Постановление Главы Лежневского муниципального района от 18.07.2008 N 501

"Об организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан"

Документ по состоянию на февраль 2014 г.


В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" постановляю:


1. Утвердить Положение об организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Лежневского муниципального района и ведении делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан (приложение N 1).


2. Руководителям отделов, структурных подразделений проводить работу с обращениями граждан в соответствии с данным Положением.


3. Рекомендовать главам городского и сельских поселений разработать Положения о работе с обращениями граждан на своих территориях.


4. Контроль за исполнением данного постановления возложить на отдел управления делами администрации муниципального района (Петрова Н.В.).


Глава Лежневского
муниципального района
В.Б.ГОЛЬЦОВ


Приложение N 1
к постановлению
Главы Лежневского
муниципального района
от 18.07.2008 N 501


1. Общие положения

Настоящее Положение разработано на основании Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений письменных и устных обращений граждан Российской Федерации", в целях реализации права граждан на обращения в органы местного самоуправления и повышения качества их рассмотрения в администрации района и ее структурных подразделениях, определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрацию района.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой района, заместителями Главы администрации района, руководителями и работниками структурных подразделений администрации района.

В администрации района рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении администрации района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами.

Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.


2. Порядок рассмотрения обращений граждан

2.1. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан


Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование администрации района либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица (Главы района или его заместителей, руководителей структурных подразделений), а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

Работу, связанную с централизованным учетом и организацией рассмотрения письменных обращений граждан, поступающих на имя Главы района, анализ вопросов, поднимаемых гражданами, выявление причин обращения граждан и предложения по их хранению, контроль за их прохождением и за своевременным ответом выполняет отдел управления делами администрации, в структурных подразделениях - специалист, на кого возложена данная функция.

Обращения на имя Главы района и его заместителей, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел управления делами.

Обращения на имя руководителей структурных подразделений администрации района, присланные по почте, поступившие по телеграфу, по факсу, по электронной почте, поступают непосредственно в структурное подразделение.

После первичной обработки в отделе управления делами все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются на рассмотрение Главе района и его заместителям, далее под расписку направляются в структурные подразделения администрации района.

Предложения, заявления и жалобы граждан подлежат рассмотрению органами и должностными лицами администрации, к компетенции которых относится решение вопросов, поставленных в обращении. В случаях, когда решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, относится к компетенции иных государственных органов, органов местного самоуправления или их должностных лиц, исполнитель обязан не позднее чем в пятидневный срок направить обращение в компетентный орган (должностному лицу), известив об этом заявителя.

Регистрация письменных обращений осуществляется в день их поступления в отделе управления делами администрации, поступивших на имя Главы района, заместителей района, в структурных подразделениях, в отделах работниками данного подразделения.

На обращения, поступающие на имя Главы района, заводится учетно-регистрационная карточка, которая оформляется в 2-х экземплярах. Все отметки делаются точно, не допуская двойных толкований.

Первый экземпляр карточки передается вместе с письмом Главе района, а затем в соответствии с резолюцией Главы района исполнителю. Резолюция переносится на 2-й экземпляр карточки, которая хранится в учетно-регистрационной картотеке.

Обращения, поступающие в структурные подразделения, отделы администрации района заносятся в журналы с внесением всех реквизитов, указанных в данном Положении.

При работе с письмами граждан проект ответа на обращение, представляемый на подпись Главы района, должен быть завизирован исполнителем. Если по письму готовится справка, она подписывается руководителем отдела, комитета, иного структурного подразделения администрации.

Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается отделом управления делами. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в письменном обращении вопросов в соответствии с поручением Главы района, заместителей Главы района, руководителей структурных подразделений администрации района;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

В проекте ответа или справке должны быть указаны следующие реквизиты:

регистрационный номер обращения, дата поступления в администрацию, фамилия и инициалы, результаты рассмотрения обращения по всем затронутым в нем вопросам, причины, вызвавшие жалобу, и принятые меры, а также ссылка на метод работы с обращением (рассмотрение с выездом на место), дата исполнения поручений по обращению, должность, фамилия и инициалы исполнителя, порядок обжалования принятого решения. При отклонении обращения указываются причины отклонения.

Окончательное решение по результатам рассмотрения обращений граждан, поступающие на имя Главы района и его заместителей, принимает Глава района, а в его отсутствие - первый заместитель Главы администрации Лежневского муниципального района, на имя руководителей структурных подразделений, отделов - руководители структурных подразделений и отделов.

Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях администрации района является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям либо направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.

Результаты рассмотрения предложений, заявлений и жалоб сообщаются гражданам, их подавшим, в обязательном порядке в письменной форме, в том числе и по телефону.

Вместе с сообщением о результатах рассмотрения обращения заявителю возвращаются поступившие от него подлинные документы. Подлинные документы, не имеющие отношения к рассматриваемому вопросу, возвращаются заявителю сразу. Данное правило не распространяется на подлинные экземпляры предложений, заявлений и жалоб граждан, а также на документы, которые подлежат направлению вместе с обращением для рассмотрения по принадлежности.

На каждое письмо, поступившее для рассмотрения, заводится отдельное дело, которое включает в себя всю переписку по данному письму.

После выполнения решения, принятого по обращению, документы хранятся в отделе управления делами или структурных подразделениях, отделах муниципального района.

При поступлении повторных предложений, заявлений и жалоб граждан им присваиваются новые регистрационные номера. На карточках, а в структурных подразделениях, отделах в журналах, регистрируемых обращения граждан, ставится отметка о поступлении повторного обращения. Кроме того, осуществляется подбор документов, имеющихся по письмам заявителя по аналогичному вопросу. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.

Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с решением, принятым по обращению.

Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

Обращения одного и того же автора по разным вопросам, а также многократные письма по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы, не считаются повторными.

Письменные обращения, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, и некорректные по тону, направляются ответственным исполнителем в архив управления делами. При этом в учетно-регистрационной карточке и на обращении ставится отметка "В архив". Аннотация такого письма в карточке регистрации должна содержать обоснование принятого решения.

Анонимные обращения. Письменные обращения граждан, в которых фамилии не указаны или написаны неразборчиво и которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о месте его работы или учебы, признаются анонимными. В учетной карточке в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается город или район по почтовому штампу. В случае, когда в обращении имеется неразборчивая подпись, делается пометка "Подпись неразборчива".

Содержание таких писем аннотируется аналогично содержанию других видов. Анонимные обращения, как правило, рассмотрению не подлежат.


2.2. Порядок рассмотрения устных обращений граждан


Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется при проведении личного приема посетителей.

Прием проводит Глава муниципального района, его заместители, руководители отделов, комитетов, структурных подразделений администрации по графику, утверждаемому Главой района в соответствии с должностными функциями. Графики приема граждан специалистами структурных подразделений администрации утверждаются их руководителями в соответствии с должностными функциями. Все графики приема вывешиваются в здании администрации в местах, доступных вниманию посетителей.

Предварительную запись на прием к Главе района осуществляет ведущий специалист администрации муниципального района, к руководителям структурных подразделений производится работниками данных подразделений.

Устные обращения к Главе муниципального района регистрируются в карточках личного приема. Запись на прием ведет ведущий специалист администрации муниципального района, заполнение карточек, их учет и контроль за выполнением ведет ведущий специалист управления делами администрации в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Заместители Главы администрации, руководители отделов, иных структурных подразделений администрации регистрируют устные обращения на карточках личного приема или в специальных журналах, хранящихся непосредственно у них.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке.

При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема лицом, осуществляющим прием, дается соответствующее поручение о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.

При устном обращении граждан к должностным лицам администрации, к компетенции которых не относится решение поставленных вопросов, должностные лица обязаны разъяснить гражданину, к какому органу (должностному лицу) ему следует обратиться, сообщить гражданину местонахождение компетентного органа (должностного лица).


3. Сроки рассмотрения обращения граждан

Обращения граждан направляются должностным лицам и в организации, компетентные в принятии решения по обращению, не позднее чем в трехдневный срок со дня поступления в управление делами администрации.

Исполнение функций по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.

В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен Главой района или его заместителями, руководителями структурных подразделений (далее - руководитель), но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

Предложения граждан по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций рассматриваются безотлагательно.

В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

Глава района и его заместители, руководители структурных подразделений при рассмотрении по поручению обращений граждан, поступивших в администрацию района, вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Обращения граждан, по которым фактическое исполнение вопросов отложено до наступления конкретного срока, ставятся на контроль до окончательного разрешения.

На период решения вопросов контрольные письма и их учетно-регистрационные карточки, а также карточки с личного приема со штампами "Контроль" помещаются в контрольную картотеку, делается пометка в журналах регистрации обращений.

Исполнитель в соответствии с возложенными на него обязанностями по работе с обращениями граждан контролирует выполнение решений, принятых по обращениям, докладывает руководителю о состоянии дел на данном участке работы.

Исполнитель (работник аппарата, отдела, управления) обязан курировать решение вопроса до срока окончательного ответа заявителю, установленного руководителем, уведомляя его о ходе выполнения поручения ведущего специалиста управления делами.

После окончания работы с обращением, поставленным на контроль, ответ об исполнении предложения, заявления или жалобы передается Главе района, его первому заместителю или заместителю, курирующему решение вопроса, руководителю структурного подразделения, отдела для ознакомления.

Должностное лицо анализирует ответ на контрольное обращение, проверяет качество и полноту решения поставленных в нем вопросов. На ответе ставится подпись "Ознакомлен" и личная подпись ответственного лица.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные (неокончательные) ответы, с контроля не снимаются. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.


4. Информационно-аналитическая работа по обращениям граждан

Аналитическая работа по обращениям граждан ведется под руководством управляющего делами администрации, руководителя структурного подразделения, отдела администрации района.

Целью проведения анализа обращений граждан является изучение общественного мнения, выявление тенденций, типичности вопросов, затрагиваемых гражданами в обращении, выработка выводов и предложений, направленных на устранение причин, порождающих жалобы населения или нарушение прав и интересов граждан, охраняемых законом, а также повышение эффективности функционирования администрации, совершенствование работы с письменными обращениями граждан и организации личного приема.

Ведущий специалист управления делами в соответствии с распределением должностных обязанностей проводит по поручению управляющего делами администрации ежеквартальный количественный учет и анализ характера обращений, подготавливает полугодовые и годовые отчеты-справки. Годовые отчеты по обращениям граждан, поступившим в администрацию, готовятся к 15 января года, следующего за отчетным, квартальные - к 20 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

По мере необходимости составляются аналитические справки за более короткий период времени и по конкретным вопросам, затрагиваемым в обращениях граждан, а также по повторным и коллективным обращениям.


5. Порядок отказа в рассмотрении обращений граждан

Основания отказа в рассмотрении письменных обращений по существу. Обращение не рассматривается по существу, если:

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;

от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

текст письменного обращения не поддается прочтению;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.


6. Ответственность работников при рассмотрении обращений граждан

Работники, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.

Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращениях информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Глава района.

При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения администрации города. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении администрации района.