Распоряжение вице-Губернатора Ивановской обл., руководителя аппарата Правительства Ивановской обл. от 07.12.2012 N 59-од

"Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и документационного контроля Правительства Ивановской области"

Документ по состоянию на февраль 2014 г.


В соответствии с указом Губернатора Ивановской области от 12.01.2006 N 3-уг "Об аппарате Правительства Ивановской области":


1. Утвердить Положение об отделе делопроизводства и документационного контроля Правительства Ивановской области (прилагается).


2. Признать утратившим силу приказ руководителя аппарата Правительства Ивановской области от 06.05.2011 N 15-од "Об утверждении Положения об отделе канцелярия аппарата Правительства Ивановской области".


Вице-Губернатор Ивановской области,
руководитель аппарата Правительства
Ивановской области
В.В.СМИРНОВ


Приложение
к распоряжению
вице-Губернатора Ивановской области,
руководителя аппарата Правительства
Ивановской области
от 07.12.2012 N 59-од


1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и документационного контроля Правительства Ивановской области (далее - отдел делопроизводства) является структурным подразделением аппарата Правительства Ивановской области (далее - аппарат Правительства).

1.2. Отдел делопроизводства осуществляет документационное обеспечение деятельности Губернатора Ивановской области (далее - Губернатор), Правительства Ивановской области (далее - Правительство) и обеспечивает единую систему делопроизводства в Правительстве и центральных исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - исполнительные органы власти).

1.3. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Ивановской области, законами и иными правовыми актами Ивановской области, распоряжениями вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области (далее - руководитель аппарата), а также настоящим Положением.

1.4. Отдел делопроизводства осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами власти, государственными органами и государственными учреждениями Ивановской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, организациями, структурными подразделениями аппарата Правительства в пределах своей компетенции.


2. Задачи и функции отдела делопроизводства

2.1. Основными задачами отдела делопроизводства являются:

2.1.1. Организация функционирования единой системы делопроизводства в Правительстве и исполнительных органах власти, в том числе с использованием системы электронного документооборота.

2.1.2. Методическое обеспечение деятельности Правительства и исполнительных органов власти по вопросам делопроизводства.

2.1.3. Совершенствование и оптимизация системы делопроизводства и документооборота в Правительстве, в структурных подразделениях аппарата Правительства и исполнительных органах власти.

2.1.4. Осуществление контроля за деятельностью структурных подразделений аппарата Правительства по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.1.5. Подготовка и представление руководителю аппарата, заместителю руководителя аппарата Правительства Ивановской области, начальнику главного правового управления Правительства Ивановской области (далее - заместитель руководителя аппарата) информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности и исполнительской дисциплины в Правительстве.

2.1.6. Контроль по срокам исполнения правовых актов Губернатора, Правительства, руководителя аппарата.

2.1.7. Контроль по срокам исполнения поручений Губернатора, руководителя аппарата и лиц, их официально замещающих.

2.1.8. Подготовка стенограмм заседаний Правительства и иных совещаний по поручению Губернатора и руководителя аппарата.

2.1.9. Осуществление копировально-множительных работ в Правительстве.

2.1.10. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.2. В соответствии с возложенными задачами отдел делопроизводства осуществляет следующие функции:

2.2.1. Принимает, обрабатывает, ведет учет, осуществляет своевременную регистрацию, распределение входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе документов с грифом "Для служебного пользования"), осуществляет своевременное отправление исходящей корреспонденции.

2.2.2. Регистрирует и передает в соответствующие структурные подразделения аппарата Правительства документы текущего делопроизводства.

2.2.3. Готовит руководителю аппарата, заместителю руководителя аппарата информацию о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению правовых актов Губернатора и Правительства, поручений Губернатора, руководителя аппарата, лиц, их официально замещающих.

2.2.4. Информирует исполнительные органы власти, комплексы областного управления, структурные подразделения аппарата Правительства об истечении сроков исполнения поручений Губернатора, руководителя аппарата, лиц, их официально замещающих.

2.2.5. Осуществляет подготовку проектов поручений на обращения, запросы (за исключением обращений граждан) в адрес Губернатора, руководителя аппарата и лиц, их официально замещающих.

2.2.6. Осуществляет мониторинг деятельности исполнительных органов власти, комплексов областного управления в части анализа исполнительской дисциплины, а также мониторинг деятельности структурных подразделений аппарата Правительства в части исполнительской дисциплины и представляет руководителю аппарата, заместителю руководителя аппарата доклады с оценкой результатов их деятельности.

2.2.7. Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве.

2.2.8. Осуществляет разработку сводной номенклатуры дел Правительства.

2.2.9. Группирует исполненные документы постоянного срока хранения отдела делопроизводства в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Правительства и осуществляет систематизацию документов внутри дела.

2.2.10. Обеспечивает сохранность, учет и использование документов, находящихся на хранении в Правительстве, в том числе протоколов консультативных и совещательных органов, создаваемых Губернатором и Правительством, протоколов заседаний Правительства.

2.2.11. Осуществляет методическое обеспечение деятельности структурных подразделений аппарата Правительства по оформлению законченных делопроизводством, исполненных и сгруппированных дел постоянного и временного хранения для подготовки их к передаче на архивное хранение (проводит в структурных подразделениях консультационную работу по оформлению документов постоянного хранения, составлению внутренних описей).

2.2.12. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата Правительства дел в соответствии с номенклатурой дел Правительства, подлежащих сдаче в архив.

2.2.13. Организует и ведет работу по подготовке дел в соответствии с номенклатурой дел Правительства к передаче в ГБУ "Государственный архив Ивановской области" в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями.

2.2.14. Обеспечивает своевременное направление исполнительным органам власти, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти по Ивановской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностным лицам правовых актов Губернатора и Правительства.

2.2.15. Выполняет копировально-множительные работы и сканирование документов.

2.2.16. Разрабатывает положения, инструкции, иные правовые акты по вопросам делопроизводства в Правительстве и в системе исполнительных органов власти.

2.2.17. Участвует в проведении экспертизы ценности документов для определения необходимости их дальнейшего хранения и последующей передачи их на государственное хранение в ГБУ "Государственный архив Ивановской области" и (или) уничтожения.

2.2.18. Обеспечивает постановку на контроль и снятие с контроля поручений Губернатора, руководителя аппарата, лиц, их официально замещающих.

2.2.19. Координирует деятельность исполнительных органов власти по вопросам организации работы с документами.

2.2.20. Печатает стенограммы заседаний Правительства с аудиозаписи, а также по поручению Губернатора и руководителя аппарата стенограммы иных заседаний и совещаний.

2.2.21. Участвует в планировании расходов и обеспечении целевого и эффективного использования средств аппарата Правительства.

2.2.22. Обеспечивает поддержание информации о деятельности Губернатора и Правительства в сети Интернет, в отношении которой является ответственным структурным подразделением аппарата Правительства, в актуальном состоянии.

2.2.23. Обеспечивает в соответствии с Порядком составления, утверждения и ведения бюджетной сметы Правительства, утвержденной руководителем аппарата, предоставление показателей расходов, включаемых в проект бюджетной сметы.


3. Права отдела делопроизводства

В целях выполнения возложенных задач и функций отдел делопроизводства имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений аппарата Правительства и исполнительных органов власти, организаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства.

3.2. Использовать в установленном порядке государственные и телекоммуникационные системы связи, а также внутреннюю связь в аппарате Правительства.

3.3. Поддерживать в установленном порядке рабочие контакты с исполнительными органами власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, структурными подразделениями аппарата Правительства, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства.

3.4. Требовать от структурных подразделений аппарата Правительства соблюдения установленных правил делопроизводства.

3.5. Проводить проверку организации документационного обеспечения в структурных подразделениях аппарата Правительства и возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил делопроизводства.

3.6. Возвращать исполнителям представленные для доклада Губернатору, руководителю аппарата документы и требовать их доработки в соответствии с установленным порядком работы со служебными документами.

3.7. Пользоваться в установленном порядке справочными и информационными банками данных Правительства.

3.8. Участвовать в работе коллегиальных органов по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства.

3.9. Готовить проекты правовых актов Губернатора, Правительства, руководителя аппарата по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства.

3.10. Вносить предложения руководителю аппарата, заместителю руководителя аппарата по вопросам совершенствования деятельности отдела делопроизводства, а также формам и методам работы с документами, привлечению к ответственности должностных лиц, нарушающих установленные правила делопроизводства.

3.11. Осуществлять иные права в соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Ивановской области.


4. Руководство отделом делопроизводства и организация деятельности отдела делопроизводства

4.1. Непосредственный контроль за деятельностью и координация работы отдела делопроизводства осуществляются руководителем аппарата и заместителем руководителя аппарата.

4.2. Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела делопроизводства (далее - начальник отдела), назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем аппарата.

4.3. Начальник отдела:

4.3.1. Организует работу отдела делопроизводства, несет ответственность за выполнение возложенных на отдел делопроизводства задач и функций.

4.3.2. Вносит предложения руководителю аппарата и заместителю руководителя аппарата по основным направлениям деятельности отдела делопроизводства и докладывает ему информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства.

4.3.3. Распределяет обязанности между государственными гражданскими служащими Ивановской области, замещающими должности государственной гражданской службы Ивановской области в отделе делопроизводства (далее - гражданские служащие отдела делопроизводства), разрабатывает проекты должностных регламентов гражданских служащих отдела делопроизводства, а в случаях изменения законодательства Российской Федерации и Ивановской области, касающегося положений, определенных в должностных регламентах, структурных и штатных изменений, изменения распределения обязанностей между гражданскими служащими отдела делопроизводства незамедлительно осуществляет подготовку соответствующих проектов должностных регламентов и представляет их в управление государственной службы и кадров Правительства для согласования.

4.3.4. Контролирует служебную деятельность гражданских служащих отдела делопроизводства, их эффективное взаимодействие с другими структурными подразделениями аппарата Правительства, а также органами, указанными в пункте 1.4 настоящего Положения.

4.3.5. Вносит в установленном порядке руководителю аппарата предложения о поощрении гражданских служащих отдела делопроизводства и проведении в отношении указанных лиц служебной проверки.

4.3.6. В пределах своей компетенции принимает решения, обязательные для выполнения гражданскими служащими отдела делопроизводства.

4.3.7. Осуществляет контроль за соблюдением гражданскими служащими отдела делопроизводства служебного распорядка аппарата Правительства, служебных контрактов и должностных регламентов, правил работы со служебными документами.

4.3.8. Решает совместно с управлением государственной службы и кадров Правительства вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в отделе делопроизводства, в том числе с подбором, расстановкой, переподготовкой и повышением квалификации кадров отдела делопроизводства, в установленных случаях - проведением аттестаций, квалификационных экзаменов, присвоением классных чинов и установлением надбавок к должностным окладам.

4.3.9. Подписывает и согласовывает материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства.

4.3.10. Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения задач и функций отдела делопроизводства, в пределах своей компетенции.