаще других используется следующая схема систематизации дел этих фондов: биографические материалы, материалы служебной и общественной деятельности, творческие материалы, переписка фондообразователя, имущественно-хозяйственные документы, фотографии, материалы о родственниках, коллекции документов, собранные фондообразователем.

1.2.12. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов. Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

1.2.13. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в строгом алфавитном порядке названий учреждений (фамилий авторов). В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документации.

1.2.14. При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение из другого учреждения для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления.

Например, отчет за 1972 г., составленный в 1973 г., должен быть отнесен к 1972 г.; план на 1973 г., составленный в 1972 г., - к 1973 г.;

- перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода.

Например, пятилетний план на 1976 - 1980 гг. относится к 1976 г., отчет о выполнении пятилетнего плана за 1976 - 1980 гг. - к 1980 г.;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по их значимости.

1.2.15. При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, то первым следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.


Раздел 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Для обеспечения сохранности документов в районном архиве осуществляется следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

- учет и улучшение физического состояния документов;

- проверка наличия и состояния документов.


2.1. Создание оптимальных условий хранения документов

Требования, предъявляемые к помещениям архива, хранилищам

2.1.1. Районный архив должен размещаться в специально построенном здании или помещении, приспособленном для длительного хранения документов. Вопрос о пригодности помещения под архив решается райисполкомом по согласованию с архивным органом.

Помещения архива включают хранилища и рабочие комнаты. Организация рабочего места в хранилище не допускается.

2.1.2. Здание районного архива должно быть удалено от объектов, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении.

Хранилища должны быть изолированными, сухими, гарантированными от затопления, безопасными в пожарном отношении, иметь приточно-вытяжную вентиляцию, запасной выход на случай вынужденной эвакуации документов.

Высота хранилища должна быть не менее 2,25 см. Нижняя часть стен на 2/3 их высоты окрашивается масляной краской, верхняя - клеевой. Бетонные полы покрываются линолеумом, деревянные - пропитываются огнезащитным составом.

На окнах хранилищ, расположенных в цокольном и на первом этажах, устанавливаются распашные металлические решетки.


Электрооборудование. Световой режим

2.1.3. В помещениях архива прокладывается скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения.

2.1.4. В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Розетки снабжаются крышками или устанавливаются в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги. Переносные светильники следует оборудовать защитными стеклянными колпаками и сетками.

2.1.5. Хранилища оборудуются отключающим рубильником. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

2.1.6. Хранилища рекомендуется располагать в помещениях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей, для чего окна закрашиваются белой краской или закрываются светонепроницаемыми шторами. Для этих целей могут быть использованы светорассеивающее стекло, жалюзи, светоотражающие пленочные материалы.

Защита документов от действия света и пыли обеспечивается также при хранении их в коробках, папках.


Противопожарное оборудование

2.1.7. Хранилища районного архива должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости и иметь необходимое противопожарное оборудование: один углекислотный огнетушитель новейшей конструкции на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение, и другой противопожарный инвентарь; двери хранилищ обиваются железом по асбесту или иным огнестойким материалом.

2.1.8. В хранилище запрещается: курение, пользование керосиновыми лампами, открытым огнем; применение электронагревательных приборов; хранение посторонних предметов, продуктов питания.

2.1.9. На случай стихийных бедствий разрабатывается и согласовывается с райисполкомом план эвакуации документов. В коридорах на путях эвакуации, в соответствии с действующим ГОСТом "Цвета сигнальные и знаки безопасности", устанавливаются символические изображения знаков "Выход", "Открытая дверь".

2.1.10. Все вопросы, связанные с противопожарным состоянием районного архива, оборудованием его средствами пожаротушения в каждом конкретном случае согласовываются с местными органами государственного пожарного надзора.


Температурно-влажностный режим хранения документов

2.1.11. В целях обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим хранения - температура воздуха от +17 до +19 град. C, относительная влажность 50 - 55%.

2.1.12. Для определения температуры и влажности воздуха рекомендуется использовать аспирационный психрометр с механическим заводом МВ-4м; гигрометры различных типов: волосной в круглой оправе типа М-68, волосной метеорологический типа М-19 и др.

Измерительные приборы устанавливаются на контрольном щитке в главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем из расчета - один прибор на хранилище. Периодически, не реже одного раза в квартал, проводится проверка правильности показаний приборов и их настройка.

2.1.13. Показания психрометров и гигрометров регистрируются в специальном журнале два раза в неделю.

