Приказ ФНС России от 01.07.2014 N ММВ-7-10/346@

"Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы"

Документ по состоянию на август 2014 г.


В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе ФНС России приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Типовая инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Типовой инструкцией по делопроизводству.

3. Признать утратившими силу:

пункты 1 и 2 Приказа ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы";

Приказ ФНС России от 22.04.2010 N ММВ-7-4/198@ "О внесении изменений в Приказ ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@";

Приказ ФНС России от 28.04.2011 N ММВ-7-10/292@ "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную Приказом ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@";

пункт 2 Приказа ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-10/38@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы";

пункт 2 Приказа ФНС России от 26.07.2012 N ММВ-7-10/522@ "О внесении изменений в приказы ФНС России".

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В. Наумчева.


Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В.МИШУСТИН


Утверждена
Приказом ФНС России
от 1 июля 2014 г. N ММВ-7-10/346@


1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Типовая инструкция) разработана на основании положений следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;

Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@, зарегистрирован в Минюсте России 27.05.2014 N 32450;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Типовой инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.

Типовая инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства и обязательные для исполнения всеми работниками управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации (далее - Управление), межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Межрегиональная инспекция) основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также контроля своевременности исполнения документов.

Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

1.3. На основании Типовой инструкции Управления (Межрегиональные инспекции) издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям.

1.4. Все документы (за исключением документов, составляющих внутреннюю переписку) изготавливаются на бумажном носителе. Документы, составляющие внутреннюю переписку, могут изготавливаться в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.

В электронной форме документы направляются в виде:

- электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме. Электронный документ не должен содержать изображения Государственного герба Российской Федерации. Исходящий электронный документ оформляется одновременно с оригиналом на бумажном носителе. Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подписание УКЭП электронных документов, составляющих внутреннюю переписку, не требуется;

- электронного образа документа - электронной копии документа, полученного в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

1.5. Делопроизводство в Управлении (Межрегиональной инспекции) организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД-регион), обеспечивающей сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Для автоматизированного учета и обработки документов, передаваемых руководителю Управления (Межрегиональной инспекции) (далее - Руководитель), заместителям Руководителя, отделам в СЭД-регион, создаются базы данных "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия заместителя Руководителя" и "Канцелярия отдела". Допускается для нескольких заместителей Руководителя создавать общую базу данных "Канцелярия заместителей Руководителя".

Все работники Управления (Межрегиональной инспекции) регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных "Справочник организации".

1.6. Контроль соблюдения единых принципов организации делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в отделах Управления (Межрегиональной инспекции) и подчиненных налоговых органах возлагается на отдел, в функции которого входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ).

Системное и информационное администрирование СЭД-регион осуществляет администратор СЭД (работник отдела, отвечающего за информационные технологии).

1.7. В Управлении (Межрегиональной инспекции) действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:

- ряд функций (прием и регистрация всей входящей документации; регистрация и отправка всей исходящей документации; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется подразделением ДОУ;

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей Руководителя (в случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной заместителей Руководителя эти функции выполняет работник, назначенный заместителями Руководителя из числа курируемых ими отделов, или работник подразделения ДОУ);

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в отделы в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений начальников отделов; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в отделы; регистрация и отправка внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах (работниками отделов, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов).

1.8. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах Управления (Межрегиональной инспекции) возлагается:

- на начальников отделов;

- на работников, ответственных за ведение делопроизводства в отделах;

- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.

1.9. Работники отделов Управления (Межрегиональной инспекции) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего основание для выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю или заместителю Руководителя.

Документы, поступившие в электронной форме и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП), передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 8.2.10 Типовой инструкции.

1.10. Начальники отделов обязаны:

- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;

- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

1.11. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику отдела. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

При длительном отсутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе (отпуск, командировка и т.д.), начальник отдела возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного отдела.

При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной, его обязанности распоряжением заместителя Руководителя возлагаются на работника отдела, деятельность которого координирует данный заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего отдела), или на работника подразделения ДОУ.

1.12. При увольнении или переводе работников, ответственных за ведение делопроизводства, в другой отдел составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый начальником отдела.

При увольнении или переводе в другой отдел работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов из числа работников отдела-исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.


2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов (за исключением заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии)

Все документы, поступившие в Управление (Межрегиональную инспекцию) обрабатываются, регистрируются и распределяются подразделением ДОУ в день поступления. Документы, поступившие в течение последних 30 мин. рабочего дня, кроме представленных заявителем лично (через представителя), могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Для каждого поступившего документа в Управлении (Межрегиональной инспекции) в СЭД-регион создается регистрационная карточка (далее - РК):

- для обращений граждан и индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) - в базе данных (далее - БД) "Канцелярия ЗГ";

- для всех остальных, в том числе для обращений организаций, - в БД "Канцелярия экспедиции".


2.1. Прием и обработка документов, поступающих почтовой и фельдъегерской связью

2.1.1. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству Управления (Межрегиональной инспекции), а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным по Управлению (Межрегиональной инспекции). Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

2.1.2. При приеме входящих документов в подразделении ДОУ проверяется:

- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

Входящие документы вскрываются в подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" <1>.

--------------------------------

<1> Допускается вместо штампа делать запись вручную.


Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом отправления. Конверты для конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции) с надписью "Не вскрывать" вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.

2.1.3. Если документ представляется заявителем лично (через представителя), в подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о приеме документа, содержащая текущую дату (по требованию - текущее время) и подпись работника подразделения ДОУ. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника подразделения ДОУ.

2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов Управления (Межрегиональной инспекции) - исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт (Приложение 19) в двух экземплярах, подписанный работниками подразделения ДОУ и отдела, назначенного исполнителем (далее - отдела-исполнителя). Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в подразделении ДОУ.

2.1.5. Конверты от входящей документации сохраняются и прилагаются к документам:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

- к обращениям граждан, а также запросам о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции);

- к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

- к документам (заявлениям) налогоплательщика о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения.

Остальные конверты от входящей документации подлежат уничтожению.

2.1.6. Для документа на бумажном носителе в СЭД-регион создается РК, в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N ", "Дата исходящего" и при необходимости "Краткое содержание".

Документы на бумажном носителе могут переводиться в электронные образы (сканироваться), которые помещаются в РК в поле "Документ". Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат внесению в СЭД-регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы по указанию Руководителя.

2.1.7. По документам на бумажном носителе, направленным из центрального аппарата ФНС России (далее - ЦА ФНС России), Управлений, Межрегиональных инспекций и инспекций, от отправителя в БД "Канцелярия экспедиции" автоматически поступают РК с уже заполненными полями. В случае, если РК документов поступили в СЭД, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

Поступившие из ЦА ФНС России, Управления, Межрегиональных инспекций или инспекций РК писем с приложением обращений граждан, а также запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) из БД "Канцелярия экспедиции" перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ".


2.2. Прием и обработка входящих документов в электронной форме средствами СЭД

2.2.1. Все документы из ЦА ФНС России, Управлений и Межрегиональных инспекций должны поступать в электронной форме по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) ФНС России.

Вся документация из подведомственных инспекций должна поступать в электронной форме по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) Управления.

В случаях, предусмотренных специальными нормативными актами, документы в электронной форме по СЭД могут поступать из других инспекций.

2.2.2. Документы в электронной форме средствами СЭД поступают в БД "Канцелярия экспедиции" в виде РК с уже заполненными полями, в которую должен быть вложен электронный документ или электронный образ документа.

Электронный документ может состоять из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, тогда УКЭП подписывается файл сопроводительного письма. Допускается, если входящий документ в электронной форме состоит из электронного образа сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений.

Поручения руководителя ФНС России или его заместителей, поручение ЦА ФНС России по обращениям граждан в электронной форме средствами СЭД поступают в БД "Канцелярия экспедиции" в виде РК.

Отличительной особенностью РК поручений является наличие в поле "Номер документа" отметки "Поручение", при этом номер документа отсутствует. В поле "Документ" помещается файл документа (электронный образ документа, обращения, Интернет-обращения), по которому создано поручение, информация о заявителе и дате регистрации документа в центральном аппарате, текст резолюции по документу и фамилия должностного лица, подписавшего резолюцию. РК поручения не содержит УКЭП.

2.2.3. В подразделении ДОУ проверяется:

- правильность заполнения основных реквизитов;

- наличие электронного документа или электронного образа документа;

- для электронного документа - наличие и подлинность УКЭП; Отсутствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего электронного документа не является ошибкой;

- для электронного образа документа - наличие регистрационного номера и даты регистрации, а также подписи должностного лица в файле поступившего документа.

Несоответствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего документа со значениями регистрационной карточки является ошибкой.

Разница между датой регистрации документа и датой поступления документа не должна превышать один рабочий день.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа.

2.2.4. РК поступивших из ЦА ФНС России, Управлений, Межрегиональных инспекций или инспекций с сопроводительным письмом обращений граждан, запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции), а также в виде поручений по обращениям граждан из БД "Канцелярия экспедиции" перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ" для их регистрации и распределения.


2.3. Прием и обработка документов, поступающих в электронной форме по электронной почте

2.3.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России, Управлениями, Межрегиональными инспекциями и подведомственными инспекциями в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

2.3.2. Документ в электронной форме должен содержать электронный документ, подписанный УКЭП, либо электронный образ документа.

Электронный документ может состоять из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, тогда УКЭП подписываются файл сопроводительного письма и файлы приложений. Допускается, если входящий документ в электронной форме состоит из электронного образа сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений.

2.3.3. В подразделении ДОУ проверяется наличие электронного документа и подлинность УКЭП.

При выявлении ошибок документы, поступившие по ЭП, не регистрируются, а отправителям сообщается об ошибках.

2.3.4. В случае отсутствия ошибок для каждого документа, поступившего по ЭП, в СЭД-регион создается РК, в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего". В поле "Документ" помещается файл(ы) электронного документа.


2.4. Прием и обработка Интернет-обращений

2.4.1. Для приема обращений граждан и организаций, а также запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) применяется специализированное программное обеспечение, расположенное на едином портале налоговых органов www.nalog.ru (электронный сервис "Обратиться в ФНС России", другие электронные сервисы).

2.4.2. Интернет-обращения в электронной форме поступают в СЭД в виде РК с уже заполненными полями и вложенным файлом(ами) обращения:

- для Интернет-обращений граждан - в БД "Канцелярия ЗГ";

- для Интернет-обращений организаций - в БД "Канцелярия экспедиции".

РК запросов организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) в форме электронных сообщений перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ" для их регистрации и распределения.


2.5. Прием и обработка факсограмм

2.5.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.

Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку "Для служебного пользования", запрещена.

2.5.2. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Управления (Межрегиональной инспекции), установлены в подразделении ДОУ.

2.5.3. Первичная обработка в СЭД-регион и регистрация принятых факсограмм аналогична первичной обработке документов, поступивших почтовой и фельдъегерской связью.

2.5.4. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 2.6 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.

2.5.5. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную заместителя Руководителя или в отдел, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и если о факсограмме уже проинформирован соответствующий заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

2.5.6. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма с подписью и печатью.


2.6. Регистрация и распределение (рассылка) входящих документов

После приема и обработки входящих документов производится их регистрация и распределение (рассылка):

- для запросов о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) - в соответствии с разделом 10 Типовой инструкции;

- для остальных документов - в порядке, определенном в п. 2.6.

2.6.1. В подразделении ДОУ осуществляется регистрация в СЭД документа, после чего в соответствующих полях РК автоматически проставляются входящий регистрационный номер и дата регистрации.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах документации, которая не вскрывается в подразделении ДОУ, указываются дата регистрации документа и его входящий номер.

Зарегистрированные документы распределяются с учетом следующего.

2.6.1.1. Для доклада Руководителю направляются все документы из ЦА ФНС России за подписью руководителя или заместителей руководителя ФНС России; органов государственной власти субъектов Российской Федерации; глав администраций; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; руководителей Управлений (Межрегиональных инспекций); руководителей Инспекций (документы по кадровым и финансово-экономическим вопросам); руководителей органов местного самоуправления.

Руководителю направляются обращения граждан и организаций:

- с пометкой "Лично";

- по вопросам, входящим в компетенцию отделов, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

- в случае неоднократной переадресации (2 раза и более) обращений заместителями Руководителя по принадлежности исполнения;

- содержащие жалобы на неправомерные действия (бездействие) начальников отделов Управления (Межрегиональной инспекции) и Инспекций.

По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

2.6.1.2. Заместителям Руководителя направляются обращения граждан и организаций, а также остальные документы согласно распределению их обязанностей по координации деятельности отделов Управления (Межрегиональной инспекции).

2.6.1.3. В отделы направляются документы, поступившие из подведомственных инспекций и адресованные непосредственно отделам Управления (Межрегиональной инспекции).

По поручению Руководителя отдельные виды документов также передаются непосредственно в отделы Управлений (Межрегиональных инспекций).

2.6.1.4. Обращения граждан и организаций по вопросам, не относящимся к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции), не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации пересылаются с сопроводительным письмом в соответствующие органы для рассмотрения с уведомлением об этом авторов обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

2.6.2. Подразделение ДОУ ведет реестровый учет всех поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию) документов на бумажном носителе. Реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД-регион.

Работники приемных Руководителя (заместителей Руководителя), работники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, получают документы на бумажном носителе в подразделении ДОУ под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

2.6.3. В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя или в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя или отдел Управления (Межрегиональной инспекции).

2.6.4. "Спорные" документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичные документы направляются в указанный Руководителем отдел.


3. Прием, регистрация и учет заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии

Прием, регистрация и учет конкурсной документации, заявок на участие в запросе котировок, заявок на участие в запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции), регламентируется отдельным приказом Управления (Межрегиональной инспекции).

3.1. Все заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений поступают на регистрацию в подразделение ДОУ на бумажном носителе.

3.2. При регистрации заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений сотрудниками подразделения ДОУ проверяется:

- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившая конкурсная документация возвращается отправителю;

- целостность упаковки конвертов, наличие надписи "Не вскрывать", даты и времени вскрытия конвертов конкурсной комиссией. Материал и конструкция конверта должны исключать ознакомление с вложенными документами без видимого нарушения целостности конверта.

3.3. Подразделение ДОУ без вскрытия конвертов производит регистрацию конвертов в СЭД в БД "Канцелярия экспедиции" с фиксацией даты и времени получения документов, формирует и распечатывает реестр с помощью СЭД-регион.

Если на конверте не указан отправитель, при регистрации в поле "От кого" указывается текст "Конкурсная заявка".

3.4. Конверты с заявками на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии в день регистрации.

3.5. Запросы участников конкурса о разъяснении положений конкурсной документации, поступившие на бумажном носителе, регистрируются незамедлительно в подразделении ДОУ и в тот же день передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии.

3.6. Вскрытие конвертов с конкурсной документацией в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется на заседании конкурсной комиссии.

3.7. После завершения конкурса и подписания договоров по результатам конкурса вся конкурсная документация формируется в отдельное дело в подразделении, отвечающем за договорную работу.


4. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению документов <2>

--------------------------------

<2> В разделе предусмотрен порядок работы с входящей корреспонденцией, при котором документы поступают на рассмотрение Руководителю, заместителю Руководителя, начальнику отдела только на бумажном носителе. Допускается дополнение указанного порядка, при котором входящая документация поступает на рассмотрение Руководителю, заместителю Руководителя, начальнику отдела в электронном виде.


4.1. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению документов, подлежащих докладу Руководителю

4.1.1. Для доклада Руководителю в подразделение ДОУ поступает входящая (п. 2.6) и внутренняя (п. 6.1) документация. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.1.2. Входящие документы на бумажном носителе, подлежащие докладу Руководителю, могут сканироваться для получения электронного образа документа и заноситься в СЭД-регион. Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат помещению в СЭД-регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы по указанию Руководителя.

Все входящие документы в электронной форме, подлежащие докладу Руководителю, распечатываются.

Все внутренние документы, подлежащие докладу Руководителю, поступают в подразделение ДОУ на бумажном носителе и в электронной форме.

4.1.3. К документам, подлежащим докладу Руководителю, прикладываются проекты указаний по исполнению документов (резолюций).

Проекты указаний Руководителя по исполнению входящих документов, как правило, формируются средствами СЭД-регион в подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений об отделах Управления (Межрегиональной инспекции), а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями.

Проекты указаний по исполнению внутренних документов, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в Приложении N 1, поступают из отделов вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 6.1. В подразделении ДОУ проекты указаний Руководителя по исполнению документов формируются средствами СЭД-регион, файл проекта указания по исполнению документов удаляется из РК.

4.1.4. В состав указания по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

- ответственный организатор исполнения поручения - заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность отделов-соисполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

4.1.5. Ответственным исполнителем документа является начальник отдела Управления (Межрегиональной инспекции), поименованный первым в указании Руководителя по исполнению документа. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документа заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указании Руководителя по исполнению документа.

Если в соответствии с указанием по исполнению документа ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются отделы, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - заместитель Руководителя не указывается. Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в указание по исполнению документа включать начальника подведомственной инспекции.

4.1.6. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие" и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с п. 5.4, а также исходя из содержания документа.

4.1.7. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.1.8. Начальник (или ответственный работник) подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю входящие документы с проектами указаний по исполнению.

4.1.9. После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД-регион формируются окончательные указания по исполнению документов:

- для обращений граждан - в БД "Канцелярия ЗГ";

- для остальных документов, в том числе обращений организаций, - в БД "Канцелярия Руководителя".

Подписанные Руководителем указания по исполнению документов скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в указаниях по исполнению документов, РК документов доводятся в электронной форме средствами СЭД-регион. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному первым в указании по исполнению документа, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами).

Документы на бумажном носителе, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также документы, не переведенные в вид электронных образов, выдаются исполнителям под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

4.1.10. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом указания по исполнению документа немедленно направляется исполнителям, до доклада - Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект указания по исполнению документа документ повторно направляется исполнителям по СЭД с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание".

4.1.11. Если по объективным причинам в подписанное Руководителем указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 6.1, проект указания по исполнению документа к служебной записке должен быть завизирован начальником заинтересованного отдела.

В случае если заинтересованный отдел имеет возражения по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого отдела по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке, подразделение ДОУ корректирует в СЭД-регион и повторно направляет исполнителям указание по исполнению документа. На бумажном носителе скорректированное указание по исполнению документа Руководителем не переподписывается.


4.2. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению входящих документов в приемных заместителей Руководителя

4.2.1. Документы, поступающие в приемные заместителей Руководителя, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, в соответствии с п. 2.6 подлежащие докладу заместителю Руководителя, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион, и их РК направляются в БД "Канцелярия" заместителей Руководителя. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ в приемные заместителей Руководителя под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.2, поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается в приемную заместителя Руководителя исполнителем.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за делопроизводство в приемной заместителя Руководителя, получает в подразделении ДОУ.

4.2.2. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя.

4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя не является ответственным исполнителем, заместитель Руководителя организует контроль их исполнения.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с п. 5.4.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

В случае невозможности подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших на рассмотрение в приемные, допускается распечатка бланков указаний по исполнению документов. В этом случае указания по исполнению документов вносятся в бланки заместителями Руководителя от руки.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в указание по исполнению документа включать руководителей нижестоящих территориальных налоговых органов.

4.2.4. Утвержденное заместителем Руководителя указание по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства приемной, заносит в РК документа в СЭД-регион:

- для обращений граждан - в БД "Канцелярия ЗГ";

- для остальных документов, в том числе обращений организаций, - в БД "Канцелярия Руководителя"

и направляет на исполнение всем отделам, поименованным в указании по исполнению документа <3>.

--------------------------------

<3> По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства, рассылает указание по исполнению документа по СЭД-регион путем создания поручений.


В случае отсутствия документа в электронной форме по СЭД-регион доводится только РК документа, а документ на бумажном носителе копируется в необходимом количестве экземпляров работником приемной заместителя Руководителя и доводится до исполнителей на бумажном носителе.

4.2.5. Если по объективным причинам в подписанное заместителем Руководителя указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение заместителя Руководителя служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений.


4.3. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению входящих документов в приемных начальников отделов

4.3.1. Документы, поступающие в отделы, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения заместителя Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, подлежащие направлению непосредственно в отделы, в соответствии с п. 2.6 после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион, и их РК направляются в БД "Канцелярия отдела". Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ работнику, ответственному за ведение делопроизводства отдела, под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.3, поступают по СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается исполнителем работнику отдела, ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, получает в подразделении ДОУ.

Документы, содержащие поручения заместителя Руководителя, поступают по СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием по исполнению документа заместителя Руководителя работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, получает в приемной заместителя Руководителя.

4.3.2. Все входящие документы должны рассматриваться начальниками отделов в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащий отдел Управления (Межрегиональной инспекции).

4.3.3. Начальники отделов рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в отделе.

Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует средствами СЭД-регион указания по исполнению документа (поручения) начальника отдела, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно направляет их непосредственным исполнителям по СЭД-регион.

4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей документации - в соответствии с п. 5.4;

по внутренней документации - по возможности в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.


5. Организация контроля исполнения документов

5.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД-регион.

5.3. В настоящем разделе Инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации Управлением (Межрегиональной инспекцией) государственных функций и предоставления государственных услуг.

Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливаются соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).

5.4. Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пунктах 5.5 и 5.6.

5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- для документов, поступивших из ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации, - со дня подписания (утверждения) документа;

- для обращений граждан и организаций, поступивших в ЦА ФНС России по вопросам, относящимся к компетенции территориального налогового органа, и перенаправленных в соответствующее Управление (Межрегиональную инспекцию), срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в ЦА ФНС России. При перенаправлении обращения гражданина в сопроводительном письме, как правило, указывается контрольный срок исполнения;

- для документов, поступивших из других органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций, а также обращений граждан и организаций, поступивших непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию), - со дня их поступления (регистрации).

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки.

5.6.1. Поступившие из ЦА ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной дате;

- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в течение 3 дней;

- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;

- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.2. По парламентским запросам палат Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.3. По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) - в течение 30 дней.

5.6.4. По представлениям Счетной палаты Российской Федерации - в течение 20 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.5. По письмам Конституционного Суда Российской Федерации - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.6. По письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации:

- с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дней.

- с грифом "Срочно" - в течение 5 дней;

- без согласования с другими организациями - в течение 15 дней;

- с согласованием - в течение 30 дней.

5.6.7. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.8. По протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца.

5.6.9. По запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.

5.6.10. По запросам, поступившим из Общественной палаты, - в течение 30 дней со дня получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем 14 дней. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

5.6.11. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.12. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ исполняется в срок в соответствии с резолюцией. Если в резолюции к документу указан более длительный срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, по инициативе исполнителя в СЭД в РК входящего документа указывается новая резолюция и документ исполняется в срок в соответствии со скорректированной резолюцией.

5.7. Организация контроля исполнения документов, подписанных Руководителем.

5.7.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

- указаний по исполнению документов, поступивших в Управление;

- указаний по исполнению документов, созданных в Управлении;

- приказов и распоряжений;

- протоколов Коллегии и совещаний.

Контролю подлежат пункты указаний по исполнению документов, приказов, распоряжений и протоколов Коллегии, имеющие точный срок исполнения.

5.7.2. Контроль документов, к которым Руководитель в указаниях по исполнению документов, добавил текст "Доложите", осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в указаниях по исполнению документов. Для неконтрольных документов - 10 дней.

Начальник отдела - ответственный исполнитель (как правило) или заместитель Руководителя - организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

5.7.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства, в случае запроса документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет в адрес Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 6.1, о продлении срока исполнения. В адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

5.7.4. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в подразделении ДОУ.

5.7.5. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

5.7.6. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления в подразделение ДОУ отделом-исполнителем документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.1.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.7.7. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, адресованную Руководителю, координирующему деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

5.7.8. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в Управление (Межрегиональную инспекцию) для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

электронной копии ответа заявителю, данного Управлением (Межрегиональной инспекцией);

электронной копии ответа заявителю, данного нижестоящим территориальным налоговым органом, с сопроводительным письмом Управления (Межрегиональной инспекции).

5.7.9. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля на основании поступившего в подразделение ДОУ в электронной форме указания должностного лица Управления (Межрегиональной инспекции), ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, к служебной записке отдела-исполнителя.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании предъявления отделом-исполнителем в подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений подведомственным ИФНС России в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет отдел - ответственный исполнитель.

5.7.10. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам отделов допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок, адресованных Руководителю, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.1.

5.7.11. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы.

Руководителю:

- еженедельные, квартальные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ;

- ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

Заместителям Руководителя:

- ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ, по отделам, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

Начальникам отделов:

- еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.

5.8. Организация контроля исполнения документов, подписанных заместителем Руководителя.

5.8.1. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями заместителей Руководителя по исполнению документов осуществляется:

- по обращениям граждан - подразделением ДОУ;

- по остальным документам, в том числе обращениям организаций, - работниками приемных заместителей Руководителя.

Работники приемных обязаны регулярно докладывать заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.8.2. Если для исполнения документов, поставленных на контроль заместителем Руководителя, необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляет заместителю Руководителя, подписавшему указание по исполнению документа, служебную записку о продлении срока исполнения. При положительном решении заместителя Руководителя в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

При этом в РК документа работником, осуществляющим контроль, вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.

5.8.3. Поручение заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления отделом-исполнителем работнику приемной документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания заместителя Руководителя по исполнению документа к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.2.

Снятие документа с контроля оформляется работником, осуществляющим контроль, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.8.4. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел - ответственный исполнитель представляет заместителю Руководителя, координирующему деятельность соответствующего отдела, мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью заместителя Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

5.8.5. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в Управление (Межрегиональную инспекцию) для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

электронной копии ответа заявителю, данного Управлением (Межрегиональной инспекцией);

электронной копии ответа заявителю, данного нижестоящим территориальным налоговым органом, с сопроводительным письмом Управления (Межрегиональной инспекции).

5.9. Организация контроля исполнения документов в отделе.

5.9.1. Если в ходе исполнения документа, поступившего из подразделения ДОУ (без указания по исполнению документа Руководителя, заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе Управления (Межрегиональной инспекции), об этом незамедлительно сообщается в подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

5.9.2. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД-регион непосредственным исполнителем документа или работником отдела, ответственным за ведение делопроизводства.

5.9.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны регулярно информировать начальников отделов о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.9.4. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу.

Снятие документа с контроля оформляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.


6. Обмен документами, составляющими внутреннюю переписку

К документам, составляющим внутреннюю переписку, относятся служебные, служебные записки, заключения, приглашения, которые подразделяются на:

- внутренние документы, адресованные Руководителю;

- внутренние документы, адресованные заместителю Руководителя;

- переписку между отделами.

Подписание УКЭП вышеперечисленных внутренних документов не требуется.


6.1. Подготовка внутренних документов, адресованных Руководителю

6.1.1. Внутренние документы, адресованные Руководителю, подготавливаются в отделах.

Визирование внутренних документов осуществляется на обратной стороне последнего листа документа без оформления визового экземпляра документа.

В соответствии с указанием Руководителя внутренние документы, адресованные Руководителю, подписывает начальник отдела либо заместитель Руководителя, курирующий его деятельность.

Регистрация внутренних документов, адресованных Руководителю, осуществляется в отделах, подготовивших документы.

6.1.2. При подготовке внутренних документов, адресованных Руководителю, отделы готовят проект указания Руководителя по исполнению документа с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - начальников отделов Управления (Межрегиональной инспекции), также координирующих их деятельность заместителей Руководителя, текстом поручения и указанием, при необходимости, сроков исполнения. Образец проекта указания Руководителя по исполнению документа приведен в Приложении N 1.

Для внутренних документов, адресованных Руководителю, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты указаний по исполнению документа.

6.1.3. Все внутренние документы для доклада Руководителю должны направляться в подразделение ДОУ одновременно в электронной форме и на бумажном носителе.

6.1.4. Для отправки в электронной форме в СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" создается РК, в которую вкладывается электронный образ документа и проект указания по исполнению документа в виде отдельных файлов.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбирается Ф.И.О. Руководителя для последующей пересылки РК в БД "Канцелярия Руководителя".

После согласования и утверждения документа РК регистрируется в отделе и отправляется в БД "Канцелярия Руководителя".

6.1.5. Документ на бумажном носителе передается в подразделение ДОУ, где факт передачи фиксируется в специальном журнале или реестре приема-передачи документов. При необходимости, по требованию подразделения ДОУ, в журнале делается отметка о дате и времени представления документа за подписью исполнителя.

Документы, переданные в подразделение ДОУ, докладываются Руководителю в установленном порядке.

6.1.6. Документ возвращается в отдел без доклада Руководителю, если:

- документ на бумажном носителе оформлен с нарушениями установленного порядка;

- РК и электронный образ документа отсутствуют в БД "Канцелярия Руководителя".


6.2. Подготовка внутренних документов, адресованных заместителю Руководителя

6.2.1. Все внутренние документы, адресованные заместителю Руководителя (кроме перечисленных в п. 6.2.5), должны направляться в электронной форме.

6.2.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" создает РК, в которую вкладывает электронный образ документа.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбирается отдел, в который направляется документ.

6.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение начальнику отдела.

6.2.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия заместителя Руководителя".

6.2.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронной форме, согласовываются, подписываются и передаются в приемную заместителя Руководителя на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательны.


6.3. Переписка между отделами

6.3.1. Обмен внутренними документами между отделами (кроме перечисленных в п. 6.3.5) производится только в электронной форме с использованием СЭД-регион.

6.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" создает РК, в которую вкладывает электронный образ документа.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбираются отделы, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в отделы, и в приемные заместителей Руководителя.

Если исходящий документ является ответом на входящий, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

6.3.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение начальнику отдела.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника отдела, если ему делегировано право подписи внутренних документов (части внутренних документов) начальником отдела.

6.3.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия отдела", в который направляется документ.

6.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронной форме, согласовываются, подписываются и передаются работнику отдела, ответственному за ведение делопроизводства, которому направляется документ.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательны.


7. Порядок подготовки, согласования и подписания документов

7.1. Управление (Межрегиональная инспекция) для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением об Управлении (Межрегиональной инспекции), издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (протоколы, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Управление (Межрегиональная инспекция) по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает документы совместно или по согласованию с другими органами государственной власти субъекта Российской Федерации.

7.2. Отделы Управления (Межрегиональной инспекции) разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями об отделах, либо в соответствии с поручениями руководства Управления (Межрегиональной инспекции). К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

7.3. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: сбор информации, подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

7.4. Подготовка и оформление проектов служебных документов.

7.4.1. Если документ в соответствии с указанием по исполнению документа Руководителя или заместителей Руководителя исполняется несколькими подразделениями, отделы-соисполнители (в случае необходимости) представляют исполнителю, поименованному в указании по исполнению документа первым, необходимые материалы для подготовки проекта служебного письма не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

7.4.2. Отдел - ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных отделами-соисполнителями.

Общие требования к оформлению служебного документа приведены в разделе 11.

Особенности оформления отдельных видов документов приведены в п. п. 7.4.3 - 7.4.4.

7.4.3. Особенности оформления приказов (распоряжений).

7.4.3.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного, распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления (Межрегиональной инспекции).

7.4.3.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются отделами в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

7.4.3.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются отделы (начальники отделов), заместители Руководителя, подведомственные инспекции и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить..." и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

7.4.3.4. Приказы (распоряжения) должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов Управления (Межрегиональной инспекции).

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты Управления (Межрегиональной инспекции) (независимо от того, каким отделом они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных актов.

7.4.3.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

7.4.4. Особенности оформления служебных писем.

7.4.4.1. Служебные письма готовятся отделами в качестве:

- ответов на запросы ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

- ответов на запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических и физических лиц;

- информационных писем в адрес ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

- инициативных писем.

7.4.4.2. Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: руководителю и заместителям руководителя ФНС России, руководителям органов государственной власти субъекта Российской Федерации, судебных, правоохранительных и контрольно-надзорных органов субъекта Российской Федерации, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации, а также ответы на официальные запросы депутатов, направленные непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию).


Страницы документа: