Постановление главы Ковровского района от 18.06.2012 N 592

"Об утверждении инструкции по работе с документами в администрации Ковровского района"

Документ по состоянию на февраль 2014 г.


В целях совершенствования работы с документами в администрации района постановляю:

1. Утвердить инструкцию по работе с документами в администрации Ковровского района согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений администрации района организовать изучение данной инструкции служащими и обеспечить контроль за выполнением ее требований.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на начальника управления организационной и кадровой работы Л.А. Неверову.

4. Считать утратившим силу постановление главы Ковровского района от 22.05.2006 N 288 "Об утверждении инструкции по работе с документами в администрации Ковровского района".


Глава Ковровского района
А.В.КЛЮШЕНКОВ


Утверждена
постановлением
администрации
Ковровского района
от 18.06.2012 N 592


1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с документами в администрации Ковровского района разработана в соответствии с постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", с требованиями Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными правовыми актами Ковровского района.

1.2. Инструкция по работе с документами в администрации Ковровского района (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в структурных подразделениях администрации района (далее - структурные подразделения).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, движение и хранение.

1.4. Инструкция устанавливает общий порядок использования в администрации района автоматизированных систем и информационных технологий в работе по документационному обеспечению деятельности.

1.5. В работе с документами в администрации района используется электронная система "Документооборот" на базе платформы LOTUS/NOTES, объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места сотрудников структурных подразделений, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:

- о правовых актах администрации района;

- о входящих, внутренних и исходящих документах;

- о движении документов в администрации района;

- о сроках исполнения по входящим документам;

- о направлении документов в дело и передаче их на хранение;

- о поступивших обращениях граждан.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическая помощь, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обучение служащих основам делопроизводства в администрации района осуществляется управлением организационной и кадровой работы.

1.7. Ответственные за работу с документами в администрации района и структурных подразделениях администрации района, являющихся юридическими лицами, в соответствии с должностными инструкциями, как правило, осуществляют следующие основные функции:

- прием и регистрацию поступающих документов, а также проверку соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе;

- передачу документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрацию исходящих документов, проверку правильности их оформления и передачу их на отправку;

- контроль за прохождением документов;

- организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку руководству сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

- ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверку наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников;

- печатание служебных писем за подписью руководителя и других документов (заявок);

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработку номенклатуры дел;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовку и своевременное оформление описей законченных дел постоянного и временного сроков хранения, а также подготовку акта на уничтожение дел со сроком "до минования надобности" и передачу их в архив или управление организационной и кадровой работы;

- ознакомление служащих с распорядительными документами и информационными материалами в соответствии с резолюцией руководителя;

- прием и передачу служебной информации по факсимильной связи;

- обмен информацией по электронной почте;

- организацию использования средств копировальной техники;

- подготовку заявок на получение, учет и выдачу канцелярских принадлежностей и другое.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в подразделениях администрации района, являющихся юридическими лицами, возлагается на их руководителей.

Поступающие на муниципальную службу в администрацию района работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями соответствующих подразделений.

1.8. При работе с документами администрации района не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях.

1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются подразделениями, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) главы района.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник подразделения обязан передавать находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник передает дела и документы работнику, назначенному на данную должность или временно исполняющему данные обязанности, либо непосредственно руководителю.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, журналы регистрации, картотеки работнику, назначенному на данную должность или временно исполняющему данные обязанности, либо непосредственно руководителю.

1.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не требует документального оформления.

1.12. В случае утраты документа немедленно информируется руководитель подразделения и сообщается в управление организационной и кадровой работы. Руководителем подразделения назначается служебное расследование (с написанием объяснительной записки), о результатах которого информируется начальник управления организационной и кадровой работы.

1.13. Служащие администрации района несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.14. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной "Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации", утвержденной постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 N 3-1, Законом РФ "О государственной тайне" от 06.10.1997 N 131-ФЗ и с учетом требований настоящей Инструкции.

Подготовка и изготовление секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах в режимно-секретном подразделении администрации района.

1.15. В развитие отдельных положений настоящей Инструкции структурные подразделения администрации района, являющиеся юридическими лицами, исходя из своей специфики, могут разрабатывать конкретизирующие их методические документы, не противоречащие настоящей Инструкции.