При необходимости принимаются меры к нормализации температурно-влажностного режима: проводится проветривание хранилищ с учетом температуры и влажности наружного воздуха, их искусственное увлажнение и т.д. При повышении влажности мытье полов в хранилище временно прекращается. Принятые меры отражаются в журнале.


Санитарно-гигиенический режим

2.1.14. В хранилищах, рабочей комнате архива должны поддерживаться порядок и чистота, исключающие возможность накопления пыли, появления плесени, насекомых, грызунов.

2.1.15. Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;

- регулярно проводить уборку хранилищ;

- периодически обеспыливать стеллажи, коробки и связки с документами.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах не реже одного раза в квартал в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

2.1.16. Обеспыливание стеллажей и документов проводится пылесосом или влажной тряпкой. Не реже одного раза в год цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протираются 2-процентным водным раствором формалина. При проветривании хранилищ форточки затягиваются марлей, смоченной глицерином. Открывающиеся окна должны быть защищены сеткой с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

2.1.17. Документы, пораженные плесневым грибком, насекомыми, грызунами, изолируются от других дел, заведующий архивом докладывает об этом райисполкому и архивному органу и принимает необходимые меры.


Оборудование хранилищ стеллажами

2.1.18. Хранилища оборудуются односторонними и двухсторонними металлическими стеллажами. Ширина двухстороннего стеллажа 75 см, одностороннего - 40 см, высота определяется высотой помещения.

Конструкция и размеры стеллажей, предназначенных для хранения документов особого формата (газет, карт, планов и т.д.), определяются в зависимости от размеров этих документов.

2.1.19. При установке стеллажей должны соблюдаться следующие требования:

- стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами для предотвращения действия прямых солнечных лучей на документы;

- ширина главных проходов 120 см;

- ширина межстеллажных проходов 75 см;

- расстояние между полками по высоте переменное, но не менее 40 см;

- расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см, а в цокольных этажах не менее 30 см.

Загромождать проходы между стеллажами запрещается.


Порядок опечатывания хранилищ и допуск в них

2.1.20. Двери в хранилища, как и двери запасного выхода, в нерабочее время запираются, опечатываются или пломбируются. Перед опечатыванием проверяется состояние хранилищ и других помещений архива, отключаются рубильники электропитания, включается охранно-пожарная сигнализация.

2.1.21. Ключи от помещений архива хранятся у заведующего архивом вместе с печаткой или пломбиром или сдаются в райисполком. Ключ от запасного выхода оставляется у его двери со стороны хранилища.

2.1.22. Вторые экземпляры ключей от помещений архива передаются в райисполком.

2.1.23. Вход в хранилища разрешается только работникам районного архива и в их присутствии лицам, имеющим право контроля за работой архива.

2.1.24. При стихийных бедствиях, проникновении в архив посторонних лиц заведующий архивом немедленно принимает меры к охране документов и вызывает представителей соответствующих органов (пожарной охраны, милиции и т.д.), с участием которых составляется акт о происшествии и его последствиях, докладывает об этом райисполкому и архивному органу.


2.2. Размещение документов в хранилищах. Топографирование

2.2.1. Документы районного архива размещаются в хранилищах, как правило, по порядку номеров фондов, внутри фонда - в порядке номеров описей, в пределах описей - по номерам дел.

2.2.2. При размещении фондов следует учитывать перспективы комплектования архива, оставлять резерв площади для новых поступлений документов каждого фонда.

2.2.3. Дела размещаются на стеллажах в коробках (папках, связках) слева направо, сверху вниз, горизонтально или вертикально с учетом рационального использования площади стеллажей. Связки перевязываются шпагатом, под который подкладываются картонные прокладки для сохранности документов.

2.2.4. Стеллажи, их шкафы <*> нумеруются в пределах каждого хранилища слева направо от входа, полки в пределах шкафа - сверху вниз, слева направо.

--------------------------------

<*> Шкаф - площадь стеллажа от одной его стойки до другой.


2.2.5. На каждую коробку наклеивается ярлык, к каждой папке, связке прикрепляется ярлык. На ярлыке указываются: номер и название фонда, номер описи, номера и крайние даты дел, номер коробки (папки, связки); оговаривается наличие дел за литерными номерами, пропущенных номеров по описи. В коробке (папке, связке) дела размещаются по порядку номеров. Нумерация коробок (папок, связок) ведется в пределах фонда.

2.2.6. В целях закрепления мест хранения и поиска документов в хранилище составляется постеллажный топографический указатель. Карточка постеллажного топографического указателя (Приложение 2) составляется на документы, размещенные на каждом отдельном стеллаже, и прикрепляется к стеллажу.

Изменения в размещении документов, прием и выбытие дел своевременно отражаются в постеллажном топографическом указателе и карточке (листе) фонда (Приложение 3).


2.3. Выдача дел из хранилищ

2.3.1. Дела из хранилищ районного архива выдаются:

- исследователям для использования в архиве в порядке, определенном п. п. 7.5.1 - 7.5.10 настоящих Правил;

- учреждениям, организациям, предприятиям во временное пользование;

- в лаборатории архивных или других учреждений для копирования, специальной обработки, реставрации, переплета.

2.3.2. Для использования выдаются только дела, находящиеся в хорошем физическом состоянии, не нуждающиеся в переплете, подшивке, имеющие заголовки, шифры, пронумерованные.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования документов (Приложение 4).

2.3.3. Перед выдачей дел из хранилищ проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке дела и в описи, нумерация листов. На место выдаваемого дела подкладывается карта-заместитель (Приложение 5). Все выдаваемые дела регистрируются в книге выдачи дел из хранилища (Приложение 6).


Выдача дел во временное пользование

2.3.4. Выдача дел во временное пользование учреждениям проводится на срок до трех месяцев по их письменным запросам в адрес райисполкома и лишь в тех случаях, когда учреждение по какой-либо причине не может организовать изучение документов в помещении архива. В запросе указывается, какие требуются документы, для какой цели, дается гарантия их сохранности. Срок пользования при необходимости может быть продлен по письменной просьбе учреждения.

2.3.5. Описи дел во временное пользование из архива не выдаются.

2.3.6. Выдача дел во временное пользование оформляется актом (Приложение 7), который составляется в двух экземплярах. Акт подписывается заведующим районным архивом, представителем учреждения и скрепляется гербовыми печатями райисполкома и учреждения. Один экземпляр акта выдается представителю учреждения, другой - вместе с запросом хранится в архиве в деле "Акты выдачи дел во временное пользование". После возвращения документов акт и запрос на их выдачу подшиваются в дело фонда.

2.3.7. За пределы района дела во временное пользование высылаются в исключительных случаях в порядке, определенном п. п. 2.3.4 - 2.3.6 настоящих Правил. Упаковка документов должна обеспечивать их физическую сохранность. Расходы по пересылке несет заинтересованное учреждение.

2.3.8. Заведующий районным архивом контролирует своевременное возвращение дел, выданных во временное пользование.


Возвращение дел в хранилища

2.3.9. При возвращении дел в хранилища проверяется их физическая сохранность, нумерация листов, заполнение листа использования, делаются отметки в книге выдачи дел из хранилища. Дела подкладываются на место, карты-заместители изымаются и используются при последующей выдаче.

2.3.10. В случае обнаружения недостачи листов в деле или повреждении документов в присутствии представителя учреждения или лица, которому выдавались документы, и других должностных лиц, составляется акт.

2.3.11. При выявлении фактов утраты, умышленного повреждения или хищения документов принимаются меры по привлечению виновных к ответственности в установленном законом порядке.

Об этих фактах заведующий архивом информирует райисполком и архивный орган.


2.4. Учет состояния документов

2.4.1. Выявление и учет состояния документов проводится в ходе проверки наличия документов, переработки и усовершенствования описей и других работ, связанных с просмотром документов.

2.4.2. Документы с физическими дефектами основы, дела, требующие подшивки, переплета, замены и оформления обложек, шифровки, нумерации листов, регистрируются на карточках учета состояния дел фонда (Приложение 8), которые систематизируются в картотеке в порядке номеров фондов.

2.4.3. Сведения картотеки используются для определения объемов и планирования работы по улучшению физического состояния документов. Очередность работы определяется значимостью и интенсивностью использования документов, их физическим состоянием.

2.4.4. После устранения дефектов в карточке учета состояния документов делается отметка о проделанной работе.


2.5. Проверка наличия и состояния документов

Периодичность проверки наличия и состояния документов

2.5.1. В целях обеспечения сохранности документов, как правило, один раз в 5 лет, проводится проверка фактического наличия дел и фотодокументов, числящихся по описям, и их состояния.

2.5.2. Внеочередные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов проводятся в случаях: пожара, наводнения, других стихийных бедствий, приведших к нарушению порядка хранения документов; выявления фактов пропажи или хищения документов; обнаружения массового их повреждения биологическими вредителями; после перемещения документов архива (переезд в новое здание, капитальный ремонт хранилищ и т.д.), а также при приеме-передаче архива.


Проведение проверки наличия и состояния дел

2.5.3. Перед проверкой наличия и состояния дел фонда:

- устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду: наличие полного комплекта описей, карточки (листа) фонда, дела фонда;

- выверяется правильность составления итоговых записей к описям; уточняется нумерация дел, выявляются литерные, пропущенные номера по описи;

- проводится сверка сопоставимых показателей в учетных документах; соответствие данных итоговой записи к описи и данных карточки (листа) фонда;

- по документам дела фонда выявляются дела, выбывшие из фонда, но не исключенные из учетных документов;

- проверяется соответствие в учетных документах названий, подчиненности, местонахождения и крайних дат деятельности фондообразователя.

При расхождениях в учетных документах сведений об объеме фонда и отсутствии в деле фонда документов, объясняющих эти расхождения, за основу при проверке наличия берутся данные итоговой записи к описи.

2.5.4. Проверка наличия и состояния дел проводится по каждому фонду отдельно путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле) с наличием и описанием тех же элементов на обложке дела. Делать какие-либо пометы или записи в описях о наличии или отсутствии дел категорически запрещается.

Дела, выданные во временное пользование и оформленные в соответствии с пунктами 2.3.4 - 2.3.7 настоящих Правил, считаются имеющимися в наличии.

Физическое состояние документов определяется путем визуального осмотра дела.

2.5.5. При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках (папках, связках); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов и подкладывать их на свои места; немедленно изолировать дела, пораженные плесенью или другими биологическими вредителями; дела, не внесенные в опись, помещать в конце фонда для последующей их обработки. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.

2.5.6. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда (Приложение 9).

По окончании проверки наличия и состояния дел в описи после итоговой записи за подписью заведующего архивом делается запись "Проверено в 19__ году".

2.5.7. На основании итоговой записи в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 10).


Розыск необнаруженных дел

2.5.8. Если при проверке наличия выявлено отсутствие дел, организуется их розыск, который должен быть завершен в течение одного года с момента проверки фонда. На каждое необнаруженное дело составляется карточка (Приложение 11).

В ходе розыска необходимо:

- изучить старые, подвергшиеся ранее переработке описи проверенного фонда, сверить их с описью, по которой проводилась проверка, что позволит выявить возможные ошибки в подсчетах, установить заголовки и номера дел, выделенных к уничтожению, переданных в другие архивы или фонды как непрофильные и т.д.;

- проанализировать по описи заголовки необнаруженных дел, их даты, листаж, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды, или включенные в другую опись данного фонда, но под другим номером;

- изучить не внесенные в описи дела, прежде всего не имеющие обложек, среди которых могут оказаться необнаруженные дела;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся в нем акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда;

- изучить другие дела, аналогичные по содержанию необнаруженным, подвергавшиеся ранее переплету, переработке, так как в процессе этих работ могли быть допущены ошибки в формировании, систематизации, описании документов;

- проверить дела находящихся рядом фондов, так как возможна неправильная подкладка дел;

- изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ;

- организовать поиск необнаруженных дел в учреждениях, от которых дела были приняты в районный архив, так как дела могли быть не сданы и это не нашло отражения в актах приема-передачи дел;

- организовать поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались дела.

2.5.9. Дела, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место. В листе проверки в графе "Примечание" и в карточке необнаруженных дел в графе "Результаты розыска" делаются отметки о возвращении дел в фонд.

2.5.10. Если обнаружены документы, подтверждающие причины отсутствия дел (акты о выделении к уничтожению, о передаче документов и др.), то эти дела снимаются с учета (см. раздел 3).


Снятие с учета необнаруженных дел

2.5.11. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о необнаружении дел (Приложение 12) и справка о проведении розыска. В справке указываются номер, название фонда, его объем по учетным документам, дается краткая история фонда (когда поступили документы, в каком состоянии, виды работ, которые ранее проводились с фондом: перемещение дел внутри архива, передача их в другой архив, усовершенствование и переработка описей, экспертиза ценности документов, подшивка дел, проверка наличия и состояния дел, ее результаты и т.д.), сообщается о мерах, предпринятых по розыску дел, отражено ли содержание необнаруженных дел в оставшихся на хранении документах; называются установленные или предполагаемые причины отсутствия дел, делаются выводы. Акт о необнаружении дел, справка о проведении розыска вместе с актом и листом проверки наличия и состояния дел, справкой учреждения об утрате документов представляются на рассмотрение архивного органа для принятия решения о снятии с учета необнаруженных дел или продолжении их розыска.

Из учетных документов архива необнаруженные дела исключаются на основании акта о необнаружении дел, утвержденного архивным органом.

2.5.12. Основанием для внесения в учетные документы других изменений, выявленных в ходе проверки наличия и состояния дел (технические ошибки, не включенные в опись дела), являются графы 3.1, 4.1, 7 акта проверки наличия и состояния дел (Приложение 10). Шифры дел указываются по листу проверки (Приложение 9).

2.5.13. Проверка наличия и состояния дел, розыск необнаруженных дел считаются полностью завершенными после внесения изменений в учетные документы архива (см. раздел 3).

Документы, составленные по результатам проверки наличия и состояния дел, помещаются в дело фонда.


Раздел 3. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Учет документов - это определение их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.

Учет документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность поиска дел.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для архива.

Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).


Учетные документы, их назначение

3.1.1. Учет документов в районном архиве ведется:

а) по книге учета поступлений документов (Приложение 13) - для учета каждого поступления документов в архив;

б) списку фондов (Приложение 14) - для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

в) карточке (листу) фонда (Приложение 3) - для учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи отдельно;

г) описи дел (Приложения 15, 16) - для поединичного и суммарного учета дел по каждому фонду;

д) форме N 3-АГ "Отчет об организации хранения, документов Государственного архивного фонда СССР, находящихся на государственном хранении" (Приложение 48) - для суммарного учета хранящихся в архиве документов (см. п. 8.7).

На каждый фонд заводится дело фонда.

Учетные документы хранятся в металлических шкафах, которые запираются и опечатываются по окончании рабочего дня. Учетные документы предназначены для внутреннего использования и исследователям (кроме описей дел) не выдаются.


Книга учета поступлений документов

3.1.2. Все принятые в архив дела, а также обнаруженные неучтенными документы вносятся в книгу учета поступлений документов (Приложение 13). Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (графы 5 - 9) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Нумерация поступлений ведется в пределах одного года.

В графе 5 "Название фонда" указывается последнее полное название учреждения-фондообразователя за тот период, за который принимаются документы; в графе 8 "Краткая характеристика состояния документов" отмечается, включены ли дела в опись или поступили в архив в необработанном виде (например, документы личного происхождения).

На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших за год дел.


Список фондов

3.1.3. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов (Приложение 14), по которому ему присваивается очередной порядковый номер. Номер по списку фондов является номером фонда. Если районный архив передал часть фонда в областной архив, то к его номеру в списке фондов через дробь добавляется номер фонда, присвоенный ему в этом архиве, например, 50/1217. Перенумерация фондов производится в исключительных случаях с разрешения архивного органа.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, учтенных ранее самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного; учетные документы этих фондов подшиваются в дело вновь созданного объединенного фонда. Освободившиеся номера фондов могут быть присвоены другим фондам.

В случае полной передачи фонда в областной архив, другой районный архив, объединенный ведомственный архив или в учреждение и снятия его с учета освободившийся номер другому фонду не присваивается. В графе "Отметка о выбытии" делается запись о том, что фонд выбыл, указывается название архива или учреждения, которому он передан, название, номер и дата документа, послужившего основанием для передачи.

Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи (Приложение 1, п. 4.8). Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается последнее его название. Все предыдущие и последующие названия приводятся в карточке (листе) фонда. В списке фондов указываются хронологические рамки учреждения, для действующих учреждений - только дата его образования.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объединенного фонда, а названия учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в объединенный фонд, приводятся в карточке (листе) фонда.

Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества, дат жизни лица, являющегося фондообразователем, рода его деятельности (профессии), служебного положения, звания; название семейного фонда - из фамилии и инициалов членов семьи. Фамилии, имена, отчества, звания, род деятельности, служебное положение и т.д. всех членов семьи указываются в карточке (листе) фонда.

Между названиями двух фондов оставляется три-четыре свободных строки.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись об общем количестве фондов, находящихся на хранении. Список фондов должен быть прошнурован, листы пронумерованы.


Карточка (лист) фонда

3.1.4. Карточка (лист) фонда составляется на каждый впервые поступивший фонд в двух экземплярах, один из которых остается в районном архиве, второй высылается в конце года в архивный орган (Приложение 3).

В карточке фиксируется наличие как внесенных в описи, так и неописанных документов фонда.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата поступления фонда в районный архив в соответствии с записью в книге учета поступлений, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве в соответствии с актом описания документов, переработки описей (Приложение 17); в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указывается начальная и конечная даты существования учреждения-фондообразователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда указываются даты образования наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности учреждений-фондообразователей. Далее указываются начальные и конечные даты существования каждого учреждения-фондообразователя.

Для фонда личного происхождения в этой графе указываются годы жизни фондообразователя. Для коллекции документов - даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в коллекцию.

Если учреждение продолжает функционировать, конечная дата его последнего названия не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности указывается полное и в скобках официально принятое сокращенное название учреждения-фондообразователя с момента его образования, независимо от наличия документов за этот период. Каждое название пишется с новой строки. Последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в карточку (лист) фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Название объединенного архивного фонда складывается из обобщенного названия фонда и перечисления названий всех учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда за весь период их существования.

В графе "Топографические отметки" указываются номера стеллажей, шкафов, полок, на которых размещены документы данного фонда.

В карточке (листе) фонда фиксируются все изменения, происшедшие в составе и объеме фонда.

Основанием для записи являются:

- акт приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 18);

- акт приема-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив (Приложение 19);

- акт описания документов, переработки описей (Приложение 17);

- акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 10, п. п. 3.1, 4.1, 7);

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 20);

- акт о неисправимых повреждениях дел (документов) (Приложение 21);

- акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 12).

Каждый вид акта нумеруется в пределах фонда в валовом порядке.

По каждой внесенной в карточку (лист) фонда описи проставляются крайние даты дел. Количество поступивших или выбывших дел указывается по каждой описи отдельно. В графах 8, 9 "Наличие (остаток) дел" указывается количество дел как по описи, по которой произведена запись, так и по всему фонду в целом.

Если документы поступают или выбывают неописанными, отдельной строкой в графе "Номер описи" делается отметка "без описи", в графах 5, 7, 9 показывается количество неописанных дел.

3.1.5. Если на карточке (листе) фонда не остается места для очередных записей, заводится карточка-продолжение, в правом верхнем углу которой указывается "Продолжение, фонд N, карточка 2".

3.1.6. Карточка (лист) фонда пересоставляется только в том случае, если создан объединенный архивный фонд или она неисправимо повреждена.

В случае пересоставления карточки (листа) фонда старая карточка помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старой и новой карточек делается отметка "Карточка пересоставлена", указывается причина и дата пересоставления, запись скрепляется подписью заведующего районным архивом.

Карточки (листы) фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами.


Учет дел в описи, составление итоговой записи

3.1.7. Поединичный и суммарный учет дел внутри фонда ведется по описи. На каждый фонд в районном архиве должно иметься три экземпляра описи, один из которых рабочий, два других подлежат передаче в областной архив вместе с документами фонда.

Делу, включаемому в опись, присваивается номер, под которым оно учитывается в описи и хранится. При снятии дела с учета в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".

3.1.8. В конце описи, во всех ее экземплярах делается итоговая запись, которая закрепляет количество дел, числящихся по описи, регистрирует особенности нумерации дел, отражает изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих документов.

В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи, оговариваются имеющиеся в описи пропуски номеров, дела за литерными номерами, выбывшие дела и т.д.

Опись, состоящая из нескольких годовых разделов, помимо итоговой записи к каждому годовому разделу, должна иметь сводную итоговую запись ко всем ее разделам.

После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись, в которой указывается новое количество дел описи, а также документы, на основании которых внесены изменения. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления.

Пример составления и изменения итоговых записей в описи:

    Итоговая запись в описи фонда:
    В опись внесено 58 (пятьдесят восемь) дел с N 1 по N 58, в том
числе:
пропущенные номера: 20               акт N 1 проверки наличия и
литерные номера: 5а                  состояния дел от 00.00.00

Заведующая районным
архивом                 _____________
                          (подпись)            Е.Л. Иванова
00.00.00

    Итоговая запись  к  годовому  разделу  описи,  составленная  в
учреждении, до очередной передачи дел в районный архив:
    В данный раздел описи внесено 10 (десять) дел с N 59 по N 68.

Заведующий архивом
учреждения              _____________
                          (подпись)            С.Е. Мохов
00.00.00

    Сводная итоговая запись в описи фонда после поступления дел по
этому годовому разделу описи. При приеме выяснилось, что одно дело
из 10 отсутствует.
    В опись внесено 67 (шестьдесят семь) дел с N 1 по N 68, в  том
числе:
пропущенные номера: 20               акт N 1 проверки наличия и
литерные номера: 5а                  состояния дел от 00.00.00
непринятые номера: 61                акт N 2 приема-передачи
                                     документов на государственное
                                     хранение от 00.00.00

Заведующая районным
архивом                 _____________
                          (подпись)            Е.Л. Иванова
00.00.00

    Сводная итоговая  запись в описи фонда после выделения из него
5 дел по результатам экспертизы ценности документов.
    В опись внесено 62 (шестьдесят два) дела с N 1 по N 68, в  том
числе:
пропущенные номера: 20               акт N 1 проверки наличия и
литерные номера: 5а                  состояния дел от 00.00.00
непринятые номера: 61                акт N 2 приема-передачи
                                     документов на государственное
                                     хранение от 00.00.00
выбывшие номера:                     акт N 1 о выделении к
3, 7, 8, 10, 19                      уничтожению документов, не
                                     подлежащих хранению,
                                     от 00.00.00

Заведующая районным
архивом                 _____________
                          (подпись)            Е.Л. Иванова
00.00.00

    Итоговая запись   в  описи  фонда  после  передачи  45  дел  в
областной архив.
    В опись  внесено  17  (семнадцать)  дел с N 51 по N 68,  в том
числе:
непринятые номера: 61                акт N 2 приема-передачи
                                     документов на государственное
                                     хранение от 00.00.00
выбывшие номера: 1 - 50              акт N 1 о выделении к
                                     уничтожению документов,
                                     не подлежащих хранению,
                                     от 00.00.00
                                     акт N 1 приема-передачи
                                     документов в другой
                                     государственный архив
                                     от 00.00.00

Заведующая районным
архивом                 _____________
                          (подпись)            Е.Л. Иванова
00.00.00

Нумерация описей

3.1.9. В пределах фонда описи нумеруются в следующем порядке: описи на документы постоянного хранения присваивается номер первый, описи на материалы по личному составу - второй. В отдельных случаях могут составляться самостоятельные описи на другие виды документов с присвоением им очередного номера в валовом порядке.

Пример. Опись N 3 нехозяйственных книг Селевкинского сельского Совета народных депутатов за 1974 - 1978 гг.


Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

3.1.10. Районный архив ежегодно представляет в архивный орган сведения об изменениях в составе и объеме фондов (Приложение 22). Эти сведения составляются на основании данных карточек (листов) фондов, выверенных по итоговым записям к описям.

К "Сведениям..." составляется итоговая запись о количестве хранящихся в архиве фондов, которая должна соответствовать данным списка фондов (см. п. 3.1.3).


Дело фонда

3.1.11. В деле фонда концентрируются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка, дополнения к ней, документы о работе с фондом, изменениях в его объеме и составе (см. п. п. 2.3.6, 2.5.13).

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о том, что их данные внесены в учетные документы.

Документы дела фонда должны быть подшиты (прошнурованы), пронумерованы, заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Для учета количества листов в деле составляется лист-заверитель (Приложение 23).

Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

3.1.12. При передаче фонда из одного государственного архива в другой передается и дело фонда. Если передается часть фонда, то вместе с ней из дела фонда передаются характеризующие ее документы.

При выделении к уничтожению всех документов фонда его дело включается в фонд районного архива.


Учет фотодокументов

3.1.13. За единицу хранения фотодокументов принимается: негатив или несколько негативов одной панорамной съемки; позитив, поступивший в государственный архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы позитивов; диапозитив (слайд).

3.1.14. Принятые на государственное хранение фотодокументы образуют коллекцию.

3.1.15. Учет фотодокументов ведется по описям фотодокументов, принимаемым от учреждений (Приложение 24). Для учета объемов фотодокументов по каждой описи и коллекции в целом ведется книга учета фотодокументов (Приложение 25).

3.1.16. Описи фотодокументов принимаются от учреждений в двух экземплярах. В конце каждой описи составляется итоговая запись о количестве фотодокументов, принятых на государственное хранение от данного учреждения.

3.1.17. Описи фотодокументов одного учреждения независимо от количества поступлений фотодокументов имеют единый номер. Номера описям фотодокументов присваиваются в валовом порядке.

Пример. Редакция газеты "Знамя Ильича" - опись N 1.

Дом культуры им. Горького - опись N 2.

Совхоз "Борец" - опись N 3.

3.1.18. Номер, присвоенный единице хранения фотодокументов по описи, является ее учетным номером и проставляется на конверте, в котором хранятся фотодокументы.

3.1.19. Документы, фиксирующие изменения объема фотодокументов, группируются в дело коллекции.


Раздел 4. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ

4.1. В целях использования информации, содержащейся в архивных документах, к ним создается научно-справочный аппарат (НСА).

В состав НСА к документам районного архива входят: список фондов (см. п. 3.1.3), описи дел, картотеки.


4.2. Описи дел

4.2.1. Опись дел - справочник, раскрывающий состав и содержание дел фонда и закрепляющий учет и систематизацию дел.

4.2.2. Описи на документы учреждений, которыми комплектуется районный архив (Приложение 16), поступают из ведомственных архивов. В архиве составляются описи на документы личного происхождения (Приложение 15), принятые на государственное хранение неописанными.

4.2.3. Описи государственных и ведомственных архивов должны соответствовать единым требованиям к их составлению и оформлению (Приложение 1, п. п. 4.5 - 4.10). Описи, не отвечающие этим требованиям, подлежат переработке или усовершенствованию.

4.2.4. Районный архив проводит анализ описей, выявляет описи, нуждающиеся в переработке, усовершенствовании, намечает конкретные виды работ по повышению их качества, определяет очередность проведения работы.


Переработка описей

4.2.5. Переработка описей, как наиболее трудоемкий вид работы, проводится только с разрешения архивного органа. Переработке подлежат описи, если в них: включены дела как постоянного, так и временного сроков хранения, относящиеся к составу других фондов, имеется большое количество дел, фактически выбывших в результате экспертизы ценности документов; нарушена систематизация дел, допущены ошибки при их формировании, заголовки не раскрывают содержание документов, на дела одного фонда составлено много небольших по объему описей, включающих документы за одни и те же годы.

4.2.6. В ходе переработки выделяются к уничтожению дела, не имеющие ценности, уточняется фондовая принадлежность документов, пересоставляются их заголовки, определяются или уточняются крайние даты документов. Дела систематизируются по вновь разработанной схеме и перешифровываются, оформляются их обложки. В результате этой работы создаются новые описи (Приложение 15).

4.2.7. Переработанные описи, а также описи, составленные впервые на документы личного происхождения, вместе с актом описания документов, переработки описей (Приложение 17) представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного органа. После их утверждения в учетные документы архива вносятся необходимые изменения (см. раздел 3).


Усовершенствование описей

4.2.8. В ходе усовершенствования описей проводится: редактирование (уточнение) заголовков (без изменения систематизации дел), составление необходимого справочного аппарата к описи и затем ее перепечатка. Если заголовки дел в описи удовлетворяют необходимым требованиям, усовершенствование заключается в составлении недостающих элементов справочного аппарата описи - исторической справки, заменяющей предисловие, оглавления, списка сокращенных слов.

4.2.9. Редактирование (уточнение) заголовков дел предполагает проверку полноты раскрытия содержания дела, установление вида документа, корреспондента, места события, уточнение датировки документа. В заголовок вводятся общепринятые сокращения, например: г. - год, гор. - город, с. - село. Не допускается употребление разных наименований одного учреждения.

4.2.10. В зависимости от качества заголовков их редактирование может проводиться с просмотром (полным или выборочным) или без просмотра дел. Опись редактируется по тексту второго экземпляра, с которого затем печатается новая опись. Новые или уточненные заголовки переносятся на обложку дела.

4.2.11. Уничтожение старых описей после их переработки или усовершенствования запрещается. Один экземпляр описи учитывается под своим заголовком во вновь составленной описи на правах единицы хранения, ему присваивается очередной порядковый номер, соответствующие изменения вносятся в учетные документы. Остальные экземпляры включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 20).

4.2.12. Годовые разделы описей, поступающие из ведомств с единой нумерацией дел, формируются в единую опись. К описи составляется необходимый справочный аппарат, а также лист-заверитель о количестве листов (Приложение 23).

Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей. Рабочий экземпляр описи и два экземпляра, подлежащие передаче в областной архив, хранятся отдельно.


4.3. Каталоги (картотеки)

4.3.1. Каталог (картотека) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям.

4.3.2. В районном архиве создаются картотеки по истории учреждений, административно-территориального деления района, именная и другие.

4.3.3. Сведения для картотек выявляются по документам архива, прежде всего в фондах органов государственной власти и государственного управления; используются различные справочники по истории учреждений, административно-территориальному делению, газетные материалы, а также материалы, имеющиеся в областном архиве.

Отобранные для картотек сведения описываются на каталожных карточках (Приложения 26, 27).


Картотеки по истории учреждений

4.3.4. Картотеки по истории учреждений содержат сведения об учреждениях, существующих (существовавших) на территории района, независимо от места хранения их документов. В них сосредотачиваются данные об образовании, ликвидации, реорганизации, подведомственности, функциях, структуре учреждений.

4.3.5. Карточки в картотеке по истории учреждений систематизируются по отраслям народного хозяйства, науки, культуры, а затем по алфавиту видовых названий учреждений.

Примеры заполнения графы "Содержание" карточек для картотеки по истории учреждений:

1. О присвоении совхозу "Белиджинский" производственного аграрно-промышленного объединения "Дагплодовощхоз" имени 60-летия Союза ССР.


Страницы документа: