Постановление Главы администрации Комсомольского района от 03.09.2003 N 449

"О порядке организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрацию Комсомольского района и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан"

Документ утратил силу

Документ по состоянию на февраль 2014 г.


В соответствии с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам, ходатайствам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях от 30 ноября 1981 года N 463/162/298, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 N 68 постановляю:


1. Довести до сведения руководителей отделов администрации района, предприятий и организаций, глав поселковых и сельских администраций порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрацию Комсомольского района и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан.


2. Заместителям Главы администрации обеспечить четкое и неукоснительное выполнение всех пунктов данного документа в подведомственных им отделах.


3. Функции рассмотрения устных и письменных обращений граждан в администрацию и ведение делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан в каждом отделе возложить на ответственного работника.


4. Принять в каждом отделе администрации, в сельских и поселковых администрациях свой порядок рассмотрения устных и письменных обращений граждан до 01.10.2003.


5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации по оргработе и кадрам Никитину Н.И., заведующего общим отделом Фадееву Л.Б.


Глава администрации
Комсомольского района
В.К.ГОЛУБЕВ


Приложение
к постановлению
Главы администрации
Комсомольского района
от 03.09.2003 N 449

1. Право граждан на обращения

1.1. Граждане РФ имеют право обращаться лично или через своего законного представителя, направлять индивидуальные или коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам указанных органов.

1.2. Органы и должностные лица в пределах своей компетенции обязаны принимать обращения граждан, рассматривать в установленные сроки, давать на них мотивированные ответы.


2. Классификация обращений граждан

2.1. Обращения подразделяются на предложения, заявления, ходатайства и жалобы.

2.2. Предложение - обращение гражданина, направленное на улучшение порядка организации и деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности государства и общества.

2.3. Заявление - обращение гражданина по поводу реализации прав, свобод, закрепленных Конституцией РФ и законодательством РФ.

2.4. Жалоба - обращение по поводу нарушенных решениями или действиями (или бездействием) органа или должностного лица либо юридического или физического лица прав, свобод или законных интересов, в том числе предоставлением официальной информации, послужившей основанием для принятия решений и совершения действий (или бездействия).

2.5. Ходатайство - обращение гражданина с просьбой о признании определенного статуса, прав и свобод, изложенное в письменной форме, в случаях, которые прямо установлены законодательством РФ.

2.6. Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами этого митинга, собрания.

2.7. Обращение, изложенное в письменной форме, должно содержать наименование, адрес органа или должностного лица, которым направляется обращение, изложение его существа, необходимые сведения для направления их надлежащим органам, фамилию, место жительства гражданина, дату, личную подпись.

2.8. Обращение, не содержащее фамилию, место жительства, дату, личную подпись, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

2.9. Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

2.10. Анонимные обращения, содержащие сведения о совершении преступления, проверяются в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством.

2.11. Делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам и ходатайствам и контроль за своевременным их разрешением возложены на заведующего общим отделом.

Зав. общим отделом обязан обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений.

2.12. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан в администрации несет Глава администрации района. Он систематически проверяет порядок ведения делопроизводства и принимает меры к совершенствованию этой работы.


3. Регистрация и рассмотрение обращений

3.1. Все поступающие в администрацию обращения граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

3.2. При личном и выездном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации.

3.3. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы вида обращения и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы или ходатайства.

3.4. В учетной карточке:

- указываются фамилия, инициалы заявителя (в именительном падеже), адрес, место работы, социальное положение и льготный состав (заполняется после рассмотрения письма). При получении коллективного письма после указания одной - трех фамилий делается запись "коллективное", ссылка на социальное положение, льготный состав не делается.

3.5. Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание предложения, заявления или жалобы. При этом излагается существо обращения, указываются все вопросы, изложенные заявителем, проставляется шифр темы в соответствии с классификатором тем обращений. Количество шифров тем на карточке должно соответствовать количеству затронутых в письме вопросов. Вопросы и соответствующие шифры располагаются в порядке убывания их значимости.

3.6. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный индекс, но указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений делается отметка "повторно" и подшивается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

3.7. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь (например, ж-41/1, ж-42/2).

3.8. Если поступило несколько писем одного и того же содержания от одного и того же автора, то в учетно-регистрационной карточке фиксируется дата поступления и регистрационный индекс предыдущего обращения заявителя по данному вопросу.

3.9. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

3.10. Письма одного и того же автора по разным вопросам, а также многократные письма по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы компетентными органами, не считаются повторными.

3.11. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.

3.12. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, и письма, некорректные по тону, направляются в архив общего отдела. Аннотация такого письма в карточке регистрации должна содержать обоснование принятого решения.

3.13. Письма граждан, направленные в государственные, областные органы, предприятия, учреждения, организации, берутся на особый контроль.

В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек проставляется знак контроля "К", указывается дата возвращения письма в общий отдел.

3.14. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после внесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы, ходатайства.

3.15. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает Глава администрации района.

3.16. Руководители и должностные лица администрации района, предприятий, учреждений, организаций дают ответы на обращения, составляя справки о результатах работы по конкретным обращениям заявителей. В справке указывают регистрационный номер обращения, дату поступления в администрацию района, фамилию и инициалы заявителя, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения обращения по всем затронутым в нем вопросам, причины, вызвавшие жалобу, и принятые меры, ссылку на метод работы с обращением (с выездом на место), дату исполнения поручений по обращению, должность, фамилию, инициалы исполнителя, характер ответа, данного заявителю.

Справка подписывается Главой администрации района и визируется исполнителем.

3.17. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

3.18. Обращения должны быть возвращены после их разрешения в общий отдел администрации со всеми относящимися к ним материалами и экземплярами регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки.

3.19. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть подпись "В дело" и личная подпись Главы администрации, принявшего это решение.


4. Сроки рассмотрения обращений

4.1. Сроки обращений исчисляются с момента регистрации поступившего обращения. Обращения рассматриваются в срок до одного месяца.

4.2. Если обращение требует более длительного изучения, срок рассмотрения может быть продлен Главой администрации, но не более чем на 2 месяца с сообщением, об этом гражданину, обратившемуся с предложением, заявлением, жалобой или ходатайством.

4.3. Для продления срока работы с обращением исполнитель за 4 - 5 дней до окончания установленного срока в письменной форме излагает просьбу на имя Главы администрации или зав. общим отделом, содержащую обоснование причин продления срока рассмотрения обращения.

При поступлении обращений граждан через вышестоящую организацию просьбу о продлении срока работы направляют в организацию, переславшую обращение, с подписью Главы администрации района.

4.4. Если обращение поступило из вышестоящих организаций: Президента, аппарата Правительства, Законодательного Собрания, Администрации Ивановской области, то конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

4.5. Письма военнослужащих срочной службы и членов их семей рассматриваются не позднее семи дней со дня их поступления.

Продление срока их рассмотрения производится в соответствии с установленным порядком, но не более чем на пятнадцать дней.


5. Работа с обращениями, поставленными на контроль

5.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, а также поступившие из вышестоящих органов исполнительной власти, требующие возврата и предоставления письменных ответов об исполнении обращения, ставятся на контроль.

5.2. Зав. общим отделом обязан курировать решение вопроса до срока окончательного ответа заявителю.

5.3. Предложения, заявления, жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы (не окончательные), ставятся на длительный контроль с пометкой "Д. К.".


6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

6.1. В общем отделе администрации ведется аналитическая работа по обращениям граждан с целью изучения общественного мнения, выявления тенденций, типичности вопросов, затрагиваемых гражданами в обращениях, выработки выводов и предложений, направленных на устранение причин, порождающих жалобы населения или нарушение прав и интересов граждан, охраняемых законом, повышение эффективности функционирования исполнительных органов власти, совершенствование работы с письменными обращениями граждан и организации личного приема.

6.2. Зав. общим отделом администрации подготавливает полугодовые и годовые отчеты-справки по обращениям граждан к 20 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

6.3. По мере необходимости составляются аналитические справки за более короткий период времени и по конкретным вопросам, затрагиваемым в обращениях граждан, а также по повторным и коллективным обращениям.


7. Организация работы по приему граждан

7.1. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется при проведении личного приема посетителей.

Прием проводят Глава администрации, заместители Главы. Кроме того, к проведению приема привлекаются руководители структурных подразделений администрации района.

Прием граждан проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) по следующему графику:


---------------------+------------------------------+---------------
¦       Ф.И.О        ¦          Должность           ¦ Время приема ¦
+--------------------+------------------------------+--------------+
¦Голубев В.К.        ¦Глава администрации           ¦Вторник       ¦
¦                    ¦                              ¦10 - 12       ¦
+--------------------+------------------------------+--------------+
¦Полетова Н.П.       ¦Заместитель              Главы¦Среда         ¦
¦                    ¦Администрации                 ¦10 - 12       ¦
+--------------------+------------------------------+--------------+
¦Никитин В.И.        ¦Заместитель Главы             ¦Понедельник   ¦
¦                    ¦                              ¦10 - 12       ¦
+--------------------+------------------------------+--------------+
¦Бузулуцкая О.В.     ¦Заместитель Главы             ¦Среда         ¦
¦                    ¦                              ¦14 - 16       ¦
+--------------------+------------------------------+--------------+
¦Кирпичникова О.Ю.   ¦Заместитель Главы             ¦Пятница       ¦
¦                    ¦                              ¦10 - 12       ¦
+--------------------+------------------------------+--------------+
¦Никитина Н.И.       ¦Заместитель Главы             ¦Четверг       ¦
¦                    ¦                              ¦14 - 16       ¦
---------------------+------------------------------+---------------

7.2. Зав. общим отделом составляет график выездного приема граждан в поселковых и сельских администрациях ответственными работниками районной администрации на каждый квартал.

График выездного приема утверждается Главой администрации района и визируется зам. Главы администрации по оргработе и кадрам.

7.3. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится регистрационная карточка, на которой руководитель, ведущий личный прием, делает записи ответственным исполнителям.

7.4. После проведения приема посетителей зав. общим отделом контролирует процесс исполнения принятых на приеме решений.


8. Хранение документов по обращениям граждан

8.1. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

8.2. Каждое предложение, обращение, жалоба, ходатайство и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.

В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

8.3. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота.

Неразрешенные обращения, неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

8.4. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на заведующего общим отделом.

8.5. Установлен пятилетний срок хранения обращений граждан и документов, связанных с их разрешением и рассмотрением.

8.6. Экспертная комиссия по отбору дел для хранения может увеличить этот срок хранения. Это решение подлежит обязательному утверждению Главой администрации.

8.7. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

8.8. Дела по обращениям граждан, подлежащие временному хранению, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

8.9. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Действие настоящего постановления не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством, положением о порядке рассмотрения трудовых споров, положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.