2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы администрации Ковровского района должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

2.1.2. В администрации района применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк письма главы района;

бланк конкретного вида документа (постановления и распоряжения администрации Ковровского района);

бланки писем структурных подразделений администрации района.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации, утверждены настоящей Инструкцией (приложения N 1 - 4) и содержат необходимые реквизиты.

Бланки изготавливаются с использованием компьютерной техники, в соответствии с утвержденными образцами.

2.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы Ковровского района.

Для удобства подготовки проектов документов можно использовать специально подготовленные шаблоны (файлы для Microsoft Word с расширением *.dot) стандартных бланков, где уже учтены требования, изложенные выше. Файлы шаблонов находятся на диске \\Y\_Бланки документов.


2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в администрации района

При составлении документов оформляются реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Состав реквизитов определяется в зависимости от вида документа.

2.2.1. Герб Ковровского района.

Герб Ковровского района помещают на бланках документов в соответствии с Положением о гербе Ковровского района, утвержденным решением Совета народных депутатов от 28.04.2001 N 7/43.

2.2.2. Код администрации Ковровского района.

Код администрации Ковровского района проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) администрации Ковровского района проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.5. Наименование администрации Ковровского района.

Наименование администрации Ковровского района должно соответствовать его наименованию, указанному в Уставе Ковровского района.

При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного.

2.2.6. Справочные данные об администрации Ковровского района.

Справочные данные об администрации района включают почтовый и электронный адреса, номера телефона и факса.

2.2.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (постановления и распоряжения администрации района, письма) или события, зафиксированные в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

14 марта 2005 г.

2.2.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из буквенное обозначение подразделения (приложение N 5), его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например, УОКР-101/01-30

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.2.10. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:


                                        Минюст России
                                  Департамент информатизации
                               и научно-технического обеспечения

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:


                                       ОАО "Электроцентромонтаж"
                                          Главному бухгалтеру
                                             В.М. Кочетову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:


                                          Генеральному директору
                                          ОАО "Северные регионы"
                                               В.А. Лагунину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:


                                      Руководителям структурных
                                     подразделений администрации
                                          Ковровского района

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:


                               Государственное учреждение
                        "Всероссийский научно-исследовательский
                      институт документоведения и архивного дела"
                        Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:


                                        Акимову Д.А.
                               Волго-Донская ул., д. 29, кв. 277,
                                       Ковров, 601910

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.2.11. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:


                                          УТВЕРЖДАЮ
                                   Глава Павловского района
                                 _____________ _______________
                              (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                            00.00.0000
                                              (дата)

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:


                                         УТВЕРЖДЕН
                                    решением общего собрания
                              акционеров ОАО "Владимиррегионгаз"
                                       от 05.04.2006 N 14

или


                                           УТВЕРЖДЕНО
                                        приказом ВНИИДАД
                                       от 05.04.2006 N 82

2.2.12. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.13. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"О чем?" ("О ком?"), например:


                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                     Об изменении штатного расписания

"Чего?" ("Кого?"), например:


    Должностная инструкция главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

2.2.14. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.15. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В постановлениях главы, распорядительных документах администрации и подразделений, а также во внутренних документах, адресованных руководителям структурных подразделений, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает").

2.2.16. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименования, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


   Приложение:   1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
                 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:


   Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение
               к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


   Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера.

Например:


                                              Приложение
                                              к постановлению администрации
                                              Ковровского района
                                              от 16.03.2005 N 261

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки,

Например:


                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ
                                                  к постановлению
                                          администрации Ковровского района
                                                 от 18.03.2005 N 234

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и знак номера ставится перед порядковым номером, например: "Приложение N 2".

2.2.17. Подпись.

Документы, направляемые в администрацию Владимирской области, подписываются главой Ковровского района или по его поручению первым заместителем главы, начальником финансового управления.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам подписываются главой Ковровского района или по его поручению его заместителями, или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:


Заместитель главы            Личная подпись               М.В. Ларин

Начальник управления         Личная подпись               З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими должностными лицами равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне.

Например:


Заведующий отделом                         Заведующий отделом
по научной работе                          по экономике

Личная подпись       Ю.Г. Демидов         Личная подпись       К.И. Игнатов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:


Председатель комиссии     Личная подпись           В.Д. Банаскжевич

Члены комиссии:           Личная подпись           А.Н. Сокова

                          Личная подпись           А.С. Красавин

                          Личная подпись           О.И. Рысков

Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа, завизированный исполнителем (с указателями рассылки), подписанный руководителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В подписанных документах не допускаются подчистки, исправления, добавления.

2.2.18. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) или руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового и распорядительного акта главы района.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:


Замечания (особые мнения, дополнения) прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись                        А.С. Иванов

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:


СОГЛАСОВАНО

Начальник УВД г. Снеженск
________________ _________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000 (дата)

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами государственных органов исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями.

2.2.19. Оттиск печати.

Администрация и структурные подразделения администрации района имеют печати.

Оттиск печати с изображением Государственного Герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Оттиск печати с изображением герба Ковровского района ставится на документах, требующих удостоверения их подлинности, по вопросам, входящим в компетенцию администрации района (на нормативно-правовых и распорядительных документах). Простые круглые печати "Для документов" ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственной подписи допускается при подготовке Почетных грамот, поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений; в случае направления документа более чем в четыре адреса, а также на копиях и других документах нефинансового и неправового характера. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы района определяется главой района. Главой района назначаются лица, ответственные за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

2.2.20. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:


Верно

Специалист отдела кадров         Личная подпись         А.П. Петрова

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати "Для документов" администрации района

2.6.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.

Например:


Н.С. Максимова
3-25-37

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Исполненные документы направляются в дело руководителями, наложившими резолюции.

Отметка "В дело", дата, подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

Контрольные документы (со штампом "Контроль") направляются в дело только после снятия их с учета в управлении организационной и кадровой работы.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

2.2.23. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в администрацию района содержит очередной порядковый номер, дополненным индексом дела по номенклатуре дел, и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется штампом.


2.3. Оформление официальных документов (файлов официальных документов)

Проекты официальных документов главы и администрации района готовятся на специально утвержденных бланках, с использованием компьютерной техники в формате Microsoft Word для Windows 6.0/95/97/2000 (*.dос, *.г11). Файлы после проведенного согласования и визирования передаются в управление организационной и кадровой работы по локальной сети. Файлы должны удовлетворять следующим требованиям:

2.3.1. Формат документа - А4.

2.3.2. Поля документа:

левое - 25 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.3.3. Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление, распоряжение администрации района), заголовок и текст.

Заголовок располагается в верхнем левом углу после реквизита "Дата" перед основным текстом. Заголовок набирается курсивом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

2.3.4. Гарнитура шрифта основного текста и заголовка - Times New Roman.

2.3.5. Размер шрифта основного текста и заголовка - N 14.

2.3.6. Межстрочный интервал основного текста и заголовка - одинарный.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине).

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.3.7. Интервал между абзацами - 6 пт.

2.3.1.8. Пункты перечисления оформляются списком (нумерованным или маркированным) с интервалом 6 пт.

2.3.9. Все встроенные элементы оформления (таблицы, рисунки и т.п.) должны быть стандартными для данного редактора и не должны выходить за пределы полей документа.

2.3.10. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки. Если таблица печатается более чем на одной странице, ее графы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.3.11. Приложения к документу оформляются так же, как основной текст. В заголовках допускается применение полужирного шрифта или курсива. Текст документа и приложения к нему должны помещаться в один файл. При необходимости допускается оформление приложений отдельно в формате Microsoft Excel for Windows 97/2000 (*.хls) или в графическом формате JPG (для графических приложений).

2.3.12. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

2.3.13. На оборотной стороне последнего листа основного текста проекта постановления и распоряжения размещаются визы работников, руководителей структурных подразделений администрации района, подготовивших проект, начальника правового управления, осуществившего правовую экспертизу проекта документа, список рассылки данного документа, информация об исполнителе, подтверждающем соответствие текста файла документа его бумажному носителю, имя каталога, файла документа и отметка об изготовлении (дата, ФИО). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. (приложения NN 6, 7).


2.4. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений администрации района, положений, правил, инструкций, протоколов, служебных писем, приказов

2.4.1. Постановления, распоряжения администрации района.

2.4.1.1. Постановлениями оформляются решения нормативно-правового характера, издаваемые с целью разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед администрацией района. Задачи, обозначенные в постановлении, носят, как правило, долгосрочный характер.

Распоряжениями оформляются решения распорядительного характера. Они предоставляют собой доведение до исполнителей оперативных вопросов, имеющих ограниченный срок действия и касающихся узкого круга должностных лиц.

