Главная / Блог / Что делать, если утеряна трудовая книжка?

Что делать, если утеряна трудовая книжка?

Автор статьи

Образование: Красноярский ГАУ. Юридический факультет. Практикующий юрист с 7-летним стажем

Написано статей

Трудовая книжка – документ, в котором содержится информация о трудовой деятельности гражданина за весь период его жизни. На основании данных трудовой книжки при наступлении пенсионного возраста гражданину назначаются пенсионные выплаты, поэтому утеря трудовой книжки может сказаться на размере пенсий из-за невозможности установить стаж пенсионера.

Трудовые книжки оформляются у работодателя при первом устройстве на работу, при увольнении они возвращаются гражданам и предъявляются по новому месту работы. Хранение трудовой за весь период трудоустройства гражданина – обязанность работодателя, однако в некоторых случаях ее можно получить на руки по заявлению и с распиской о получении.

Трудовую книжку можно получить на руки в случае:

Необходимости предъявления оригинала документы в различные государственные учреждения, в том числе в Пенсионный фонд;
При расторжении трудового договора.

Расписка о временном получении трудовой книжки на руки необходима работодателю для прикрепления ее к личному делу работника, чтобы в случае утери документа по вине работника, работодатель смог доказать свою невиновность в произошедшем. Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, то он может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа до 50 000 рублей.
С 1 сентября 2021 года действуют новые правила заполнения, хранения и учета трудовых книжек, которые затрагивают не только бумажные варианты документов, но и электронные. Предполагается, что к 2027 году трудовые книжки перейдут в электронный вариант, а такой документ потерять невозможно.

Способы восстановления трудовой книжки

Утеря трудовой книжки прежде всего проблема работника, поэтому даже в случае вины работодателя, работник должен составить заявление о выдаче дубликата. Законодательством иной порядок восстановления документа не предусматривается.

Главной сложностью при восстановлении записей в трудовой является необходимость доказывания трудового стажа, в некоторых случаях доказать наличие трудовой деятельности в какой-то период вовсе невозможно (при ликвидации организации без правопреемников с последующей утерей документов в городском архиве).

Существует несколько способов получения дубликата трудовой:

Подача заявления работодателю об утере и выдаче дубликата, при чем данное заявление оформляется независимо от того, кто виноват в утрате. Однако восстановлением и сбором необходимых документов для подтверждения стажа занимается виновная сторона. Работодатель обязан выдать трудовую не позднее чем через 15 дней с даты подачи заявления, день обращения в этот срок не учитывается.
Восстановление через МФЦ или ПФР. В данном случае способ подачи и обработки документов похож: предоставляется определенный пакет документов, подается заявления, однако сроки решения проблемы утери и выдачи дубликата разнятся.
Обращение в Госархив требуется, если работодатель был ликвидирован и у него не осталось правопреемников, либо найти их не представляется для работника возможным. В архив составляется заявление по каждому месту работы, поэтому срок восстановления документа таким образом может затянуться.
Восстановление книжки через суд, самый надежный способ восстановления трудового стажа для дубликата трудовой книжки. Однако при всей надежности метода существуют и недостатки – долгое разбирательство, финансовые издержки, которые должен заплатить сам гражданин и необходимость наличия оснований для обращения в суд.

В зависимости от обстоятельств утери документа может потребоваться использовать несколько способов восстановления документов, например, если запись в новую трудовую не внесена, так как для этого недостаточно оснований, то нужно обратиться в архив, а если записи там отсутствуют, то в суд.

Через работодателя

В первую очередь при обнаружении утери трудовой книжки необходимо обращаться к работодателю, а если гражданин уже не осуществляет трудовую деятельность, то к работодателю по последнему месту работы. Независимо от даты прекращения действия трудового договора бывший работодатель обязан заняться оформлением дубликата трудовой книжки.

Важно!

В случае, если в оригинал трудовой книжки вносились неполные и неверные данные, которые невозможно подтвердить через архив, в дубликат эти сведения не вносятся. Из-за этого можно потерять годы трудового стажа, поэтому при увольнении важно проверять правильность заполнения трудовой книжки.

Заявление о выдаче дубликата можно написать от руки, либо распечатать его и подписать перед подачей. Также к заявлению лучше приложить объемный пакет документов, который сможет подтвердить трудовой стаж.

В заявлении работодателю нужно указать следующую информацию:

В правом верхнем углу указывается наименование организации и должность руководителя (кому подается заявление), его ФИО. Ниже указывается ФИО, должность заявителя.
Посередине листа прописывается название документа – Заявление о выдаче (оформлении) дубликата трудовой книжки взамен утерянной.
В основной части заявления прописывается основания для ее выдачи, например: «Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей (порчей) оригинала, для подтверждения трудового стажа прикладываю следующий перечень документов…»
В самом конце ставится подпись заявителя и дата обращения.

После получения заявления работодатель обязан заняться восстановлением трудовой книжки. Дубликат должен быть оформлен в течение 15 рабочих дней без учета дня обращения. При этом, если для подтверждения стажа работника требуется обращаться в архив или делать запросы в организации по предыдущим местам работы, то сроки оформления могут увеличиваться.

Важно!

Если стаж не подтвержден документально, либо не устанавливается достоверно (в случае порчи или утраты документов в архивах), то восстановление стажа проводится через суд с привлечением свидетелей.

При ликвидации предыдущего работодателя и при отсутствии сведений о стаже в архиве, если стаж небольшой, менее полугода, то по согласию работника новый работодатель имеет право завести новую трудовую книжку. Данное решение принимает только работник, так как он в конечном итоге теряет трудовой стаж.

Через ПФР

Помимо работодателя гражданин может сразу обратиться в Пенсионный фонд, так как большинство организаций, в которых они работали в молодости уже давно ликвидированы и не существуют.
Для выдачи дубликата трудовой книжки потребуется:

Предоставить сотруднику ПФР паспорт и СНИЛС, данные документы помогут идентифицировать заявителя;
Заполнить бланк заявления, который предоставят в отделении;
Дождаться рассмотрения заявления и выдачи книжки.

В заявлении потребуется указать ФИО, паспортные данные, контактную информацию и причину обращения. Если все заполнено и указано верно, то сотрудник Пенсионного фонда сообщит примерный срок подготовки дубликата.

Важно! Как и в случае с обращением к работодателю, если стаж заявителя не получится подтвердить документально, то потребуется обращаться в суд для привлечения свидетелей и иных подтверждающих документов, которые по каким-либо причинам не принимаются во внимание в Пенсионном фонде.

Через МФЦ

Подача заявление о восстановлении трудовой через МФЦ осуществляется только лично. Перед посещением учреждения лучше всего оформить предварительную запись либо по телефону, либо через сайт. В некоторых регионах предварительная запись недоступна, в таких случаях потребуется приехать заранее, взять в терминале номерок и дождаться своей очереди.

Заявление в МФЦ составляется аналогично заявлению в Пенсионный фонд. После принятия заявления сотрудники МФЦ делают запрос в архив для получения всех сведений о работодателях заявителя для получения полной информации. Если каких-либо данных нет, то они не будут внесены в дубликат, также в дубликат не войдет стаж, информация о котором неполная.

Через Госархив

Восстановление трудовой книжки через государственный архив – долгий и трудоемкий процесс, который может затянуться на неопределенное время, при этом шанс восстановить записи о трудовой деятельности в полном объеме увеличиваются.

Главная проблема восстановления документа через архив – необходимость обращаться во все городские архивы по месту регистрации компании-работодателя. Например, гражданин несколько лет работал в Туле, затем переехал в Воронеж, а потом в Москву, то запросы придется посылать архивы каждого города, где было официальное трудоустройство с соответствующим стажем. Если не обращаться в какой-либо из архивов, то записи будут неполными.

Заявление в архив составляется следующим образом:

В правом верхнем углу прописывается наименование архива города, его юридический адрес, далее указывается ФИО заявителя и его адрес проживания, а также контактный телефон и (или) электронная почта.
После информационной части посреди листа прописывается наименование документа – Заявление.
В основной части документа нужно описать ситуацию утери трудовой, а затем прописать, что необходимо выдать справку о подтверждении трудовой деятельности в организации в указанный период времени.
После указания мест работы нужно прописать причину получения справки, например, в Пенсионный фонд для назначения пенсионных выплат.
В самом конце ставится дата и подпись заявителя.

Если гражданин имеет на руках какие-либо подтверждающие работу документы, то их копии нужно приложить к заявлению. При отсутствии документов достаточно указать годы работы. Чем точнее указать время трудоустройства, тем быстрее будет выдана справка.

Через суд

Обращаться в суд нужно только в том случае, если иными способами восстановить трудовой стаж не представляется возможным. Судебное разбирательство всегда начинается с составления искового заявления по нормам, прописанным в ст. 131 Гражданско-процессуального кодекса РФ.

Исковое заявление должно содержать следующую информацию:

Полное название судебного участка и адрес его расположения;
ФИО, адрес проживания и контактные данные заявителя;
Персональные данные представителя истца, если таковой имеется;
Данные об ответчике: полное наименование, адрес регистрации и другие юридические данные;
Персональные данные третьих лиц, которые необходимы для привлечения к участию в процессе;
Наименование искового заявления;
Суть иска – описание нарушения прав и обстоятельства возникновения данного нарушения;
Требования и подтверждение данных требований документально или иными способами, в том числе свидетельскими показаниями;
Данные о попытках досудебного урегулирования спора;
Требования по иску;
Перечень всех необходимых документов.

Ответчиками по данной категории исков могут выступать либо отделение органов Пенсионного фонда, если они отказались восстановить трудовой стаж или не смогли этого сделать ввиду отсутствия документов, либо бывшие работодатели, если они отказались выдать новую трудовую или оформить работника официально.

Третьими лицами могут считаться бывшие работодатели или бывшие руководители ликвидированной организации, которые готовы подтвердить факт трудоустройства гражданина и осуществление им трудовой деятельности. Обычно присутствие работодателей требуется, если данные из архивов утеряны или серьезно повреждены.

Свидетелями по делу о восстановлении трудового стажа могут выступать бывшие коллеги или иные граждане, осведомленные о работе заявителя в указанный им период.
Важно! Для подачи иска потребуется заплатить госпошлину, а также нести все судебные издержки, которые понесет суд за рассмотрение спора.

Если утеря трудовой книжки была по вине работодателя, однако ее восстановлением вынужден заниматься работник, то работник имеет право не только требовать привлечения работодателя к административной ответственности, но на возмещение морального и материального вреда.

Под материальным вредом в данном случае понимаются траты на отправку заявлений в архив, проезды до других городов, консультации юристов, в том числе их помощь по составлению искового заявления. Моральный вред – эмоциональный ущерб, который понес работник ввиду утери документы. В России суммы морального вреда редко превышают 5000 рублей.

Документы, необходимые для восстановления трудовой книжки

Во всех случаях оформления дубликата трудовой используются примерно одинаковые документы, отличаются лишь виды заявлений и порядок их подачи. Сопроводительная документация всегда должна содержать полный перечень всех имеющихся у гражданина документов, которыми он может подтвердить свой трудовой страж.

Перед обращением в государственные учреждения или к работодателю рекомендуется заранее собрать следующий пакет документов:

Паспорт и его копия;
При наличии копия утерянной трудовой, если она будет нотариально удостоверена, то это может позитивно сказаться на сроках восстановления записей;
Все имеющиеся данные о работодателях, их контакты и сроках (хотя б примерных) осуществления трудовой деятельности;
При наличии трудовые договоры;
Приказы и иные документы о переводах на новую должность или повышении по службе;
Справка от Пенсионного фонда о стаже;
Любые другие документы, подтверждающие трудовую деятельность.

Если срок трудового стажа более 15 лет, это касается времени до 2003 года, то восстановление некоторых записей вовсе может стать невозможным. Часть архивных записей того времени уничтожена из-за пожаров, наводнений или других бедствий, поэтому единственный вариант в таком случае – искать свидетелей и идти в суд.

Переход на электронную трудовую книжку

С 2020 года гражданам РФ оформляют электронные трудовые книжки, которые в будущем должны заменить бумажные носители. Однако пока работник должен самостоятельно принять решение о необходимости оформления ЭТК и подать соответствующее заявление работодателю. При этом в электронную трудовую вносятся только новые данные, старые не переносятся.

После подачи заявления на перевод трудовой в электронный формат, в бумажной версии делается специальная отметка, а сама книжка отдается работнику. С этого времени работник сам должен хранить ее до момента наступления пенсионного возраста. После наступления пенсионного возраста в Пенсионный фонд нужно будет подать заявление о назначении пенсии и приложить к нему бумажную трудовую для учета всего времени стажа.

Если гражданин потеряет свою трудовую, в которой было несколько записей, а в ПФР будет недостаточно данных о его трудовой деятельности и какой-то период стажа не учтется в оформлении пенсии, то придется заниматься восстановлением книжки. Потребуется искать бывших работодателей, обращаться в архив и любыми другими способами подтверждать свой трудовой стаж.

Будьте внимательны

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация данной статьи могла потерять актуальность. Обратитесь за бесплатной консультацией к нашему юристу с помощью онлайн-консультанта или напишите свой вопрос в форму ниже: