Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 N 1102

"О работе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и государственных учреждений Санкт-Петербурга по переходу на электронный документооборот"

Документ по состоянию на август 2014 г.


В целях поэтапного перехода исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга (далее - учреждения) на электронный документооборот Правительство Санкт-Петербурга постановляет:


1. Утвердить Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга согласно приложению N 1.

2. Утвердить Примерный перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждениях Санкт-Петербурга осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечень), согласно приложению N 2.

3. Установить, что Администрация Губернатора Санкт-Петербурга осуществляет координацию деятельности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений по организации работы с электронными документами в электронном документообороте и регламентирует особенности электронного документооборота между исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга, учреждениями и Администрацией Губернатора Санкт-Петербурга.

4. Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в двухмесячный срок по согласованию с Комитетом по информатизации и связи разработать и утвердить:

4.1. Регламент применения электронной подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений.

4.2. Положение о Реестре уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений, использующих электронную подпись в электронном документообороте.

4.3. Положение о ведении общегородского классификатора должностных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений.

5. Комитету по информатизации и связи в трехмесячный срок разработать и представить на рассмотрение Правительства Санкт-Петербурга положение о единой системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, предусмотрев регламентирование обмена электронными документами в электронном документообороте, правила визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью, интеграцию с информационно-технологической системой Комитета по управлению городским имуществом.

6. Архивному комитету Санкт-Петербурга в месячный срок подготовить и направить в исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга методические разъяснения по применению Перечня.

7. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга после выполнения пункта 6 постановления:

7.1. В месячный срок разработать, согласовать с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и утвердить перечни видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых при организации внутреннего документооборота исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга осуществляется в электронном виде.

7.2. В трехмесячный срок привести свои правовые акты в соответствие с постановлением.

8. Внести изменение в Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденную распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга", дополнив ее пунктом 1.11 следующего содержания:

"1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга".

9. Признать утратившим силу распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 04.10.2010 N 92-рп "О подготовке к организации межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".

10. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Дивинского И.Б.


Губернатор Санкт-Петербурга
Г.С.Полтавченко


ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению
Правительства Санкт-Петербурга
от 30.12.2013 N 1102


1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает особенности работы с электронными документами, обмена электронными документами между исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ), подведомственными им государственными учреждениями Санкт-Петербурга (далее - учреждения), в том числе с использованием электронной подписи, а также контрольно-аналитической деятельности в ИОГВ.

1.2. Переход на электронный документооборот осуществляется в целях оптимизации работы с документами и повышения эффективности государственного управления.

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный уполномоченным лицом;

верификация - проверка, в том числе визуальная, соответствия электронной копии документа его подлиннику, исполненному на бумажном носителе;

вложение - любой объект в виде файла, прикрепленный к электронной карточке документа. Как правило, в виде вложения передаются отсканированные копии оригиналов документов. Вложением также является набор файлов или ссылок на них в электронной карточке документа в системе электронного документооборота;

входящий документ - документ, поступивший в ИОГВ, учреждения;

делопроизводственные службы - структурные подразделения ИОГВ и учреждений, осуществляющие документационное обеспечение их деятельности, а в случае отсутствия в ИОГВ и учреждениях соответствующих структурных подразделений определенные в установленном порядке должностные лица ИОГВ и работники учреждений;

движение документа - передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением);

дело - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности ИОГВ, учреждения;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов после их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и(или) отправки;

документопоток - поток документов одного типа между пунктами обработки и создания информации (руководителями ИОГВ и учреждений и их структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов;

доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

единая система электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (далее - ЕСЭДД) - система электронного документооборота, созданная в соответствии с приказом губернатора Санкт-Петербурга от 24.03.1999 N 25-п в ИОГВ, учреждениях и реализующая единые требования к организации делопроизводства с использованием информационных технологий;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая включение документов в указанную систему, их обработку, управление документами и доступ к ним;

исходящий документ - документ, отправляемый из ИОГВ, учреждения;

контроль исполнения 1-го уровня - совокупность действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения поручений, а также обеспечивающих получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников ИОГВ и учреждений;

контроль исполнения 2-го уровня - деятельность соответствующих структурных подразделений ИОГВ по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручений, а также контролю состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей;

контролер - должностное лицо, указанное в правовом акте или иным образом уполномоченное осуществлять контроль исполнения поручений по срокам, качеству и по существу;

контрольная карта поручения - набор реквизитов поручения, отражающих ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящийся в базе данных, относящийся к документу и используемый для осуществления контрольно-аналитических функций;

координатор - должностное лицо, являющееся контролером, на которого возложены обязанности по координации работ по исполнению правового и организационного акта, а также подготовке сводной информации и отчета об исполнении поручений, содержащихся в правовом и организационном акте, Губернатору Санкт-Петербурга;

куратор - должностное лицо Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, на которого возложены обязанности по фиксации и оценке хода исполнения поручений, поставленных на централизованный контроль;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ИОГВ, с указанием сроков их хранения;

ответственный исполнитель - исполнитель, указанный в поручении первым или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовке сводной информации и направлению отчета об исполнении в адрес должностного лица, давшего поручение;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

пользователи ЕСЭДД - руководители ИОГВ, их заместители, государственные гражданские служащие Санкт-Петербурга, руководители учреждений, их заместители, работники учреждений, имеющие доступ к электронному документообороту ИОГВ и учреждений;

поручение - оформленное в письменном виде задание исполнителю. Поручение может содержаться как в резолюции к документу, так и в тексте документа. Поручения подразделяются на контрольные (подлежащие исполнению в установленные сроки) и учетные (для учета в работе);

регистрация документа - запись учетных данных о документе в базу данных ЕСЭДД по установленной форме, фиксирующей факт его создания или получения (реквизиты, уникальный номер документа, штрих-код, текст документа);

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе (на отдельном листе, прилагаемом к документу, и в соответствующем поле регистрационной карточки документа), сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (поручение);

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности ИОГВ или учреждения;

соисполнитель - исполнитель, на которого возложены обязанность по исполнению поручения в части, его касающейся, а также по подготовке и представлению информации в адрес ответственного исполнителя;

срок исполнения - срок, отведенный для исполнения поручения, установленный нормативным или правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

участники электронного документооборота ИОГВ и учреждений - ИОГВ, учреждения, имеющие доступ к ЕСЭДД;

централизованный контроль - деятельность структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручения, а также состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей (координаторов);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах, состоящая из текста документа и набора присущих ему реквизитов;

электронный документооборот ИОГВ и учреждений (далее - ЭДО) - документооборот с применением информационных систем;

электронная карточка документа - набор всех реквизитов, присущих документу, хранящийся в базе данных и относящийся к документу, предназначенный для его однозначной идентификации и отражения движения между участниками и пользователями ЭДО;

электронная копия (образ) документа - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе, сохраненный в установленном формате;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Иные понятия и термины используются в значениях, определенных действующим законодательством.

1.4. Настоящий порядок в целом либо его отдельные положения действуют до принятия и вступления в силу соответствующих федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок работы и обмен электронными документами в органах государственной власти Российской Федерации.

1.5. Настоящий порядок не распространяется на организацию работы с документами для служебного пользования, а также с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок работы с электронными документами (электронными копиями документов), участвующими во внутреннем документообороте ИОГВ (учреждения), устанавливается самим ИОГВ (учреждением) с учетом инструкций по делопроизводству и положений настоящего Порядка.


2. Организация работы участников ЭДО с электронными документами, подписанными ЭП

2.1. Документы, поступившие в ИОГВ, учреждения на бумажном носителе и не имеющие электронного вида, должны сканироваться, их электронные копии вместе с электронной карточкой документа помещаются в ЕСЭДД. Последующая работа с ними производится в электронном виде.

2.2. Электронные документы и электронные копии документов, адресованные участникам ЭДО, подписываются ЭП и направляются адресату в электронном виде. При передаче электронных документов вместе с ними передаются все регистрационные данные, зафиксированные в электронной карточке документа.

2.3. Электронные документы и электронные копии документов, адресованные другим юридическим лицам, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностных лиц, указанных в Реестре уполномоченных лиц ИОГВ и учреждений, использующих ЭП в ЭДО в соответствии с Регламентом применения ЭП в ЭДО.

Электронные документы или электронные копии документов, адресованные должностным лицам внутри ИОГВ или учреждения, могут быть подписаны простой ЭП.

2.4. Электронные документы, адресованные в организации, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и направляются адресату в установленном порядке. При этом в ЕСЭДД сохраняется электронная копия документа.

2.5. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес ИОГВ, учреждений, осуществляются делопроизводственными службами ИОГВ, учреждений, обеспечивающими их деятельность.

2.6. Движение электронных документов (электронный обмен документами) осуществляется по информационно-телекоммуникационным сетям.

2.7. Полученные электронные документы в делопроизводственных службах участников ЭДО проходят первичную обработку, верификацию и регистрацию средствами ЕСЭДД.

2.8. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности ЭП (при наличии), наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату отправителю.

2.9. При электронном обмене документами фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об адресате и отправителе документа, дата и время получения документа, сведения о получателе документа.

2.10. В ЕСЭДД применяются следующие виды ЭП:

простая ЭП;

усиленная квалифицированная ЭП.

2.11. В ЕСЭДД документами, к которым применяется ЭП, являются:

электронные копии утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов;

электронные документы, разработанные должностными лицами ИОГВ, учреждений;

электронные проекты документов, разработанные в ЕСЭДД;

резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений в электронных карточках документов.

Электронные копии создаются путем сканирования утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов. PDF-файлы таких документов в необходимых случаях подписываются ЭП лица, уполномоченного заверять копии документов.

Электронные документы создаются должностными лицами в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, визируются и подписываются ЭП лиц, уполномоченных визировать и подписывать соответствующие документы, в порядке, определенном инструкциями по делопроизводству.

Электронные проекты документов создаются в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, согласовываются электронной подписью лиц, уполномоченных согласовывать соответствующие проекты документов.

Резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений вносятся в электронные карточки документов и подписываются ЭП лица, уполномоченного накладывать резолюцию (при рассмотрении документов в электронном виде), либо лица, уполномоченного вносить резолюцию в электронную карточку документа.

2.12. Усиленная квалифицированная ЭП используется руководителями ИОГВ, учреждений, их заместителями, а также другими должностными лицами по решению руководителей в следующих случаях:

при подписании электронных документов, направляемых в иные ИОГВ, учреждения через систему обмена ЕСЭДД;

при согласовании нормативных правовых актов в электронном виде.

Во всех остальных случаях может использоваться простая ЭП.

2.13. Работа с электронными документами, поступающими (отправляемыми) средствами системы межведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".


3. Регистрация документов в ЕСЭДД

3.1. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с принципом однократности записи информации о документе. Документ, зарегистрированный в ЕСЭДД, имеет электронную карточку, в которой отражены присвоенные ему уникальный номер документа и штрих-код. В дальнейшем каждым участником ЭДО добавляется только входящий регистрационный номер документа и дата регистрации.

3.2. Регистрация входящих документов:

3.2.1. Единицей учета в ЕСЭДД является зарегистрированный электронный документ.

3.2.2. При регистрации документа в ЕСЭДД:

формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;

устанавливаются связи с имеющимися в ЕСЭДД документами;

документу присваивается регистрационный номер. Регистрация созданных или поступающих бумажных документов включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной карточке документа.

Некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников, в остальные поля информация вводится путем заполнения вручную.

Если к бумажному документу приложены поручения вышестоящих руководителей, они также подлежат сканированию и вводятся в электронную карточку документа.

3.2.3. При поступлении уже созданного электронного документа от одного участника ЭДО к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации в соответствии с правовыми актами участников ЭДО. Передача документов между пользователями у одного участника ЭДО производится без регистрации, с фиксацией даты и времени.

3.2.4. Регистрация электронных документов, регистрация и создание электронных копий документов, поступивших к участнику ЭДО в бумажном виде, осуществляются в сроки, установленные правовыми актами и должностными регламентами ИОГВ (учреждений). Делопроизводственные службы участников ЭДО регулярно не реже чем каждый час рабочего дня осуществляют проверку поступления новых электронных документов.

3.2.5. В случае поступления ошибочно направленного документа или документа, по иным основаниям не прошедшего верификацию, получатель обязан незамедлительно осуществить его возврат отправителю с объяснениями причины возврата.

3.3. Регистрация исходящих документов в ЕСЭДД:

3.3.1. Регистрация исходящих документов включает в себя следующие действия:

автоматическое присвоение уникального номера документа и штрих-кода;

заполнение полей электронной карточки документа (атрибутов документа и поручений по документу, дополнительных связей, движения, истории);

установление связей с другими документами в ЕСЭДД;

автоматическое присвоение номера исходящему документу;

создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).

3.3.2. В ЕСЭДД фиксируется дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе и адресате документа. Временем отправки документа считается момент записи полностью заполненной электронной карточки документа в базе данных ЕСЭДД.

3.3.3. При регистрации ответа, отправляемого на входящий документ, исполнитель обязан указать номер документа, на который подготовлен ответ, установить на него связь, а также заполнить поле "Краткое содержание" в соответствии с требованиями, предусмотренными в подразделе 2.1.16 Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".


4. Порядок работы в ИОГВ, учреждениях с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью

4.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью:

4.1.1. Документы, адресованные лицам, не являющимся участниками ЭДО, в том числе:

должностным лицам и государственным органам Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

Законодательному Собранию Санкт-Петербурга;

органам местного самоуправления в Санкт-Петербурге;

органам власти иностранных государств и международным организациям;

юридическим и физическим лицам.

4.1.2. Документы:

удостоверяющие наделение полномочиями (доверенности) или фиксирующие договоренности (договоры и соглашения);

требующие строгой отчетности.

4.2. В случаях невозможности передачи адресату электронного документа и(или) невозможности подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭП, документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица. Документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью, направляется адресату. В ЕСЭДД сохраняется зарегистрированная электронная копия данного документа.

4.3. Включение электронной копии документа в ЕСЭДД происходит после подтверждения соответствия электронной копии документа документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в деле в соответствии с номенклатурой, а движение (передача) документа и его рассмотрение участниками ЭДО осуществляется с использованием его электронной копии.


5. Порядок работы в ИОГВ, учреждениях с бумажными копиями электронных документов

5.1. При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. В этом случае электронный документ распечатывается, на бумажной копии ставится оттиск соответствующего штампа и бумажная копия заверяется сотрудником делопроизводственной службы, уполномоченным заверять электронные документы.

5.2. Копия электронного документа на бумажном носителе должна соответствовать оригиналу, а также содержать обязательную отметку "Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью" (при этом обязательно указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего электронный документ ЭП, дата подписания).


6. Особенности работы с электронными документами при осуществлении контрольных функций

6.1. При осуществлении ЭДО организуется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения поручений руководителей различных уровней управления; при этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые поручения и поручения с истекшими сроками исполнения.

6.2. Контроль исполнения поручений в ЕСЭДД организован на нескольких уровнях: централизованный контроль исполнения 1-го уровня (для поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга) и контроль исполнения 2-го уровня для нижестоящих уровней управления.

6.3. Контрольно-аналитическая деятельность при организации ЭДО включает в себя:

6.3.1. Постановку поручения на контроль, создание контрольной карты поручения:

внесение в базу данных текста поручения;

указание лица, выдавшего поручение, и его должности;

определение ответственного исполнителя;

определение соисполнителей поручения;

внесение в базу данных сроков исполнения;

установление типа срока исполнения;

определение координатора.

6.3.2. Проверку своевременности доведения документов и поручений до конкретных исполнителей программными средствами.

6.3.3. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения, редактирование контрольной карты:

внесение данных о ходе исполнении поручения, в т.ч. фиксирование причин неисполнения в установленные сроки и установление новых сроков исполнения;

формирование отчетов по поручениям с истекшими сроками исполнения.

6.3.4. Снятие поручения с контроля, закрытие контрольной карты поручения:

внесение данных об исполнении (отмене) поручения.

6.3.5. Формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины:

анализ достигнутого уровня исполнительской дисциплины по периодам исполнения, видам документов, по ответственным исполнителям, координаторам:

определение среднегородского уровня исполнительской дисциплины.

6.4. Поручение ставится на контроль до его направления исполнителям. Во время постановки поручения на контроль в верхнем поле бумажного бланка проставляется отметка о контроле: "Контроль". В ЭДО контрольные документы обозначаются значком "К".

6.5. Исполнение документа контролируется с момента выдачи поручения. При этом куратор, контролер или сотрудник, ответственный за контроль, имеют возможность провести программными средствами проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

6.6. Снятие поручения с контроля осуществляется на основании решения руководителя, выдавшего поручение и установившего срок его исполнения, снятие поручения с контроля оформляется отметкой об исполнении в контрольной карте поручения электронной карточки документа.

6.7. Основанием для снятия поручения с контроля является документированное подтверждение исполнения поручения в полном объеме, утрата им силы (отмена) или наличие нового поручения, отменяющего контролируемое.

6.8. Для осуществления контрольно-аналитических функций в ИОГВ и учреждениях должен быть реализован мониторинг состояния исполнительской дисциплины, который отражается в отчетах, формируемых средствами ЕСЭДД.

6.9. Для осуществления контрольных функций в упреждающем режиме, а также для анализа состояния исполнительской дисциплины используется вывод в электронном виде списков и статистических данных для рассылки должностным лицам ИОГВ, учреждений, осуществляющим контроль исполнения документов.


7. Работа с правовыми актами

7.1. Правовые акты, оформленные на бумажных носителях, подлежат сканированию сразу после их подписания руководителем. Делопроизводственная служба производит регистрацию документа в ЕСЭДД, при этом заполняется электронная карточка документа, к которой прикрепляется электронный образ документа.

7.2. Для электронной рассылки документа список необходимых адресатов (лист рассылки) вносится в ЕСЭДД. Электронная рассылка документов осуществляется средствами ЕСЭДД.

7.3. Нормативные правовые акты, принимаемые ИОГВ, подлежат электронному опубликованию на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга: www.gov.spb.ru в порядке, предусмотренном законодательством Санкт-Петербурга.

7.4. Процесс согласования проектов правовых актов ИОГВ может быть организован в электронной форме с использованием инструментария ЕСЭДД.


8. Порядок формирования дел и хранения электронных документов

8.1. Документ считается исполненным и подлежащим списанию в дело после исполнения и снятия с контроля всех содержащихся в нем поручений.

8.2. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников ЭДО. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

8.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЭДО в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

8.4. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

8.5. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, составленного на основании проведения экспертизы ценности документов, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из ЕСЭДД).


9. Разграничение доступа пользователей ЭДО к электронным документам

9.1. Пользователи ЭДО разделяются на три основные группы: руководители, делопроизводственная служба, сотрудники.

Каждая группа имеет набор прав, определенных в настоящем Порядке. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения участника ЭДО:

9.1.1. Руководители имеют доступ к просмотру электронных карточек и сканированных графических образов всех документов, зарегистрированных в данном структурном подразделении. Руководитель имеет право создавать (утверждать) поручения, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать сроки исполнения. Руководитель имеет возможность делегировать права, указанные в настоящем пункте, другому пользователю ЭДО (замещающему лицу). При этом лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность создавать (утверждать) поручения и направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в ЕСЭДД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

9.1.2. Делопроизводственная служба имеет следующие права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение регистрационного номера поступающему документу, уникального номера документа, штрих-кода;

создание (редактирование, удаление) электронной карточки документа;

прикрепление электронной копии документа к электронной карточке документа;

внесение в базу данных ЕСЭДД текста поручения;

постановка поручения на контроль с внесением сроков исполнения, отражение хода исполнения; осуществление контрольно-аналитических функций;

снятие поручений с контроля;

создание бумажных копий электронных документов.

9.1.3. Сотрудники имеют следующие права:

просмотр электронных карточек и сканированных графических образов документов, адресованных либо направленных сотруднику на исполнение, а также всех связанных с ними документов;

направление документа для исполнения подчиненным;

внесение данных об исполнении поручения;

создание отчета об исполнении поручения и установление соответствующих связей;

просмотр электронных карточек всех документов, зарегистрированных в структурном подразделении.

Каждому сотруднику по согласованию с руководителем структурного подразделения дополнительно может быть назначен любой набор прав из перечисленных в настоящем Порядке.

9.2. Пользователи каждого структурного подразделения участника ЭДО могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном структурном подразделении или направленным в данное структурное подразделение.


10. Ответственность при электронном взаимодействии в ЭДО

10.1. Отправитель электронного документа несет ответственность за содержание и комплектность электронного документа, реквизитов, сканирование, установление связей, корректную адресацию и использование ключа ЭП.

10.2. Получатель электронного документа несет ответственность за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения электронных документов в электронной карточке документа, а также за дублирование электронной карточки, ошибки, допущенные при регистрации, установлении связей и сканировании.


11. Защита информации с ограниченным доступом при ЭДО

11.1. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.

11.2. Представление электронного документа, содержащего информацию с ограниченным доступом, или его копии на бумажном носителе третьим лицам производится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

11.3. Документы для служебного пользования подлежат регистрации в ЕСЭДД без сканирования и без прикрепления вложений.


ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению
Правительства Санкт-Петербурга
от 30.12.2013 N 1102


ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ИМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Проекты документов:

1.1. Проекты организационных и иных документов, которые должны издаваться и храниться в электронном виде и на бумажном носителе (далее - проекты).

1.2. Документы к проектам.

1.3. Документы по разработке проектов.

2. Плановые и отчетные документы:

2.1. Планы и графики:

2.1.1. Оперативные планы работы исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ) (годовые, которые должны издаваться и храниться в электронном виде и на бумажном носителе, квартальные, месячные).

2.1.2. Планы работы структурных подразделений ИОГВ:

2.1.3. Планы проведения различных мероприятий.

2.1.4. Графики проведения различных мероприятий.

2.2. Отчеты:

2.2.1. О выполнении планов работ ИОГВ (годовые, которые должны издаваться и храниться в электронном виде и на бумажном носителе, квартальные, месячные).

2.2.2. О выполнении планов работ структурных подразделений ИОГВ в соответствии с номенклатурой (годовые, которые должны издаваться и храниться в электронном виде и на бумажном носителе, квартальные, месячные).

2.2.3. О документообороте ИОГВ.

2.2.4. О проведении значимых мероприятий (планы подготовки, сценарные планы, доклады, фотоотчеты и др.).

2.3. Документы (инструкции) по разработке планов, графиков, отчетов.

3. Информационные документы:

3.1. Доклады, обзоры информационного характера.

3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.

3.3. Сообщения, статьи о деятельности ИОГВ.

4. Справочные документы:

4.1. Списки адресов, телефонов.

4.2. Списки (реестры) рассылки документов.

5. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам:

5.1. Поручения руководителя ИОГВ структурным подразделениям.

5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.

5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству ИОГВ.

5.4. Документы по информационной деятельности.

6. Служебная переписка между ИОГВ, подведомственными им государственными учреждениями Санкт-Петербурга, внутренняя служебная переписка между должностными лицами и структурными подразделениями ИОГВ:

6.1. О реализации принятых решений.

6.2. О применении нормативных документов.

6.3. По организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий.

6.4. По оперативным правовым вопросам.

6.5. По вопросам обеспечения оборудованием.

6.6. По вопросам делопроизводства и архивного дела.

6.7. По хозяйственным и административным вопросам.

6.8. По обеспечению транспортом, связью.

6.9. По кадровому обеспечению.

6.10. По экономическим, научным, культурным и иным связям.

7. Документы по регистрации, учету и контролю (за исключением документов для служебного пользования):

7.1. Книги.

7.2. Журналы.

7.3. Карточки.

7.4. Реестры.

7.5. Контрольные карты (в том числе карты поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга).