Главная / Блог / Как сделать запрос в архив и получить архивную справку

Как сделать запрос в архив и получить архивную справку

Автор статьи

Образование: Красноярский ГАУ. Юридический факультет. Практикующий юрист с 7-летним стажем

Написано статей

Государственный архив – это предприятие, которое хранит данные о гражданах и организациях в пределах пятидесяти лет с момента их получения. Чаще всего выписки и справки из архива требуются для подтверждения трудового стажа, если была утеряна трудовая книжка, а предприятие-работодатель прекратило свое существование.
На основании запросов, архив выдает:

Справки;
Копии документов;
Выписки;
Информационные письма и другие документы.

Обратиться за получением данных может любой гражданин РФ, либо иностранный гражданин, а также юридическое лицо. В выдаче документов могут отказать, если выписки раскрывают персональные данные третьих лиц или являются тайной.

Виды запросов в архив

Граждане и юридические лица имеют право делать множество запросов в государственный архив. Для упрощения работы органа все запросы распределяются по видам.
Запросы на оформление выписок подразделяются на:

Запросы по поводу определенных событий и фактов, которые требуют подтверждения или установления, включая факты трудовой деятельности, получения пособий и имущественных прав.
Генеалогические запросы, касающиеся информации о родстве, гражданстве и браках, которые помогают гражданам установить родственные связи.
Запросы социального характера, которые необходимы для установления прав граждан на получение пенсий, различных льгот и компенсаций.

Также архив хранит все сведения, касающиеся деятельности всех организаций и предприятий на территории РФ. Архивные данные помогают восстановить документы и трудовой стаж, установить родственные связи между гражданами, получить положенные льготы и выяснить историю семьи.

Порядок оформления запроса

Заказать архивную справку можно онлайн через государственный портал Госуслуги и электронную почту, а также лично с помощью посещения МФЦ или органов местного самоуправления. В зависимости от способов оформления обращения справки и выписки могут предоставляться в бумажном и электронном виде.

Для оформления запроса заявителю потребуется:

Составить заявление по установленной форме.
Собрать необходимые для предоставления выписки или справки документов.
Обратиться в органы местного самоуправления или Многофункциональный центр.
Получить расписку о получении документов от сотрудника учреждения.
Посетить учреждение для того, чтобы получить документы в бумажном виде.

При удовлетворении требований заявителя, ему выдается соответствующий запросу документ. Если уполномоченными органами принято решение об отказе в предоставлении сведений, то заявителю даются развернутые объяснения о причинах отказа и порядке обжалования этого решения.

Составление заявления

Заявление о выдаче архивных документов составляется по определенной форме, которую выдают в учреждении перед оформлением запроса. Также форму можно скачать на портале Госуслуги и заполнить ее перед посещением учреждения.

В заявлении указывается:

Наименование подразделения администрации, в которое подается запрос;
ФИО заявителя, адрес проживания и номер телефона физического лица;
Адрес регистрации юридического лица и контактный номер телефона;
Электронная почка, если она имеется у заявителя;
Краткое описание запроса;
Перечень всех документов, которые прикладываются к запросу;
Способ получения результата запроса.

Дополнительно заявитель должен указать согласие на обработку персональных данных, в противном случае уполномоченные лица не смогут исполнить запрос. Также в конце заявления ставится дата его составления и подпись заявителя или его представителя.

Необходимые документы

Большая часть запросов требует обязательного предоставления какого-либо пакета документов. При отказе заявителя в их предоставлении, в оказании услуги будет отказано с соответствующей записью в объяснениях. Обжаловать данное решение не получится.

К общему списку обязательных документов относятся:

Заявление по форме, определенной государственным архивом;
Паспорт заявителя или иной документ его заменяющий, включая временное удостоверение личности;
Документ подтверждающий право заявителя на действия от имени юрлица, если доступ к данным требуется организации, а не физическому лицу;
Согласие на использование персональной информации и доступа к ней от третьих лиц, если заявителю требуется предоставление информации в том числе об этих лицах.

Если в государственный архив обращается представитель заявителя, то от его имени дополнительно предоставляются представительские документы, подтверждающие право на представление интересов граждан, а также нотариальная доверенность на действия от имени доверителя. Если данные документы не будут предоставлены, то принятие заявление окажется невозможным, потребуется личное присутствие заявителя.

Принимающий документы сотрудник тщательно проверяет полученные документы и сверяется со списком приложений, а после выдает расписку об их получении. Если документов недостаточно для получения указанных сведений, то сотрудник делает соответствующую запись на самом бланке заявления.

В таком случае заявителю потребуется либо предоставить недостающие документы в установленный срок, либо отозвать заявление до момента следующего обращения. При отзыве документов также делается отметка об этом на бланке заявления, а все приложения возвращаются заявителю.

Сроки исполнения заявления

Местная администрация или районное отделение МФЦ обязаны исполнить запрос заявителя согласно его требованиям. Запрос исполняется только в случае, если у заявителя имеется право на получение документов. Часть услуг архива платная, прейскурант зависит от тематики запроса и его особенностей. Бесплатно предоставляются справки и копии, которые напрямую связаны с назначением гражданам пенсионных отчислений, льгот и компенсаций.

Сроки исполнения заявления составляют 23 рабочих дня, что эквивалентно примерно 30 календарным. При нарушении данного срока, заявитель вправе обратиться в уполномоченные органы с жалобой. Обычно рассмотрением жалоб занимается специальный сотрудник в местной администрации, поэтому жалобу можно подать в администрацию или в отделение МФЦ.

Основания для отказа выдаче архивных документов

Уполномоченные органы вправе отказать в исполнении запроса, если исполнителями выявлены основания, которые напрямую не позволяют выполнить услугу. Не допускается отказ в исполнении услуги без объяснения причин отказа и без указания порядка обжалования такого решения. При физическом отсутствии документов в результате их полной или частичной утраты, заявитель должен быть предупрежден об этом.

К основным причинам для отказа в выдаче архивных документов относятся:

Подача неполного пакета документов к заявлению или полный отказ от предоставления необходимых документов.
Недостаточное количество информации о самом запросе – отсутствие дат, периодов, характеристик и иных важных сведений.
Прямое отсутствие архивных документов в ведении администрации, по которым необходимо выполнить услугу. Часто это связано с физической утратой архивных копий из-за пожаров или иных чрезвычайных происшествий.
Необходимость разглашения персональных данных третьих лиц, если заявителем не было предоставлено их согласие на обработку данных.

Заявление, оформленное не по форме не будет принято к рассмотрению, о чем заявитель будет предупрежден. Поэтому при личном обращении лучше всего заполнить бланк запроса на месте в присутствии сотрудника администрации или МФЦ, а в случае обращения онлайн воспользоваться формой на портале Госуслуг.

Как написать и подать жалобу на государственный архив

Обжалование действий служащего государственного архива чаще всего осуществляется в досудебном порядке путем подачи соответствующей жалобы на действия (бездействие) уполномоченного лица. Жалобы на руководителей местных государственных архивов подаются в государственный архив региона его нахождения, а на региональное отделение в государственный архив России.
Важно! Если виновным в некачественном или несвоевременном оказании услуги является сотрудник МФЦ, то жалоба на его действия подается непосредственному руководителю.

Подача жалобы правомерна в следующих случаях:

Существенного нарушения сроков исполнения услуги, включая сроки регистрации заявления и получения результатов;
Неправомерного требования документов;
Требования дополнительной оплаты услуг, которые оплачены в соответствии с установленным в регионе прайсом государственного архива или предоставляются безвозмездно;
Необоснованного отказа в принятии заявления или приложений к нему;
Неправомерного отказа в исправлении допущенных ошибок и опечаток, а также в случае выдачи не тех документов, которые были запрошены по заявлению;
Любых других нарушений.

Данный перечень оснований не является исчерпывающим, так как содержит наиболее общие ситуации, с которыми могут столкнуться заявители при оформлении запросов. Жалобы подаются при личном посещении уполномоченных лиц, а также посредством электронной почты или заявлений на официальных сайтах учреждения.

Заявитель вправе подать жалобу:

Лично в отделе МФЦ в режиме «одного окна»;
Отправить почтовым отправлением на имя руководителя организации с уведомлением о вручении;
Посредством портала Госуслуг или на сайте отделения архива в регионе (не во всех регионах сайты архива позволяют подавать жалобы).

По итогам рассмотрения жалобы проверяющее лицо составляет решение об удовлетворении (полностью или частично) жалобы или об отказе в ее удовлетворении. При этом в решении обязательно указываются все итоги и результаты проверок, а также правовые основания, согласно которым было принято решение.

Содержание жалобы

Жалоба составляется только в письменном виде, допускается ее написание полностью от руки или машинным набором. В случае ее подачи в электронном виде необходимо наличие электронной подписи заявителя, либо сканированный вариант заявления, на котором подпись ставится ручкой и потом загружается через сканер для отправки.

Любая жалоба должна содержать следующую информацию:

Полное юридическое наименование организации, нельзя коротко написать «Госархив», необходимо его полное название с указанием города;
ФИО и должность лица, которое уполномочено рассматривать жалобы подобного рода;
ФИО, должность и другую информацию о работнике, действия которого обжалуются;
ФИО заявителя, а при наличии представителя и его данные тоже, а также адрес проживания, контактный телефон и электронную почту при наличии;
Юридическая информация об организации, если заявителем выступает юридическое лицо, а также данные представителя, который действует от его имени;
Дату составления и номер запроса в государственный архив, на который составляется жалоба;
Полная информация о действиях (бездействии) работника госархива и (или) МФЦ, которые стали основанием для обращения;
Основания и доводы, на основании которых был составлен документ;
Общие требований и список приложений.

В самом низу проставляется дата составления общения, а также подпись заявителя с расшифровкой. В случае подачи жалобы представителем на бланке делается соответствующая отметка и предоставляется доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия.

Сроки и порядок рассмотрения

Любая жалоба, поступающая на работника архива, регистрируется в системе. Срок регистрации не может превышать одного дня, следующего за днем ее подачи. В случае нарушения данного срока заявитель вправе жаловаться в вышестоящее учреждение. По общему правилу срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 рабочих дней.

Срок рассмотрения может быть снижен до пяти рабочих дней, если жалоба подается в случае:

Отказа уполномоченного лица принять заявление и приложения к нему для выдачи справки, копии или иных документов из госархива;
Отказа сотрудником учреждения исправить опечатки в документе или фактические ошибки, которые содержаться в выданных документах;
Нарушения сроков для внесения исправлений.

По итогам проверки выносится соответствующее решение. Независимо от принятого решения, если заявитель не согласен с его результатами, то он может обратиться в суд. Также допускается одновременное обращение в уполномоченные органы с жалобой, а также в суд с аналогичным исковым заявлением, где ответчиком будет выступать архив.

Будьте внимательны

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация данной статьи могла потерять актуальность. Обратитесь за бесплатной консультацией к нашему юристу с помощью онлайн-консультанта или напишите свой вопрос в форму ниже: