Распоряжение префектуры ЮВАО г. Москвы от 04.07.2014 N 379

"Об утверждении состава экспертной комиссии, Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы"

Документ по состоянию на август 2014 г.


В целях организации и проведения работ по экспертизе ценности документов префектуры ЮВАО города Москвы (далее - префектура) для отбора их на постоянное и долговременное хранение, определения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и в связи с кадровыми изменениями:

1. Утвердить состав экспертной комиссии префектуры (приложение 1).

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии префектуры (приложение 2).

3. Утвердить Положение об архиве префектуры (приложение 3).

4. Признать утратившими силу распоряжения префекта ЮВАО города Москвы:

4.1. От 06.05.2004 N 1003 "Об организации постоянно действующей экспертной комиссии".

4.2. От 20.07.2005 N 1520 "Об организации постоянно действующей экспертной комиссии".

4.3. От 20.02.2007 N 300 "О внесении изменений в распоряжение префекта от 20.07.2005 N 1520".

4.4. От 28.04.2008 N 641 "Об утверждении состава экспертной комиссии и положения об архиве и положения об экспертной комиссии префектуры Юго-Восточного административного округа".

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Аппарата префектуры Жукова В.В.


Префект
В.Б. Зотов


Приложение 1
к распоряжению
префектуры ЮВАО г. Москвы
от 4 июля 2014 г. N 379


Председатель комиссии:

Кожевников В.Н. - заместитель руководителя Аппарата префектуры.


Члены комиссии:

Бигильдина Л.Д. - заведующий сектором анализа, исполнения и контроля управленческих решений Мэра, Правительства Москвы, префекта и коллегии.

Вехова Е.А. - заведующий сектором по работе с обращениями граждан и юридических лиц префектуры.

Буканова И.В. - начальник финансово-кредитного отдела префектуры.


Секретарь комиссии:

Тимкина О.В. - специалист Управления делами префектуры.


Приложение 2
к распоряжению
префектуры ЮВАО г. Москвы
от 4 июля 2014 г. N 379


ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРЕФЕКТУРЫ ЮГО-ВОСТОЧНОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ


1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) создается в префектуре Юго-Восточного административного округа города Москвы (далее - префектура) для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Москвы, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности префектуры и находящуюся на хранении в префектуре.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве префектуры. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем Аппарата префектуры. В необходимых случаях, установленных п. 3.4 настоящего Положения, решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления города Москвы (далее - ЦЭПК Главархива Москвы).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства (Росархива), Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", постановлениями и распоряжениями Правительства и Мэра Москвы, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и отраслевыми перечнями, нормативно-методическими документами Главархива Москвы, приказами префектуры и настоящим Положением.

1.4. ЭК возглавляется заместителем руководителя Аппарата префектуры. Персональный состав ЭК утверждается распоряжением префектуры из числа государственных служащих префектуры. В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций, в том числе Главархива Москвы.


2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к хранению в архиве префектуры.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы".


3. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Совместно с сотрудниками, ответственными за делопроизводство в префектуре, и лицом, ответственным за архив, организует и проводит ежегодный отбор документов префектуры для дальнейшего их хранения или выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений префектуры.

3.2. Организует и осуществляет методическое руководство работой по проведению экспертизы ценности и подготовке к последующему хранению документов префектуры.

3.3. Совместно со специалистами по делопроизводству и кадрам проводит для сотрудников префектуры консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.4.1. На согласование ЦЭПК Главархива Москвы, а затем на утверждение префекта ЮВАО города Москвы:

- положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии префектуры ЮВАО города Москвы;

- сводную номенклатуру дел префектуры;

- инструкции по делопроизводству.

3.4.2. На утверждение ЦЭПК Главархива Москвы, а затем на утверждение руководителя Аппарата префектуры описи дел постоянного срока хранения управленческой документации:

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК", указанных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и отраслевых перечнях, а также в номенклатуре дел префектуры;

- акты об утрате и неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.4.3. На рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы:

- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- другие вопросы, входящие в компетенцию ЦЭПК Главархива Москвы.

3.4.4. На утверждение руководителя Аппарата префектуры без рассмотрения ЦЭПК Главархива Москвы:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.2);

- графики по подготовке и передаче документов префектуры на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы";

- описи дел временного хранения (свыше 10 лет);

- другие документы, рассматриваемые ЭК префектуры (кроме перечисленных в пп. 3.4.1-3.4.3).


4. Права экспертной комиссии

При выполнении возложенных на нее функций ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации государственным служащим префектуры, отвечающим за ведение дел, по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Требовать от государственных служащих префектуры розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы", и предоставления письменного объяснения в случае их утраты.

4.3. Запрашивать от муниципальных государственных служащих префектуры сведения, предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию лица, ответственного за архив префектуры, о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, о ходе подготовки документов к архивному хранению, о состоянии учета, условиях хранения и обеспечения сохранности дел постоянного и временного хранения, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов государственных служащих префектуры, а также представителей Главархива Москвы.

4.6. Информировать руководителя Аппарата префектуры по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять префектуру в Главархиве Москвы.


5. Организация работы экспертной комиссии

5.1. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному руководителем Аппарата префектуры, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. Экспертная комиссия префектуры осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЦЭПК Главархива Москвы и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, однако в голосовании не участвуют. Решение принимается большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Главархивом Москвы).

Протоколы заседания ЭК утверждаются руководителем Аппарата префектуры.

5.5. ЭК в лице председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.


Приложение 3
к распоряжению
префектуры ЮВАО г. Москвы
от 4 июля 2014 г. N 379


ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ПРЕФЕКТУРЫ ЮГО-ВОСТОЧНОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ


1. Общие положения

1.1. Документы префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы (далее - префектура), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда города Москвы и подлежат постоянному хранению в Центре хранения документов после 1917 года Государственного бюджетного учреждения города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы" (ГБУ "ЦГА Москвы").

1.2. До передачи на постоянное хранение эти документы временно в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, хранятся в префектуре.

1.3. Префектура обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Москвы, образующихся в процессе деятельности префектуры, в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы".

1.4. Все работы, связанные с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей на постоянное хранение архивных документов в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы", производятся силами и за счет префектуры.

1.5. За утрату и порчу документов Архивного фонда Москвы должностные лица префектуры несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.6. В префектуре создается архив для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы".

Префектура обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Функции архива приказом префектуры возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.7. В своей работе архив префектуры руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", постановлениями и распоряжениями Правительства и Мэра Москвы, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства (Росархива) и Главархива Москвы, указаниями вышестоящих организаций, распоряжениями префектуры и настоящим Положением.

1.8. Архив префектуры работает по утвержденным планам и отчитывается по ним о своей работе.

1.9. Положение об архиве префектуры разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается распоряжением префектуры по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива Москвы.

1.10. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель аппарата префектуры.

1.11. Организационно-методическое руководство деятельностью архива префектуры осуществляет Главархив Москвы.


2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения и документы с отметкой "ЭПК", образовавшиеся в деятельности префектуры.

2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

В архиве хранятся:

2.3. Документы по личному составу префектуры ЮВАО города Москвы и администрации ТЕОС "Кузьминки-Люблино" за 2001-2003 годы.


3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы" с соблюдением нормативных требований по архивному делу.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве префектуры.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы префектуры, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления описей на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы и графики передачи документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы".

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) префектуры и ЦЭПК Главархива Москвы.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования для работы в помещении архива либо во временное пользование работникам префектуры;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в префектуре.

3.2.8. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) префектуры.

3.2.9. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел префектуры, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации.

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, префектуры.

3.2.11. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в Центр хранения документов после 1917 года ГБУ "ЦГА Москвы" документы Архивного фонда Москвы.

3.2.13. Проводит проверку наличия и состояния документов при смене заведующего архивом (или лица, ответственного за архив) с оформлением акта проверки.


4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в префектуре.

4.2. Требовать от структурных подразделений префектуры своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

4.3. Запрашивать от руководства префектуры сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.


5. Ответственность лица, ответственного за архив

5.1. Лицо, ответственное за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5.2. Лицо, ответственное за архив, совместно с руководителем Аппарата префектуры несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.