Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 39

"О примерной номенклатуре дел общеобразовательных школ"

Документ по состоянию на август 2014 г.


В целях сокращения документации общеобразовательной школы Министерство пересмотрело Примерную номенклатуру дел средних школ, утвержденную 29 января 1979 года. Указанная номенклатура содержала 82 наименования дел, четвертую часть которых составляли различные справки, отчеты, акты о деятельности школы. В ней содержались отчетность и другие документы, не входящие в перечень обязательных. Во многих делах данные дублировали друг друга, некоторые из них практически не использовались. Все это усложняло делопроизводство, отвлекало руководителей школ от непосредственной работы с учителями, учащимися, родителями, излишне регламентировало их деятельность.

Обсудив вопросы ведения школьного делопроизводства с руководителями школ, представителями органов народного образования, Министерство по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Главархива РСФСР разработало Примерную номенклатуру дел общеобразовательных школ. В ней предусмотрено ведение 28 дел, отражающих основные направления деятельности школы. В связи с расширением прав руководителей школ директор может вносить в Примерную номенклатуру дел дополнения и уточнения, отражающие специфику данной школы.

Приказываю:

1. Утвердить Примерную номенклатуру дел общеобразовательных школ (Приложение 1).

2. Поручить министрам народного образования АССР, начальникам краевых, областных, главных управлений народного образования довести данную номенклатуру дел до руководителей общеобразовательных школ, упорядочить ведение школьной документации, поощрять разработку номенклатуры дел с учетом специфики деятельности педагогического коллектива общеобразовательной школы.

3. Считать утратившей силу Примерную номенклатуру дел средних школ, утвержденную Министерством просвещения РСФСР 29 января 1979 года.


Заместитель Министра
Д.М.ЗАБРОДИН


Новая Примерная номенклатура дел для общеобразовательных школ системы Министерства народного образования РСФСР вводится вместо аналогичной номенклатуры дел средних школ, утвержденной 29 января 1979 года. Она разработана в соответствии с решением Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива РСФСР и Центральной экспертной комиссии Министерства просвещения РСФСР от 22 июня 1987 года "Об оптимизации состава архивных фондов учреждений и организаций системы Минпроса РСФСР" и с учетом мнения педагогических работников учреждений народного образования. Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список основных, общих для большинства школ наименований дел с указанием сроков их хранения.

На основе Примерной в школе составляется индивидуальная номенклатура дел по установленной форме (Приложение 2). Она согласуется с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждается директором школы. Периодичность ее обновления определяется руководством школы. В индивидуальную номенклатуру дел могут быть внесены документы об опыте работы учителей, школьного музея, кружка, трудовых объединений школьников, деятельности органов ученического самоуправления, советов при школе, профсоюзной и других общественных организаций. Сроки хранения документов устанавливаются соответствующим архивным органом, если школа состоит на учете госархива, или продолжительностью их практического применения, если школа не состоит на учете госархива. Школы, состоящие на учете госархива, определяются местными органами народного образования совместно с архивным органом. Наименования (заголовки) дел в индивидуальной номенклатуре необходимых случаях могут уточняться и конкретизироваться.

Дела, предусмотренные в Примерной номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в индивидуальной номенклатуре могут объединяться по более общим вопросам или разъединяться по частным вопросам на отдельные дела в зависимости от объема и важности группируемых в них документов. При этом не допускается объединение дел с разными сроками хранения (постоянного и временного).

Наиболее важные дела имеют в Примерной номенклатуре дел отметку "ЭПК". Уничтожение таких дел после истечения сроков хранения производится только по заключению ЭПК.

Для дел, которым установлен срок хранения 75 лет - В, исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека на момент его увольнения. Продолжительность хранения такого дела должна равняться разности 75 лет - В, где "В" - возраст данного лица. Например, личное дело работника школы, если при увольнении ему было 60 лет, должно храниться 15 лет (75 - 60 = 15).

При сдаче в архив дел постоянного хранения, а также личных дел выбывших учащихся, документов по личному составу работников школы составляются описи. Правила описания документов установлены Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД), требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., Главархив СССР, 1986).

По вопросам ведения делопроизводства и архивов руководители школ могут получить консультацию в местных архивных органах.


Приложение 1

Утверждаю
Заместитель Министра
народного образования РСФСР
Д.М.ЗАБРОДИН
20 сентября 1988 года

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ШКОЛ

--------+----------------------------+------------------------+------------
¦Индекс ¦     Наименование дела      ¦Срок хранения документов¦Примечание ¦
¦ дела  ¦                            ¦общеобразовательных школ¦           ¦
¦       ¦                            +-----------+------------+           ¦
¦       ¦                            ¦передающих ¦непередающих¦           ¦
¦       ¦                            ¦ документы ¦ документы  ¦           ¦
¦       ¦                            ¦в госархивы¦в госархивы ¦           ¦
+-------+----------------------------+-----------+------------+-----------+
¦   1   ¦             2              ¦     3     ¦      4     ¦     5     ¦
+-------+----------------------------+-----------+------------+-----------+
¦       ¦       01. Канцелярия       ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-01  ¦Приказы органов народного   ¦На период  ¦На период   ¦           ¦
¦       ¦образования о работе школ   ¦действия   ¦действия    ¦           ¦
¦01-02  ¦Приказы директора школы по  ¦Постоянно  ¦5 лет       ¦           ¦
¦       ¦основной деятельности       ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-03  ¦Технический паспорт школы   ¦Постоянно  ¦Постоянно   ¦В госархив ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦передается ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦после      ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦ликвидации ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦школы      ¦
¦01-04  ¦Приемно-сдаточные акты,     ¦Постоянно  ¦Постоянно   ¦В госархив ¦
¦       ¦составленные при смене      ¦           ¦            ¦не сдаются ¦
¦       ¦руководства                 ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-05  ¦Журналы регистрации входящей¦3 года     ¦3 года      ¦           ¦
¦       ¦и исходящей корреспонденции ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-06  ¦Номенклатура дел школы      ¦До замены  ¦До замены   ¦В госархив ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦не сдается ¦
¦01-07  ¦Личные дела учащихся        ¦3 года. ЭПК¦3 года      ¦По решению ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦ЭПК на     ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦госхранение¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦отбирается ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦2 - 3%     ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦личных дел ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦учащихся,  ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦окончивших ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦школу      ¦
¦01-08  ¦Алфавитная книга записи     ¦50 лет     ¦50 лет      ¦           ¦
¦       ¦учащихся                    ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-09  ¦Книга учета бланков и выдачи¦50 лет     ¦50 лет      ¦           ¦
¦       ¦аттестатов о среднем        ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦образовании, золотых и      ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦серебряных медалей          ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-10  ¦Книга учета бланков и выдачи¦50 лет     ¦50 лет      ¦           ¦
¦       ¦свидетельств о неполном     ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦среднем образовании         ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-11  ¦Инвентарные описи основных  ¦3 года     ¦3 года      ¦           ¦
¦       ¦средств и библиотечного     ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦фонда, сличительные         ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦ведомости и другие материалы¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦по инвентаризации, переписка¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦по организационно-          ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦хозяйственным вопросам      ¦           ¦            ¦           ¦
¦01-12  ¦Акты, справки и другие      ¦75 лет     ¦75 лет      ¦           ¦
¦       ¦документы о несчастных      ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦случаях с учащимися         ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦ 02. Учебно-воспитательная  ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦           работа           ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-01  ¦Протоколы заседаний         ¦Постоянно  ¦5 лет       ¦           ¦
¦       ¦педагогического совета школы¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦и документы к ним           ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-02  ¦Протоколы заседаний         ¦75 лет     ¦75 лет      ¦           ¦
¦       ¦экзаменационных комиссий    ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-03  ¦Статистические отчеты       ¦5 лет      ¦5 лет       ¦           ¦
¦       ¦о работе школы (ф. ф. ОШ-1, ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦ОШ-3, ОШ-6, ОШ-9, 3-фк)     ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-04  ¦Классные журналы            ¦5 лет      ¦5 лет       ¦После      ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦пятилетнего¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦хранения   ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦из журналов¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦изымаются  ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦страницы   ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦со сводными¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦данными ус-¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦певаемости ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦и перевода ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦учащихся   ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦данного    ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦класса.    ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦Сформиро-  ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦ванные дела¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦за год     ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦хранятся   ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦не менее   ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦25 лет     ¦
¦02-05  ¦Журнал учета пропущенных и  ¦5 лет      ¦5 лет       ¦           ¦
¦       ¦замещенных уроков           ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-06  ¦Журнал группы продленного   ¦5 лет      ¦5 лет       ¦           ¦
¦       ¦дня                         ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-07  ¦Журнал факультативных       ¦5 лет      ¦            ¦           ¦
¦       ¦занятий                     ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-08  ¦Журнал учета кружковой      ¦5 лет      ¦            ¦           ¦
¦       ¦работы                      ¦           ¦            ¦           ¦
¦02-09  ¦Экзаменационные работы      ¦1 год.     ¦1 год       ¦По решению ¦
¦       ¦учащихся                    ¦ЭПК        ¦            ¦ЭПК лучшие ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦работы     ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦могут быть ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦отобраны на¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦госхранение¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦         03. Кадры          ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦           ¦            ¦           ¦
¦03-01  ¦Приказы директора школы о   ¦75 лет     ¦75 лет      ¦           ¦
¦       ¦личном составе работников и ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦документы к ним             ¦           ¦            ¦           ¦
¦03-02  ¦Личные дела педагогических  ¦75 лет - В.¦75 лет - В  ¦           ¦
¦       ¦работников школы            ¦ЭПК        ¦            ¦           ¦
¦03-03  ¦Личные карточки рабочих и   ¦75 лет - В.¦75 лет - В  ¦           ¦
¦       ¦служащих (ф. Т-2)           ¦ЭПК        ¦            ¦           ¦
¦03-04  ¦Книга учета личного состава ¦75 лет. ЭПК¦            ¦           ¦
¦       ¦педагогических работников   ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦школы                       ¦           ¦            ¦           ¦
¦03-05  ¦Трудовые книжки             ¦До востре- ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦бования или¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦50 лет     ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦после      ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦ухода с    ¦            ¦           ¦
¦       ¦                            ¦работы     ¦            ¦           ¦
¦03-06  ¦Книга учета движения        ¦Постоянно  ¦Постоянно   ¦           ¦
¦       ¦трудовых книжек и вкладышей ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦к ним                       ¦           ¦            ¦           ¦
¦03-07  ¦Документы по аттестации     ¦5 лет.     ¦5 лет       ¦           ¦
¦       ¦педагогических работников   ¦ЭПК        ¦            ¦           ¦
¦       ¦школы (планы, протоколы,    ¦           ¦            ¦           ¦
¦       ¦характеристики)             ¦           ¦            ¦           ¦
--------+----------------------------+-----------+------------+------------

Приложение 2

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации                                   Утверждаю
                                                    Наименование должности
Номенклатура дел                                   руководителя организации
__________ N ___________
________________________                           Подпись      Расшифровка
  (место составления)                                           подписи
на _________________ год                           Дата

---------------------------------------------------------------------------
¦                            Название раздела                             ¦
+---------+--------------+---------------+---------------------+----------+
¦ Индекс  ¦Заголовок дела¦  Кол-во дел   ¦ Срок хранения дела  ¦Примечание¦
¦  дела   ¦(тома, части) ¦(томов, частей)¦    (тома, части)    ¦          ¦
¦         ¦              ¦               ¦и N статей по перечню¦          ¦
+---------+--------------+---------------+---------------------+----------+
¦    1    ¦      2       ¦       3       ¦          4          ¦    5     ¦
+---------+--------------+---------------+---------------------+----------+
----------+--------------+---------------+---------------------+-----------

Наименование должности руководителя    Подпись       Расшифровка
службы делопроизводства организации                  подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)

Одобрено <*>                                         Согласовано <*>

Протокол ЦЭК (ЭК)                                    Протокол ЭПК архивного
                                                     учреждения
от ____________ N ___                                от _____________ N ___

                                                   Формат А4 (210 х 297 мм)

--------------------------------

<*> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.


ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации

--------------------------+-------+-------------------------------
¦   По срокам хранения    ¦ Всего ¦         В том числе:         ¦
¦                         ¦       +------------+-----------------+
¦                         ¦       ¦переходящих ¦с отметкой "ЭПК" ¦
+-------------------------+-------+------------+-----------------+
¦            1            ¦   2   ¦     3      ¦        4        ¦
+-------------------------+-------+------------+-----------------+
¦постоянного              ¦       ¦            ¦                 ¦
+-------------------------+-------+------------+-----------------+
¦временного (свыше 10 лет)¦       ¦            ¦                 ¦
+-------------------------+-------+------------+-----------------+
¦временного               ¦       ¦            ¦                 ¦
¦(до 10 лет включительно) ¦       ¦            ¦                 ¦
+-------------------------+-------+------------+-----------------+
¦Итого:                   ¦       ¦            ¦                 ¦
--------------------------+-------+------------+------------------

Наименование должности руководителя       Подпись      Расшифровка
службы делопроизводства организации                    подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.

Наименование должности                    Подпись      Расшифровка
передавшего сведения                                   подписи

Дата