Подготовка и оформление постановлений и распоряжений администрации района осуществляется структурными подразделениями в соответствии с настоящей инструкцией.

Ответственность за оформление проектов постановлений и распоряжений администрации района возлагается на руководителей структурных подразделений, которые вносят эти проекты.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовят управления организационной и кадровой работы, образования, экономики, имущественных и земельных отношений, культуры, молодежной политики и туризма на основании соответствующих представлений и компетенции.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений и распоряжений администрации района осуществляет правовое управление и управление организационной и кадровой работы.

В пунктах проектов постановлений и распоряжений администрации района, которыми возлагается контроль за исполнением соответствующих актов, указывается полное наименование должностного лица без указания его фамилии и инициалов.

Например:


         Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
         начальника управления организационной и кадровой работы.

В случае возложения в тексте акта администрации района обязанностей на органы и структурные подразделения администрации района, указываются только наименования соответствующих органов и структурных подразделений администрации района без указания фамилии и инициалов руководителя.

Например:


         Управлению организационной и кадровой работы обеспечить
         организационные меры по награждению победителей конкурса.

2.4.1.2. Проекты постановлений и распоряжений визируются исполнителем, руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником правового управления. Возражения по проекту постановления или распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проекты вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты постановлений и распоряжений, представляемые главе района на подпись, могут визироваться заместителями главы в соответствии с распределением обязанностей.

2.4.1.3. Проекты постановлений и распоряжений печатаются на бланках установленной формы и направляются для подписи главе района при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути документа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой документа является дата его подписания.

2.4.1.4. Копии постановлений и распоряжений или их размноженные экземпляры заверяются печатью администрации района и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем.

2.4.1.5. Дата и номер постановления и распоряжения проставляются после подписания документов главой района в управлении организационной и кадровой работы.

Датой документа является дата его подписания.

Нормативные правовые и распорядительные акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года раздельно для постановлений, распоряжений, распоряжений по личному составу.

Дата и номер оформляются цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера документа. Дата состоит из восьми цифровых знаков, начиная с 2000 года.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", к порядковому номеру распоряжения по личному составу через дефис добавляются буквы "рл".

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения).

Например:


               Об утверждении Инструкции по делопроизводству
                     администрации Павловского района

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами.

Текст постановления (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "постановляю", которое печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).

Если постановление (распоряжение) изменяет, отменяет какое-то постановление (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В постановление (распоряжение) не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления (распоряжения).

Постановления (распоряжения) подписывает глава Ковровского района, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанные постановления (распоряжения), а также в согласованные проекты документов не допускается.

Образцы оформления постановлений и распоряжений приведены в приложениях NN 7, 8.


2.4.2. Положения, правила, инструкции.

2.4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации Ковровского района.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются главой района, или как акты, утверждаемые главой района; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

2.4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов документов.

2.4.2.3. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста). Должностные инструкции муниципальных служащих разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений. На лицевой стороне последнего листа должностной инструкции проставляются визы работника об ознакомлении и руководителя подразделения, подготовившего инструкцию.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы, как правило, нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения (правил, инструкции) приведен в приложениях NN 8, 9.


2.4.3. Протокол.

2.4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.4.3.2. В администрации района протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.4.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:


    Заместители главы района
    начальники управлений администрации района.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

2.4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью администрации района.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые имеют следующие реквизиты:

2.4.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование вида документа - выписка из протокола.

Вид совещания, заседания.

Дата и номер.

Эти реквизиты печатаются так же, как в протоколе.


Формулировка вопроса повестки дня.

Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.


Решение.

Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.


Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициалов и фамилии.


Печать.

Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.


Приложение.

Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола.


2.4.3.8. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.4.3.9. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола установленной формы или на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости) через 2 межстрочных интервала, печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседания, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой;

дата и номер протокола дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал;

подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинаковый межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.4.3.10. Приложения.

Оформляются на отдельном листе бумаги.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже, через 1,5 интервала, дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа.


Например:                                                   Приложение
                                                      к протоколу совещания
                                                          у главы района
                                                         от 20.05.2011 N 1

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.4.3.11. Пометка ограничения доступа к протоколу.

Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.

Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименование должностей располагаются на одном уровне.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 10.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 11.


2.4.4. Служебные письма.

2.4.4.1. Служебные письма администрации района готовятся:

как ответы о выполнении рекомендаций Губернатора Владимирской области и поручений главы Ковровского района;

как ответы главы района на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации Ковровского района;

как сопроводительные письма к документам;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции в соответствии с действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются главой района и руководителями структурных подразделений.

2.4.4.3. Служебные письма главы и администрации района печатаются на утвержденных стандартных бланках формата А4 (приложения NN 1, 2). Изготовление бланков писем структурных подразделений осуществляются средствами компьютерной техники в соответствии с утвержденными образцами (приложения NN 12 - 15).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата.

2.4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

    "Администрация    Ковровского    района   считает...",   "Администрация
Ковровского  района  рассмотрела...",  "Администрацией  Ковровского  района
рассмотрено...".

Если письмо оформлено на бланке главы района, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма подписываются главой района, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений, если это право установлено им соответствующими положениями о структурных подразделениях или должностными инструкциями.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью администрации Ковровского района, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения проставляется соответствующая отметка.


2.4.5. Приказ.

2.4.5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы структурного подразделения администрации района.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя структурного подразделения администрации района, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет ответственный за делопроизводство.

2.4.5.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

2.4.5.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

2.4.5.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия также обязательно направляется исполнителю.

2.4.5.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа - приказ;

Дата и номер приказа.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается курсивом, размером шрифта N 12, через 1 межстрочный интервал.

Например:


О создании
межведомственной комиссии

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через одинарный интервал от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться, как правило, словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на постановлениях, распоряжениях администрации района.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения администрации района, а его отсутствие - лицо, его замещающее.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также согласованный проект документа не допускается.


2.4.5. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная).

2.4.5.1. Записки, оформляемые в администрации Ковровского района, используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками.

Записки составляются как на бумажном носителе, так и в электронном виде;

записки печатаются на бланках структурных подразделений и имеют следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа - записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная);

дата и номер записки;

адресат документа (должностные лица структурных подразделений);

текст документа;

подпись.


III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации района, регламентируются настоящей Инструкцией и иными правовыми актами администрации района.


3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в администрацию района доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.


3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих в администрацию района документов производится в централизованном порядке управлением организационной и кадровой работы. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним, составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении организационной и кадровой работы, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение главе района и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале и оперативно передается главе района.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется в специальном журнале;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.2. Поступившие документы специалистом управления организационной и кадровой работы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции, поступающих в администрацию района, приведен в приложении N 16.

3.3.3. Регистрация поступивших документов производится в управлении организационной и кадровой работы. На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленной формы (приложение N 17).

В день поступления документа при регистрации его в электронной системе "Документооборот" в электронную карточку вводятся необходимые реквизиты и данные о нем.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной системе "Документооборот" не менее 5 лет.

3.3.4. Зарегистрированные в электронной системе "Документооборот" документы передаются на просмотр главе района или в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности.

После наложения резолюции она заносится в базу данных и распечатывается регистрационная карточка (приложение N 18).

Затем согласно резолюциям документы передаются на исполнение в структурные подразделения под роспись в разносной книге.

Ошибочно поступившие в подразделение документы незамедлительно с соответствующей пометкой возвращаются в управление организационной и кадровой работы.

3.3.5. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

3.3.6. Документы с пометками "Для служебного пользования" передаются специалистом управления организационной и кадровой работы исполнителям под роспись с указанием даты в специальном журнале регистрации документов с грифом "Для служебного пользования".

3.3.7. Прием и учет поступающих в подразделения, зарегистрированных управлением организационной и кадровой работы документов осуществляется ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях или руководителями структурных подразделений.

Документы, поступившие непосредственно в подразделения на имя главы района (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в управление организационной и кадровой работы.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются в электронной регистрационной карточке.

Очередность обработки документов определяется степенью срочности их исполнения или доставки.

3.3.8. Зарегистрированные документы передаются согласно резолюциям на исполнение работникам. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о движении и исполнении документа вносятся в электронную карточку.

Контроль за исполнением документов возлагается на работников, отвечающих за ведение делопроизводства в управлении организационной и кадровой работы и подразделениях администрации района.

3.3.9. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения администрации района в другое производится с обязательной отметкой в электронной карточке (указываются фамилия, инициалы руководителя, которому передается документ, дата). Если руководитель подразделения накладывает свою резолюцию, то ответственный за ведение делопроизводства управления организационной и кадровой работы заносит ее в электронную карточку.


3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые администрацией района, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением организационной и кадровой работы в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются в управление организационной и кадровой работы полностью оформленными, с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления организационной и кадровой работы.

3.4.2. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации района еженедельно составляют сводку о ходе исполнения документов и докладывают руководителю подразделения о состоянии работы с документами.

Введенная в электронную базу данных подразделения информация о поступивших в подразделение документах и учетные карточки документов хранятся в подразделении 5 лет.

3.4.3. Исполненные документы не позднее чем в 5-дневный срок, передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства управления организационной и кадровой работы для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.


3.5. Ведение переписки по электронной почте

Информационно-компьютерный отдел администрации района обеспечивает обработку электронной почты.

3.5.1. Документ, предназначенный для отправки по электронной почте, оформляется в соответствии с инструкцией по работе с документами администрации района.

Документы подразделений администрации, подлежащие отправке по электронной почте, должны иметь пометку "Подлежит отправке по электронной почте".

Для отправки документа по электронной почте исполнитель обязан:

- направить точный электронный образ документа в информационно-компьютерный отдел;

- указать электронный адрес (список адресов) получателя;

- указать краткую информацию о документе для заполнения поля "Тема" письма.

Специалист, отвечающий за работу с электронной почтой, обязан:

- проверить полученный электронный образ документа антивирусной программой (при необходимости упаковать его архиватором);

- сохранить электронный образ документа в архиве отправленных документов почтовой программы, используемой в информационно-компьютерном отделе, имеющем структурное деление на годы и месяцы. Срок хранения определяется возможностью имеющейся компьютерной техники.

За соответствие электронного образа документа бумажному отвечает исполнитель.

За доставку письма отвечает специалист, отвечающий за работу с электронной почтой.

3.5.2. После получения документа он пересылается по локальной сети специалистам, отвечающим за документооборот, для регистрации. Электронный образ документа должен быть сохранен в архиве входящих документов почтовой программы, используемой в информационно-компьютерном отделе, имеющем структурное деление на годы и месяцы. Срок хранения определяется возможностью имеющейся компьютерной техники.

При получении неофициального письма, оно может быть распечатано и передано непосредственно получателю, если он указан в письме. При наличии у непосредственного получателя компьютерной техники, документ может быть передан ему в электронном виде без пометок.


3.6. Порядок прохождения внутренних документов

3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.6.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации района, согласованные с заинтересованными подразделениями и должностными лицами, передаются в управление организационной и кадровой работы.

Оформленные документы передаются на подпись главе района. После подписания документы регистрируются.

3.6.3. Размноженные экземпляры подписанных главой района и зарегистрированных постановлений и распоряжений в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения в соответствии с указателем рассылки.

3.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в разносной книге управления организационной и кадровой работы.

3.6.5. Подлинники постановлений и распоряжений администрации района, справки, замечания остаются в управлении организационной и кадровой работы для последующей передачи в архив.


3.7. Учет количества документов

3.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится управлением организационной и кадровой работы.

Результаты учета количества документов обобщаются управлением организационной и кадровой работы и представляются главе района для ознакомления.

3.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров копий.

Учет количества документов проводиться по администрации района в целом и по отдельным подразделениям в части документов, находящихся на контроле.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме по каждой группе документов (приложение N 19).


3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой района или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

3.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.


3.9. Поисковая система по документам

3.9.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

3.9.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.9.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного управлением организационной и кадровой работы, из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

3.9.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются федеральные нормативные правовые акты, постановления распоряжения администрации района по основной деятельности, распоряжения администрации района по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

3.9.5. Регистрация поступающих внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из вышестоящих организаций, поступающие на рассмотрение главе района и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства района, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении организационной и кадровой работы..

Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются управлением организационной и кадровой работы или в органах и структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

3.9.6. Документы регистрируются в базе данных электронной системы "Документооборот".

3.9.7. Документу-ответу присваивается регистрационный номер соответствующего входящего документа.


3.10. Организация поисковой системы по документам

3.10.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации района на базе электронной системы "Документооборот" имеется поисковая система по документам.

3.10.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.


Страницы документа: