Приказ Минсельхоза России от 07.08.2013 N 300

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации"

Документ по состоянию на август 2014 г.


В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации.

2. Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 марта 2007 г. N 175 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Минсельхозе России" признать утратившим силу.


Министр
Н.В.ФЕДОРОВ


Утверждена
Приказом
Минсельхоза России
от 7 августа 2013 г. N 300


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство) документов и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется в соответствии с положениями Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 (далее - Методические рекомендации), Регламента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Регламент Министерства).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения), утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и регулируется специальными нормативными актами Министерства.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах Министерства осуществляется Департаментом управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами) в соответствии с Положением о Департаменте управления делами.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в департаментах возлагается на директоров департаментов.

Директора департаментов:

обеспечивают тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;

принимают меры к сокращению внутренней переписки и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов) от подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти, определенных указами Президента Российской Федерации, и других организаций;

обеспечивают ознакомление вновь принятых государственных гражданских служащих со структурой Министерства, положением о департаменте, должностным регламентом и настоящей Инструкцией, а также с установленным порядком работы, с целью повышения трудовой дисциплины, оперативности и эффективности труда.

Сотрудники Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководства Министерства и на основании письменных запросов.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.

Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения руководства Министерства в установленном порядке.

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в департаментах Министерства осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенными приказами руководства Министерства. Права и обязанности данных работников определяются их должностными регламентами.

1.9. Депуправделами периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.

1.10. Документы, оформленные на бланках Министерства установленного образца, подписываются руководством Министерства. Все документы за подписью руководства Министерства регистрируются и направляются адресатам только через Депуправделами.

Документы, оформленные на бланках департаментов установленного образца, подписываются руководством департаментов в пределах их компетенции. Документы за подписью руководства департаментов подлежат регистрации в департаментах и отправляются через Депуправделами.

1.11. Переписка между департаментами по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения и перемещения по службе работники Министерства передают документы по указанию соответствующего руководителя другим работникам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах Министерства. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. Назначенные на должность гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами в Депуправделами.


II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

оформление документа - представление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой, в соответствии с установленным порядком, проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Министерства, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

служба делопроизводства - Депуправделами Министерства, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.


III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В Министерстве используются следующие виды бланков:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

бланк письма Министерства;

бланк письма Министра;

бланк письма первого заместителя Министра;

бланк письма заместителя Министра;

бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра;

бланк письма департамента;

общий бланк письма Министерства;

общий двусторонний бланк письма Министерства.

Бланки документов Министерства разработаны на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Состав реквизитов для каждого вида бланков:

- для бланка приказа, распоряжения, протокола:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

сокращенное наименование Министерства;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- для бланка письма Министерства:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

сокращенное наименование Министерства;

справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

- для бланка письма Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителя Министра:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

сокращенное наименование Министерства;

должность лица - автора документа;

справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

- для бланка письма департамента:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

сокращенное наименование Министерства;

полное наименование департамента;

сокращенное наименование департамента;

справочные данные о департаменте Министерства (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

- для общего бланка Министерства:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

сокращенное наименование Министерства;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- для общего двустороннего бланка письма Министерства:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты).

Образцы бланков документов Министерства приведены в Приложениях N 1 - 11 к настоящей Инструкции.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Установленные размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.1.2. Бланки документов Министерства с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, изготовленные по заказу Министерства полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной продукции на должном качественном уровне, подлежат учету в Депуправделами. На бланках документов с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации типографским способом проставляются порядковые номера.

3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.4. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.1.5. При переписке между подразделениями Министерства бланки не используются.

3.1.6. Образцы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются приказом Министерства по представлению Депуправделами.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра и утверждается приказом Министерства. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся Депуправделами.


3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Министерства;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о Министерстве;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.2. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов Министерства в одноцветном варианте на геральдическом щите на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства".

3.2.3. Наименование Министерства

Полное и сокращенное наименование Министерства, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 450 (далее - Положение о Министерстве). Сокращенное наименование Министерства помещается в скобках под полным наименованием.

3.2.4. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителей Министра. Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.

3.2.5. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и оформляются пробелом от нее.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Заместитель Министра           Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
---------------------------------------------------------------------------

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦И.о. Министра                  Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
---------------------------------------------------------------------------

Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются руководством Министерства. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются руководством департамента.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Министром, заместителем Министра, директорами департаментов в соответствии со статусом исходящего документа.

Документы, направляемые в организации и гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов и их заместителями в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о департаментах и должностными регламентами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Директор Департамента                                                    ¦
¦правового обеспечения          Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
---------------------------------------------------------------------------

При оформлении документа на бланке Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                               Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
---------------------------------------------------------------------------

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Заместитель Министра           Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
¦                                                                         ¦
¦Директор Депуправделами        Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
---------------------------------------------------------------------------

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Первый лист документа при этом оформляется на стандартном листе бумаги без бланка.


------------------------------------------------------------------------------
¦Например:                              Заместитель Министра                 ¦
¦Заместитель Министра                   финансов                             ¦
¦сельского хозяйства                    Российской Федерации                 ¦
¦Российской Федерации                                                        ¦
¦                                                                            ¦
¦Личная                                 Личная                               ¦
¦подпись      И.О. Фамилия              подпись            И.О. Фамилия      ¦
------------------------------------------------------------------------------

В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Председатель комиссии    Личная подпись             И.О. Фамилия         ¦
¦                                                                         ¦
¦Члены комиссии           Личная подпись             И.О. Фамилия         ¦
¦                         Личная подпись             И.О. Фамилия         ¦
¦                         Личная подпись             И.О. Фамилия         ¦
---------------------------------------------------------------------------

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦И.о. Директора Департамента                                              ¦
¦правового обеспечения          Личная подпись             И.О. Фамилия   ¦
---------------------------------------------------------------------------

3.2.6. Вид документа

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ), издаваемого в Министерстве, включается в бланк соответствующего вида документов. Наименование вида и разновидности документа не указывается в бланке письма.

3.2.7. Место составления

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.

3.2.8. Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения.

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

3.2.9. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам структурных подразделений, гражданам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и подведомственные организации.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже через 1 межстрочный интервал.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                              Правительство              ¦
¦                                              Российской Федерации       ¦
---------------------------------------------------------------------------

Наименование органа власти, организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                         Министерство сельского хозяйства¦
¦                                         Российской Федерации            ¦
¦                                         Департамент правового           ¦
¦                                         обеспечения                     ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если служебное письмо адресуется в несколько однородных органов власти, организаций, то их следует указывать обобщенно. Наименование оформляется через 1 межстрочный интервал и указывается в именительном падеже.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                         Администрации субъектов¦
¦                                                  Российской Федерации   ¦
---------------------------------------------------------------------------

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности оформляется через 1 межстрочный интервал, указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и отделяются пробелом от нее.


------------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                    Руководителю Федеральной службы¦
¦                                             государственной статистики     ¦
¦                                                                            ¦
¦                                             И.О. Фамилия                   ¦
------------------------------------------------------------------------------

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                         Министерство сельского хозяйства¦
¦                                         Российской Федерации            ¦
¦                                         Директору Департамента          ¦
¦                                         государственной службы и кадров ¦
¦                                                                         ¦
¦                                         И.О. Фамилия                    ¦
---------------------------------------------------------------------------

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, которыми определен следующий порядок написания почтового адреса:

наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                       Открытое акционерное общество     ¦
¦                                       "Российские железные дороги"      ¦
¦                                                                         ¦
¦                                       Новая Басманная ул., д. 2, Москва,¦
¦                                       107174                            ¦
---------------------------------------------------------------------------

При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем почтовый адрес.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                           Иванову И.И.                  ¦
¦                                                                         ¦
¦                                           Саянская ул., д. 12, кв. 32,  ¦
¦                                           Москва, 111531                ¦
---------------------------------------------------------------------------

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается руководством департамента.

3.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а также департаментами при регистрации документа.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                  27.05.2011    ¦
---------------------------------------------------------------------------

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                 27 мая 2010 г. ¦
---------------------------------------------------------------------------

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

3.2.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (в СЭДО), имеет порядковый номер в пределах календарного года.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦N 15214-ЭН/Д01, N 16290-ЛА/Д22, N 16472-АЛ/Д04                           ¦
---------------------------------------------------------------------------

Регистрационный номер документа, изданного совместно разными органами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12. Наименование либо аннотация документа

Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных¦
¦государственных служащих и работников Министерства.                      ¦
¦    Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи.                  ¦
¦    Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.                    ¦
---------------------------------------------------------------------------

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.13. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки подразделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах Министерства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    "В соответствии с постановлением  Правительства Российской  Федерации¦
¦от  13  августа  1997  г.  N  1009  "Об  утверждении   Правил  подготовки¦
¦нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их¦
¦государственной регистрации";                                            ¦
¦    "В  соответствии  с  Положением  о  постоянно  действующей экспертной¦
¦комиссии  учреждения,  организации,  предприятия,  утвержденным  приказом¦
¦Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".                                  ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).

3.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем в специальной строке бланка при подготовке письма-ответа.

3.2.15. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: на 5 л. в 2 экз.                                             ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: 1. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.                   ¦
¦            2. Заключение на проект... на 8 л. в 2 экз.                  ¦
¦            3. Копия письма... на 2 л. в 5 экз.                          ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: брошюра в 3 экз.                                             ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172                    ¦
¦            и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.                  ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.                      ¦
---------------------------------------------------------------------------

Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой "Для служебного пользования", содержащие информацию конфиденциального характера (служебную тайну), оформляются также с пометкой "Для служебного пользования" в приложении.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: Справка о финансировании, для служебного пользования,        ¦
¦            на 3 л. в 1 экз.                                             ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и др.) и количество штук.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Приложение: дискета - 1 шт.                                              ¦
---------------------------------------------------------------------------

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                             Приложение N 2              ¦
¦                                             к приказу Минсельхоза России¦
¦                                             от 17.11.2010 N 405         ¦
---------------------------------------------------------------------------

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                              Приложение N 1             ¦
¦                                                                         ¦
¦                                              УТВЕРЖДЕНО                 ¦
¦                                              приказом Минсельхоза России¦
¦                                              от 25.12.2009 N 125        ¦
---------------------------------------------------------------------------

Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу.

3.2.16. Гриф согласования

Грифом согласования оформляется согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦СОГЛАСОВАНО                                                              ¦
¦Заместитель Министра финансов                                            ¦
¦Российской Федерации                                                     ¦
¦Подпись     И.О. Фамилия                                                 ¦
¦Дата                                                                     ¦
¦                                                                         ¦
¦Например:                                                                ¦
¦СОГЛАСОВАНО                                                              ¦
¦Письмо Минфина России                                                    ¦
¦от 31.12.2010 N 09-06-20/50                                              ¦
---------------------------------------------------------------------------

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется: с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (сельскохозяйственный, экологический, пожарный и другой); подведомственными Министерству федеральными органами исполнительной власти и общественными организациями.

3.2.17. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    Директор Департамента                                                ¦
¦    правового обеспечения                                                ¦
¦    Подпись     И.О. Фамилия                                             ¦
¦    Дата                                                                 ¦
---------------------------------------------------------------------------

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.


------------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                   ¦
¦    Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.)               ¦
¦    Директор Департамента                                                   ¦
¦    правового обеспечения                                                   ¦
¦    Подпись     И.О. Фамилия                                                ¦
¦    Дата                                                                    ¦
------------------------------------------------------------------------------

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти и других заинтересованных организациях.

Документы, представляемые на подпись Министру (заместителям Министра), визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором (заместителем директора) департамента, в котором подготавливался проект документа. Документы, представляемые на подпись Министру, в обязательном порядке визируются курирующим заместителем Министра. Если документы касаются установленной сферы деятельности других департаментов Министерства, то они подлежат визированию руководством этих департаментов. Позиция заинтересованного департамента может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов лежит на исполнителе.

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов визируются директором Департамента правового обеспечения (далее - Депправо) после визирования всеми заинтересованными департаментами Министерства.

Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Министерства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов директор Депправа (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, директор Депправа вправе сообщить об этом руководству Министерства.

3.2.18. Гриф утверждения

Гриф утверждения на документах, подлежащих утверждению, проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.

При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                     УТВЕРЖДАЮ                                  ¦
¦                                                                         ¦
¦                              Министр сельского хозяйства                ¦
¦                              Российской Федерации                       ¦
¦                                                                         ¦
¦                              Личная подпись     И.О. Фамилия            ¦
¦                              Дата                                       ¦
---------------------------------------------------------------------------

При утверждении документа приказом, коллегией Министерства гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                  УТВЕРЖДЕНО                    ¦
¦                                                                         ¦
¦                                           приказом Минсельхоза России   ¦
¦                                           от 24.12.2010 N 448           ¦
---------------------------------------------------------------------------

3.2.19. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах финансового характера и подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте бланка документа или на месте, обозначенном отметкой "МП".

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и иные печати согласно Положению о Министерстве.

Примерный перечень документов, на которые ставятся печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в Приложении N 12 к настоящей Инструкции.

Решение о проставлении гербовой печати на документах, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Министерства, а также директор Депуправделами.

Оттиск круглых печатей без изображения государственной символики ставится на копиях документов для удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах в целях подтверждения их соответствия подлинникам.

3.2.20. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦Подлинник документа находится в деле Минсельхоза России                  ¦
¦N ______ за ____ г.                                                      ¦
¦                                                                         ¦
¦Верно                                                                    ¦
¦                                                                         ¦
¦Наименование должности          Личная подпись          И.О. Фамилия     ¦
¦                                                                         ¦
¦Дата        Печать                                                       ¦
---------------------------------------------------------------------------

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (для документов, направляемых по каналам электронной почты и факсимильной связи) или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатается, как правило, размером шрифта N 8.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                                                         ¦
¦И.И. Иванов                                                              ¦
¦(499)975-00-00                                                           ¦
---------------------------------------------------------------------------

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

3.2.22. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются в СЭДО в электронном виде, непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.

Указание включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер документа, к которому относятся указания по исполнению документа.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:     И.О. Фамилия                                               ¦
¦              И.О. Фамилия                                               ¦
¦              Прошу подготовить проект договора до 05.02.2012            ¦
¦                                                                         ¦
¦                    Личная подпись                                       ¦
¦          Дата    Регистрационный номер документа                        ¦
---------------------------------------------------------------------------

В тексте указания определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте указания, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и ответа...").

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "обобщение" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

3.2.23. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле документа проставляется на регистрационной карточке СЭДО и документах, поставленных на контроль. Обозначается буквой "К" или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

3.2.24. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - кратких сведений об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.

3.2.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, с пометкой "Для служебного пользования", указывается в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

3.2.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа должна содержать очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.


3.3. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

3.3.1. Министерство осуществляет разработку проектов федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

Законопроект, вносимый в Правительство Российской Федерации, должен быть подписан Министром или лицом, исполняющим его обязанности, руководителями (их заместителями) федеральных органов исполнительной власти, к сфере деятельности которых относятся вопросы, содержащиеся в указанных законопроектах, и иметь заключения Министерства юстиции Российской Федерации.

К законопроектам, которые вносятся в Правительство Российской Федерации, прилагаются следующие материалы:

проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;

перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;

заключения, предусмотренные пунктами 60 и 61 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент Правительства Российской Федерации);

заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.

3.3.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения на представление в Правительство Российской Федерации, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 15, как правило, через два межстрочных интервала (24 пт) (пт - пункт - единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала).

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении законопроекта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.3.3. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается в две строки через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по левой границе.

На расстоянии двух межстрочных интервалов (24 пт) от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.3.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦         Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации          ¦
---------------------------------------------------------------------------

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦     О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации    ¦
¦   об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного    ¦
¦                       кодекса Российской Федерации                      ¦
¦                                                                         ¦
¦                                   или                                   ¦
¦                                                                         ¦
¦                О внесении изменений в пункт 2 статьи 855                ¦
¦            Гражданского кодекса Российской Федерации в части            ¦
¦                платежей в бюджет и во внебюджетные фонды                ¦
---------------------------------------------------------------------------

Текст законопроекта отделяется от заголовка тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) размером шрифта N 15.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                РАЗДЕЛ I                                 ¦
¦                ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА                ¦
---------------------------------------------------------------------------

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текста). Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    Подраздел I. Общие положения об обязательствах                       ¦
---------------------------------------------------------------------------

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    Глава 5. Права, обязанности и ответственность                        ¦
---------------------------------------------------------------------------

Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    § 1. Хозяйственные товарищества и общества                           ¦
---------------------------------------------------------------------------

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦    Статья 33. Сертификация                                              ¦
---------------------------------------------------------------------------

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал (12 пт). Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 13 к настоящей Инструкции.

3.3.5. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту (проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации).

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 через полтора межстрочных интервала (18 пт) и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на два межстрочных интервала (24 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                          ¦
¦                                                                         ¦
¦           к проекту федерального закона "О внесении изменений           ¦
¦                 в статью 1 Закона Российской Федерации                  ¦
¦                 "О подоходном налоге с физических лиц"                  ¦
---------------------------------------------------------------------------

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается размером шрифта N 14 через полтора межстрочных интервала (18 пт) с абзацного отступа - на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки в нижней ее части.


3.4. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

3.4.1. Подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

Проекты актов Президента Российской Федерации визирует Министр или лицо, исполняющее его обязанности.

Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра, в котором указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта, а также излагается позиция Министра в отношении предложений, направленных федеральными органами исполнительной власти или организациями и содержащих возражения по проекту акта (при их наличии). К письму прилагаются пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений и оформленная в соответствии с пунктом 3.3.5 настоящей Инструкции, и при необходимости справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

К проекту акта Президента Российской Федерации, предусматривающего принятие актов Правительства Российской Федерации, прилагаются соответствующие, связанные с ним проекты актов Правительства Российской Федерации.

3.4.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 сантиметров.

3.4.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты.

Наименование вида акта - УКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) оформляется вразрядку, прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 24, ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - прописными буквами, размером шрифта N 18. Выравнивается по центру.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (12 пт).

Начало и конец каждой строки заголовка располагаются по центру относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным двойным интервалом (24 пт) и печатается через полуторный интервал (18 пт). Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

В проектах указов Президента Российской Федерации следует употреблять полные наименования федеральных органов власти. В проектах распоряжений Президента Российской Федерации, в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов исполнительной власти.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом (32 пт) и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" располагается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом в четыре межстрочных интервала (48 пт) и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" полуторным межстрочным интервалом (18 пт). Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" полуторным межстрочным интервалом (18 пт).

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги и визируются Министром.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита располагаются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал (12 пт). При наличии нескольких приложений они нумеруются.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                                                ¦
¦                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ N 1     ¦
¦                                                    к Указу Президента   ¦
¦                                                   Российской Федерации  ¦
¦                                                     от          N       ¦
---------------------------------------------------------------------------

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно три межстрочных интервала (36 пт). Длина черты составляет 2 - 3 сантиметра.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.


---------------------------------------------------------------------------
¦Например:                                               УТВЕРЖДЕНО       ¦
¦                                                                         ¦
¦                                                    Указом Президента    ¦
¦                                                   Российской Федерации  ¦
¦                                                    от         N         ¦
---------------------------------------------------------------------------

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.


Страницы документа: