Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 09.07.2014 N 581

"О государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга"

Документ по состоянию на август 2014 г.


В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Законом Санкт-Петербурга от 01.07.2009 N 371-70 "О государственных информационных системах Санкт-Петербурга" Правительство Санкт-Петербурга постановляет:


1. Преобразовать Единую систему электронного документооборота и делопроизводства, созданную в соответствии с приказом Губернатора Санкт-Петербурга от 24.03.1999 N 25-п "О мерах по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга", в государственную информационную систему Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга" (далее - ЕСЭДД).

2. Утвердить Положение о государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга".

3. Установить, что:

3.1. Оператором ЕСЭДД является Комитет по информатизации и связи.

3.2. Правомочия обладателя информации, содержащейся в ЕСЭДД, осуществляет Администрация Губернатора Санкт-Петербурга.

3.3. Эксплуатацию и развитие ЕСЭДД обеспечивает Комитет по информатизации и связи.

4. Комитету по информатизации и связи ежегодно при подготовке проекта бюджета Санкт-Петербурга на соответствующий финансовый год представлять в Комитет финансов Санкт-Петербурга предложения по включению в бюджет Санкт-Петербурга бюджетных ассигнований Комитету по информатизации и связи, необходимых для финансирования работ по эксплуатации и развитию ЕСЭДД.

5. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Говорунова А.Н.


Временно исполняющий обязанности
Губернатора Санкт-Петербурга
Г.С.Полтавченко


УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства Санкт-Петербурга
от 09.07.2014 N 581


1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели развития и эксплуатации государственной информационной системы Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга" (далее - ЕСЭДД), принципы функционирования и структуру ЕСЭДД, порядок доступа к ней и предоставления информации, содержащейся в ЕСЭДД.

1.2. ЕСЭДД предназначена:

для комплексной автоматизации деятельности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ), подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга (далее - учреждения) по организации делопроизводства и документооборота;

для поэтапного перехода ИОГВ и учреждений на электронный документооборот;

для электронного взаимодействия ИОГВ и учреждений с иными органами власти, организациями и гражданами.

1.3. Целями развития и эксплуатации ЕСЭДД являются:

повышение эффективности государственного управления в ИОГВ Санкт-Петербурга;

обеспечение эффективного расходования средств бюджета Санкт-Петербурга.

1.4. В настоящем Положении используются следующие термины, определения и сокращения:

Ключ ЭП - уникальная последовательность символов, известная владельцу ключа ЭП и предназначенная для создания ЭП;

Оператор ЕСЭДД - Комитет по информатизации и связи;

Реестр уполномоченных лиц - Реестр уполномоченных лиц ИОГВ и учреждений в ЕСЭДД;

Общегородской классификатор должностных лиц - общегородской классификатор должностных лиц ИОГВ и учреждений;

ЦОД - центр обработки данных ИОГВ, централизованный вычислительный центр, в котором хранятся базы данных и программное обеспечение подсистем ЕСЭДД, производится обработка данных и автоматизированное выполнение функций ЕСЭДД отдельных ИОГВ и учреждений;

ЭП - электронная подпись.

Остальные термины и определения используются в соответствии с терминологией, используемой постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 N 1102 "О работе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и государственных учреждений Санкт-Петербурга по переходу на электронный документооборот".


2. Состав и функции ЕСЭДД

2.1. ЕСЭДД представляет собой комплекс подсистем, обеспечивающих включение документов в базы данных, их обработку, управление документами и доступ к ним, в том числе посредством взаимодействия подсистем ЕСЭДД.

2.2. В состав ЕСЭДД входят следующие подсистемы:

подсистема ЕСЭДД ИОГВ;

подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

подсистема "Система обменов ЕСЭДД";

подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ";

подсистема ведения Реестра уполномоченных лиц и общегородского классификатора должностных лиц;

подсистема "Централизованный контроль";

подсистема согласования проектов правовых актов в электронном виде;

подсистема электронного опубликования правовых актов;

подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств";

подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ;

подсистема защиты информации и персональных данных, обрабатываемых в ЕСЭДД.

2.3. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ.

2.3.1. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ - тиражируемая подсистема, реализующая универсальный комплекс функций электронного документооборота и делопроизводства в каждом ИОГВ (учреждении). Подсистема ЕСЭДД ИОГВ включает:

базы данных электронного документооборота конкретного ИОГВ (учреждения);

типовой комплекс программных средств, настраиваемый для нужд каждого ИОГВ (учреждения).

Подсистема ЕСЭДД ИОГВ разворачивается (устанавливается) на комплексе технических компьютерных средств конкретного ИОГВ и комплексе технических средств ЦОД. Доступ к подсистеме осуществляется через Единую мультисервисную телекоммуникационную сеть ИОГВ (далее - ЕМТС).

2.3.2. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ реализует:

2.3.2.1. Функции работы с документами:

регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;

создание, редактирование и согласование проектов документов;

регистрацию внутренних документов;

регистрацию обращений граждан;

регистрацию и электронное опубликование правовых и организационно-распорядительных документов;

подготовку, сканирование, распознавание, согласование, хранение и уничтожение документов в электронном виде;

маршрутизацию и движение документов в электронном виде;

контроль исполнения документов, поручений;

формирование статистических отчетов по результатам работы ИОГВ, учреждений;

обмен документами в электронном виде.

2.3.2.2. Сервисные функции:

ведение справочников, классификаторов;

комплексное администрирование ЕСЭДД, в том числе прав доступа;

атрибутный и другие виды поиска;

личный кабинет сотрудника;

оповещение о событиях пользователя;

управление виртуальными папками документов пользователя;

обмен текстовыми сообщениями пользователей.

2.4. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

2.4.1. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга реализует функции, указанные в пункте 2.3.2 настоящего Положения, для подсистемы ЕСЭДД ИОГВ, а также набор специализированных функций документооборота и делопроизводства, обусловленных спецификой деятельности Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в соответствии с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100, и Положением об Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 18.11.2003 N 43.

Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга включает:

централизованную базу документов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга;

специализированные базы данных документооборота структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

специализированное программное обеспечение структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, обеспечивающее функции:

- централизованного контроля;

- работы с обращениями граждан;

- согласования и регистрации проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга;

- электронного официального опубликования правовых актов;

- учета судебных дел с участием ИОГВ и Губернатора Санкт-Петербурга;

специализированную информационную подсистему для заседаний членов Правительства Санкт-Петербурга.

2.4.2. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к подсистеме осуществляется через ЕМТС.

2.5. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД".

2.5.1. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" реализует функции обмена электронными документами между ИОГВ (учреждениями) в соответствии с регламентом обмена электронными документами в электронном документообороте ИОГВ.

2.5.2. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к подсистеме осуществляется через ЕМТС.

2.6. Подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ".

2.6.1. Подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ" является специализированной подсистемой и служит для обеспечения хранения электронных документов в ЦОД и обеспечивает выполнение следующих функций:

хранение электронных документов, защиту информации и резервное копирование;

доступ к хранимым документам подсистем ЕСЭДД ИОГВ, развернутых в ЦОД, и подсистемы ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

поиск документов в ЕСЭДД.

2.6.2. Подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ" развернута в ЦОД. Доступ к подсистеме осуществляется через ЕМТС.

2.7. Подсистема ведения Реестра уполномоченных лиц и общегородского классификатора должностных лиц.

2.7.1. Подсистема ведения Реестра уполномоченных лиц и общегородского классификатора должностных лиц обеспечивает выполнение функций по учету пользователей ЕСЭДД и учету уполномоченных лиц, использующих усиленную квалифицированную подпись в электронном документообороте. Подсистема реализует требования положения о реестре уполномоченных лиц ИОГВ (учреждений), использующих ЭП в электронном документообороте, и положения о ведении общегородского классификатора должностных лиц ИОГВ и учреждений.

2.7.2. Подсистема разворачивается в ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.

2.8. Подсистема "Централизованный контроль".

2.8.1. Подсистема "Централизованный контроль" является специализированной подсистемой, функционирующей в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и ИОГВ.

2.8.2. Подсистема "Централизованный контроль" предназначена для обеспечения контроля исполнения правовых актов, поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга по всем видам документов на всех уровнях управления, а также для информационной поддержки принятия решений в контрольной и аналитической деятельности Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и ИОГВ. Подсистема выполняет следующие функции:

создание поручения, принятие решения о постановке поручения на контроль;

назначение куратора по поручению;

регистрация поручения, создание контрольной карточки поручения;

уведомление исполнителей, соисполнителей, контролера и координатора о сроках, статусе поручений, причинах их невыполнения, переносе сроков и прочее;

учетные функции: изменение срока исполнения, снятие с контроля, изменение состава исполнителей, отражение хода исполнения поручений в базе данных, в том числе фиксация статуса исполнения и причин невыполнения поручения;

контрольно-аналитические функции:

формирование статистической и оперативной отчетности;

координация исполнения правовых актов (контроль исполнения правовых актов в целом);

организация работы соисполнителей и совместного взаимодействия при исполнении поручения и подготовке отчета об исполнении;

подготовка и направление отчета об исполнении контрольных поручений;

проверка отчета об исполнении поручения. Принятие решения о переносе срока исполнения, снятии поручения с контроля, отклонении отчета.

2.8.3. Подсистема "Централизованный контроль" разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.

2.9. Подсистема согласования проектов правовых актов в электронном виде.

2.9.1. Подсистема согласования проектов правовых актов в электронном виде является специализированной подсистемой и предназначена для обеспечения согласования и контроля над процессом согласования проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и ИОГВ.

2.9.2. Подсистема согласования проектов правовых актов в электронном виде реализует следующие функции:

создание и регистрацию проекта правового акта;

формирование маршрута согласования;

фиксацию требуемых и фактических сроков согласования;

сбор замечаний к согласуемому проекту правового акта;

юридическую экспертизу проекта правового акта (при необходимости);

визирование ЭП согласующими сторонами проекта правового акта;

подготовку экземпляра правового акта на бумажном носителе для подписания;

электронную рассылку правового акта, в том числе для постановки на контроль.

2.9.3. Подсистема согласования проектов правовых актов в электронном виде разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.

2.10. Подсистема электронного опубликования правовых актов.

2.10.1. Подсистема электронного опубликования правовых актов представляет собой специализированную подсистему, предназначенную для правовой экспертизы, опубликования правовых актов и организационно-распорядительных документов на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в соответствии с Законом Санкт-Петербурга от 30.06.2010 N 445-112 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Санкт-Петербурга" и официальных сайтах ИОГВ.

Подсистема электронного опубликования правовых актов реализует следующие функции:

проведение правовой экспертизы в Юридическом комитете Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

согласование и(или) подписание юридического заключения ЭП;

регистрацию правовых актов в реестре нормативных правовых актов Санкт-Петербурга;

контроль стадий прохождения документов;

формирование статистических отчетов по результатам работы экспертов;

опубликование правовых актов, в том числе официальное.

2.10.2. Подсистема электронного опубликования правовых актов разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.

2.11. Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств".

2.11.1. Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств" представляет собой тиражируемую подсистему, реализующую сокращенный комплекс функций электронного документооборота для руководителей разного уровня, осуществляемых с помощью мобильных устройств.

Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств" реализует следующие функции:

просмотр входящих документов, исходящих документов и архива;

формирование резолюции по документу;

принятие решения о постановке документа на контроль, в том числе с возможностью установления срока исполнения поручения;

согласование (отклонение от согласования) документа;

подписание документа (резолюции) ЭП;

утверждение (отклонение) отчета по документу;

формирование отчета по документу;

поиск документов;

просмотр статистических отчетов по различным вопросам.

2.11.2. Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств" устанавливается на мобильных устройствах и в ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.

2.12. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ.

2.12.1. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ представляет собой специализированную подсистему и предназначена для учета судебных дел и документов, относящихся к судебному делопроизводству в ИОГВ и в Юридическом комитете Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ реализует следующие функции:

учет документов, относящихся к судебному делопроизводству, доверенностей;

формирование судебных дел;

классификацию судебных дел;

распределение судебных дел в ИОГВ;

формирование статистических справок и отчетов по вопросам судебного делопроизводства;

формирование графика заседаний, планирование участия в судебных заседаниях.

2.12.2. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к подсистеме имеют уполномоченные сотрудники юридических служб ИОГВ и сотрудники Юридического комитета Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. Доступ к подсистеме осуществляется через ЕМТС.

2.13. Подсистема защиты информации и персональных данных, обрабатываемых в ЕСЭДД.

2.13.1. Подсистема защиты информации и персональных данных, обрабатываемых в ЕСЭДД, реализует функции защиты информации от несанкционированного доступа, антивирусной защиты, криптографической защиты информации при удаленном доступе и обмене данными в ЕСЭДД между ИОГВ, учреждениями, а также функции защиты от сбоев, отказов и аварийных ситуаций.

2.13.2. Подсистема защиты информации и персональных данных, обрабатываемых в ЕСЭДД, разворачивается (устанавливается) на компьютерном оборудовании локальных компьютерных сетей ИОГВ, учреждений, комплексе технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Подсистема защиты информации и персональных данных, обрабатываемых в ЕСЭДД, использует средства защиты информации ЕМТС.

2.14. Состав и содержание функций, реализуемых подсистемами ЕСЭДД, могут быть изменены оператором ЕСЭДД в целях обеспечения исполнения действующего законодательства, решений рабочей группы по электронному документообороту, а также учета замечаний и предложений пользователей ЕСЭДД.


3. Права и обязанности оператора ЕСЭДД, участников электронного документооборота и пользователей ЕСЭДД

3.1. Оператор ЕСЭДД:

организует сопровождение ЕСЭДД, включающее оказание помощи, обучение пользователей ЕСЭДД, выполнение работ по обеспечению бесперебойной работы программного обеспечения ЕСЭДД, и выступает государственным заказчиком данных услуг;

утверждает регламент сопровождения ЕСЭДД;

организует бесперебойную работу комплекса технических средств ЦОД и Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

организует бесперебойную работу ЕМТС;

организует ведение Реестра уполномоченных лиц и общегородского классификатора должностных лиц;

организует развитие ЕСЭДД на основании выводов рабочей группы по переходу на электронный документооборот по результатам изучения замечаний и предложений пользователей ЕСЭДД;

организует администрирование, резервное копирование баз данных подсистемы ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и подсистем ЕСЭДД ИОГВ, размещенных в ЦОД;

обеспечивает соблюдение требований соответствующих нормативных правовых актов, регламентирующих работу в ЕСЭДД, по защите информации и персональных данных в ЕСЭДД;

организует работы по защите информации и защите персональных данных в ЕСЭДД;

назначает администраторов подсистемы ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и подсистем ЕСЭДД, размещенных в ЦОД.

3.2. Оператор ЕСЭДД вправе регламентировать организационно-технические и организационно-технологические особенности эксплуатации ЕСЭДД, процедуры электронного обмена документами в ЕСЭДД.

3.3. Участники электронного документооборота ИОГВ (учреждений):

обеспечивают администрирование, резервное копирование баз данных подсистемы ЕСЭДД ИОГВ, размещенных на комплексе технических средств ИОГВ (учреждений);

обеспечивают соблюдение требований соответствующих нормативных правовых актов, регламентирующих работу в ЕСЭДД, по защите информации и персональных данных в ЕСЭДД;

назначают администраторов подсистемы ЕСЭДД ИОГВ, не размещенной в ЦОД.

3.4. Пользователи ЕСЭДД обязаны соблюдать правила работы с программным обеспечением ЕСЭДД, изложенным в эксплуатационной документации на ЕСЭДД.


4. Порядок доступа к ЕСЭДД

4.1. Авторизация пользователя ЕСЭДД осуществляется с использованием логина и пароля. Каждый пользователь ЕСЭДД работает в ЕСЭДД с использованием индивидуального логина, пароля и в соответствии с его полномочиями.

4.2. Пользователь ЕСЭДД не вправе разглашать (сообщать) свой логин и пароль иным лицам, а также предоставлять доступ к ЕСЭДД со своего рабочего места посторонним лицам, не являющимся пользователями ЕСЭДД.

4.3. Администратор подсистемы ЕСЭДД ИОГВ - это ответственное лицо, назначенное руководителем ИОГВ (учреждения).

4.4. Права доступа к информации, содержащейся в подсистемах ЕСЭДД, определяет администратор соответствующей подсистемы ЕСЭДД.

4.5. Информация о правах доступа к ЕСЭДД заносится администратором в базу данных ЕСЭДД.


5. Порядок работы с информацией, содержащейся в ЕСЭДД

5.1. В ЕСЭДД осуществляется обработка в электронном виде документов, не содержащих:

сведений, составляющих государственную тайну;

служебной информации ограниченного распространения (гриф "Для служебного пользования").

5.2. Персональные данные обрабатываются в ЕСЭДД с соблюдением предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации требований по защите персональных данных.

5.3. Сведения о гражданах, ставшие известными пользователю ЕСЭДД в связи с работой в ЕСЭДД, являются персональными данными, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

5.4. Предоставление содержащейся в ЕСЭДД информации иным организациям и лицам осуществляется в соответствии с действующим законодательством и заключаемыми Правительством Санкт-Петербурга соглашениями.